¿Qué es un flujo de trabajo? Una guía para principiantes sobre la gestión del flujo de trabajo

Si miras la página principal de Google para saber qué es un flujo de trabajo, el primer resultado es literalmente la definición del diccionario.

La secuencia de procesos industriales, administrativos o de otro tipo a través de los cuales pasa un trabajo desde su inicio hasta su finalización.

Luego tienes la definición de Kissflow, que no es más clara:

Una secuencia de tareas que procesa datos a través de una ruta específica desde el inicio hasta la finalización.

Y luego está, bueno, esta página. ¿Y cómo definimos un flujo de trabajo?

cómo crear una hoja de cálculo en word

Un flujo de trabajo es la forma de realizar el trabajo.

Ahora estamos llegando a alguna parte.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo son una serie de pasos que deben completarse en un proceso.

Piense en ello literalmente como un trabajo que fluye de una etapa a la siguiente, ya sea a través de un colega, una herramienta u otro proceso. Puede ejecutar un flujo de trabajo completo usted solo (como escribir, editar y publicar una publicación de blog) o puede involucrar a varias personas (como facturar a un cliente).

¿Por qué son importantes los flujos de trabajo?

Para las empresas, los flujos de trabajo pueden volverse extremadamente complicados.

Piense en el proceso de incorporación de sus empleados. Varios departamentos diferentes deben coordinarse para completar ese proceso correctamente. Además de perder a su nuevo talento, una mala incorporación también puede provocar graves problemas de cumplimiento.

Es en este nivel donde es necesario monitorearlos, gestionarlos y optimizarlos adecuadamente para garantizar que sean lo más eficientes posible.

¿Cuál es la diferencia entre flujos de trabajo y procesos?

Flujo de trabajo y proceso a menudo se usan indistintamente. Teniendo en cuenta que a menudo vienen en un conjunto combinado, esto es comprensible.

La imagen de arriba enumera las principales diferencias entre flujos de trabajo y procesos, pero el punto principal es:

A proceso es un método utilizado para llevar a cabo una secuencia de actividades .

A flujo de trabajo es un herramienta solía hacerlo facilitar ese método .

Si volvemos al ejemplo de incorporación de empleados, el proceso consta de todos los diferentes pasos que se deben seguir, como:

• Papeleo completado
• Configuración de la estación de trabajo
• Capacitación

El flujo de trabajo traza esos pasos en una estructura clara para que sea fácil visualizar lo que se debe hacer en un diagrama o lista de verificación.

Mejores prácticas de flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo eficaz, debe responder tres preguntas importantes:

• ¿Qué trabajos exactos hay que hacer?
• ¿Quién es responsable de cada trabajo?
• ¿Cuánto tiempo tomará cada tarea?

Al responder esas preguntas y estructurar las respuestas en un gráfico o proceso, se obtiene un flujo de trabajo.

Al medir el trabajo que debe realizarse, puede gestionar la forma óptima en que se ejecuta. De lo contrario, no tendrá idea de lo que está pasando ni de dónde se encuentra el cuello de botella en la actividad de su equipo.

Etapas de un flujo de trabajo

La creación de un flujo de trabajo se reduce a 5 etapas:

1. Identificar las tareas que deben realizarse
2. Determinar quién es responsable de esas tareas.
3. Organiza las tareas en una secuencia.
4. Pruebe el flujo de trabajo
5. Revisar y repetir

Es esencial practicar la mejora continua cuando se trata de mantener sus flujos de trabajo. Realizar estos pequeños ajustes a lo largo del camino garantizará que su flujo de trabajo solo incluya las tareas más necesarias y actualizadas, y no tendrá que perder tiempo en una revisión importante en el futuro.

Los 3 componentes básicos de un flujo de trabajo

Si bien la cantidad de tareas en cada flujo de trabajo puede variar de 8 a 80, cada flujo de trabajo se compone de 3 componentes básicos:

Desencadenar:El evento que inicia el flujo de trabajo. Puede ser una acción, una decisión, un momento específico o una respuesta a algo.Serie de tareas/el trabajo:Esto incluye todas las tareas, personas y entregables involucrados en el flujo de trabajo.Resultados:Lo que produce el flujo de trabajo. Un resultado o resultado puede ser algo tangible como comprar un servicio o más abstracto como acceder a cierta información.

La serie de tareas ocupará la mayor parte del flujo de trabajo, pero tanto el desencadenante como los resultados son igualmente importantes. Si no sabe dónde debe comenzar y terminar su proceso, su flujo de trabajo será bastante inútil.

Tipos de flujos de trabajo

Como siempre es mejor hacer las cosas de a tres, existen tres tipos principales de flujo de trabajo que encontrará:

• Flujos de trabajo del proyecto
• Flujos de trabajo de procesos simples
• Flujo de trabajo de proceso condicional

Analizar la diferencia exacta entre estos tipos puede resultar complicado a veces, pero, como ocurre con todo, debes asegurarte de que estás utilizando la herramienta adecuada para el trabajo.

Flujos de trabajo del proyecto son el tipo más simplista. Por lo general, son flujos de trabajo únicos diseñados para mantener un proyecto encaminado para que los entregables lleguen a tiempo, la responsabilidad sea clara y su equipo no experimente ningún cuello de botella.

Es posible que pueda reutilizar partes del flujo de trabajo de un proyecto. Por ejemplo, el equipo de contenido crea varios contenidos.

Cada uno de estos es un pequeño proyecto. Dependiendo de una variedad de factores, los pasos exactos no siempre son los mismos. Desde el proceso general es Sin embargo, podemos reutilizar el flujo de trabajo de creación de contenido para cosas como investigaciones, reseñas y solicitudes de imágenes.

A continuación tienes el flujo de trabajo de proceso simple . Este tipo de flujo de trabajo cubre todas sus tareas predecibles y repetibles. Enviar una factura o aprobar un tiempo libre son flujos de trabajo de procesos simples.

Pase lo que pase: nada cambia. El flujo de trabajo sigue exactamente los mismos tiempos y exactamente la misma manera cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo.

Simple.

Finalmente, está el flujo de trabajo de proceso condicional . Estos flujos de trabajo utilizan una forma de si/entonces lógica para estructurar el proceso.

Es la novela de flujos de trabajo Elige tu propia aventura: si quieres explorar la mazmorra, ve a la tarea 13. Si quieres investigar la ciudad, salta a la tarea 22.

En Process Street, nos referimos a ella como lógica condicional, que crea rutas de ramificación dentro del mismo flujo de trabajo. Es genial porque significa que para cosas como la incorporación o los tickets de ayuda solo necesitas un flujo de trabajo para múltiples situaciones.

El flujo de trabajo de incorporación de clientes de Payroll Processors es un ejemplo perfecto de exactamente lo que puede hacer la lógica condicional:

Cómo los procesadores de nómina utilizan la lógica condicional de Process Street para la incorporación de clientes

Optimización del flujo de trabajo

No hace mucho encontré una publicación en LinkedIn que hablaba sobre palabras de moda y jerga empresarial. Estas palabras de moda se dividieron en dos tipos:

• Demasiado vago para ser descrito de otra manera (piense en la dinámica y sus cohortes)
• Tan obvios que no era necesario decirlos (innovadores, centrados en el cliente, etc.)

La optimización es un poco como esas palabras de moda. Todos sabemos lo que significa optimizar en el diccionario. Todos sabemos que es algo bueno. Las cosas siempre van mejor cuando están optimizadas.

Pero ¿qué significa optimización en relación con un flujo de trabajo? Qué es un flujo de trabajo optimizado y ¿cómo se consigue?

Mejora continua

Crear un flujo de trabajo es solo el primer paso. Sin la atención adecuada, los flujos de trabajo pueden fácilmente estancarse debido a ineficiencias y tareas redundantes.

Ahí es donde entra en juego la mejora continua. Al verificar periódicamente sus flujos de trabajo, puede asegurarse de que estén actualizados y se ajusten a sus necesidades. Luego podrá decidir si necesita realizar cambios incrementales o revolucionarios en sus procesos y en la forma en que se ejecutan sus flujos de trabajo.

Los cambios incrementales son básicamente lo que parecen: pequeños ajustes y mejoras que realizas a medida que los encuentras.

Los cambios revolucionarios son cambios grandes que generalmente se realizan mediante un proceso de revisión y toma de decisiones en grupo. Si bien es posible que realice cambios incrementales con bastante frecuencia, si realiza cambios mayoritariamente revolucionarios, deberá reevaluar su flujo de trabajo (y posiblemente incluso su proceso).

Six Sigma, DMAIC, lean y kaizen son herramientas realmente útiles para implementar mejoras continuas.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización es la razón de ser de un flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo toman todos esos procesos salvajes e intuitivos y les ponen orden. Pero eso no significa que la automatización esté integrada en el flujo de trabajo, o incluso que todo flujo de trabajo necesite automatización.

¿Confundido todavía?.

La automatización del flujo de trabajo consiste en identificar qué partes de un proceso se pueden realizar sin mucha (o ninguna) participación humana.

Algunos ejemplos de cosas que podrías automatizar son:

• Envío de un correo electrónico de bienvenida estandarizado
• Transferir datos a una hoja de cálculo
• Agregar un evento a tu calendario
• Procesando un pago

Todas estas son tareas repetitivas que pueden tomar sólo unos minutos por sí solas, pero esos minutos se acumulan.

Además, mayor será la posibilidad de error humano. Piénselo: tiene horas de entrada de datos por delante. Simplemente sentado allí, poniendo números en columnas todo el día y la mayor emoción fue cuando Tony apareció con donas esa mañana.

Empiezas con buenas intenciones, pero ¿en qué momento pasas al piloto automático? ¿En qué momento llegas accidentalmente a un cero adicional y terminas cobrándole a un cliente 00 en lugar de 0? ¿O viceversa? Ambos son malos.

Por eso se automatiza.

Una vez que haya identificado qué tareas automatizar, la implementación es bastante sencilla. Con software como Zapier, puedes configurar integraciones para vincular un activador en una aplicación con un resultado en otra.

Los datos se ingresan una vez. Se envía a todos los lugares donde necesita estar. Tiene total precisión en todos los canales y solo le cuesta el tiempo que lleva hacer clic en un botón.

Beneficios de un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo reducen el desperdicio. Tiempo perdido, esfuerzo perdido, recursos perdidos.

A medida que planifique sus procesos, podrá identificar dónde tiene cuellos de botella y tareas redundantes. Una vez que sepas dónde están, podrás eliminarlos. Entonces usted y su equipo podrán concentrarse en las tareas necesarias.

Los flujos de trabajo también son excelentes para la comunicación, la responsabilidad y la transparencia. Un flujo de trabajo debe dejar claro quién es responsable de qué y cuándo se debe completar un entregable. No es necesario que microgestiones tu equipo. No es necesario que su equipo esté microgestionado. Todos están más felices.

Dado que cada aspecto de un proceso está documentado en el flujo de trabajo, todos los miembros del equipo tienen la información que necesitan cuando la necesitan. Reducir la falta de comunicación mejora la productividad y deja a su equipo mucho menos frustrado con sus tareas y entre sí.

Desafíos de un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo necesitan atención constante. No se puede simplemente crear uno y esperar que funcione perfectamente para siempre. Necesitas mantenerlo.

El mantenimiento del flujo de trabajo puede llevar mucho tiempo y ser complicado. especialmente si no ha estado practicando sus principios de mejora continua.

Pero no realizar un mantenimiento regular provoca graves problemas:

• Estimaciones de tiempo/costos inexactas
• Errores de comunicación
• Saltarse u olvidar pasos importantes
• Aprobaciones aplicadas sin pruebas o no aplicadas cuando es necesario
• Cuellos de botella costosos

Piense en un flujo de trabajo como un automóvil. Los coches son realmente útiles y eficientes. Por lo general, puedes hacer más cosas en menos tiempo conduciendo que caminando.

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Además, no es necesario que cargues con todo.

Pero los coches necesitan revisiones. Algunos son pequeños: neumáticos nuevos, cambios de aceite, pruebas de emisiones, etc. A veces hay que invertir un poco más, como un nuevo motor de arranque o una correa de ventilador. Por sí solas, estas cosas no son gran cosa.

Sin embargo, si alguna vez ha pasado demasiado tiempo sin un cambio de aceite, sabrá exactamente lo importante que puede ser el mantenimiento regular.

Proveedores y herramientas de software de flujo de trabajo

Si busca en Google el flujo de trabajo (lo cual hizo, obviamente), verá exactamente cuántos tipos de software de flujo de trabajo existen. Cuando recién estás comenzando con los flujos de trabajo (que es lo que estás haciendo), es difícil determinar cuál ofrece exactamente lo que necesitas al mejor precio.

Estas son algunas de nuestras herramientas favoritas para crear flujos de trabajo:

mesa de aire Así es como nos mantenemos organizados. Con mesa de aire puede configurar vistas personalizadas, tableros kanban personalizados y automatizar todo, desde la creación de un registro hasta el envío de un correo electrónico.

Miro es la herramienta perfecta para delinear su flujo de trabajo. Miro Actúa como una pizarra colaborativa donde todo su equipo, ya sea remoto o en persona, puede trabajar en conjunto para crear lo que necesita.

Flojo es el centro de mensajería universal para casi todos los equipos que existen. ¿Y por qué no? Flojo Se integra con prácticamente todas las aplicaciones con las que trabajas. Puede unirse a grupos, grabar videos y compartir archivos con todos los miembros de su equipo, o solo con uno. Y están los GIF. ¿A quién no le encanta un buen GIF?

Calle Proceso. Sabías que eso vendría, ¿verdad? Los flujos de trabajo de Process Street son el núcleo central de todo lo que hacemos. Solicitudes de PTO, incorporación, mesa de ayuda, creación de esta página… Todo ello mediante un flujo de trabajo. Y, ya sea a través de Zapier o nuestras automatizaciones propias, todos esos flujos de trabajo se pueden conectar a Slack, Airtable y el resto de nuestro paquete de software.

¿Cómo es un flujo de trabajo?

Este es el esquema de un proceso:

Específicamente, este es el esquema de nuestro proceso de creación de contenido. El flujo de trabajo para este proceso tiene muchos, muchos más pasos, una variedad de vías condicionales y mucha automatización.

Pero aquí es donde empezó. Ocho pasos para llegar desde el inicio de un trabajo hasta su publicación.

Si le pidiera a alguien del equipo de contenido que describiera este proceso, apuesto a que no sería tan conciso ni tan específico. Se desarrollarían algunos pasos, se omitirían otros y la descripción en sí probablemente sería bastante no lineal.

Así es como funciona el cerebro de las personas. Por eso es importante delinear su proceso antes de crear el flujo de trabajo.

Ahora, cada uno de esos ocho pasos se convierte en una sección dentro de un flujo de trabajo. Luego dividimos cada paso en tareas individuales.

Por ejemplo, en el primer paso, Writer recibe una tarea, las tareas del flujo de trabajo se ven así:

1. Se elige el tema (registro de Airtable generado a través de Slack)
2. Fecha de vencimiento establecida (agregada al calendario a través del flujo de trabajo de Process Street)
3. Fecha de publicación establecida (agregada al calendario a través del flujo de trabajo)
4. Se asigna el editor (registro de Airtable actualizado mediante flujo de trabajo)
5. Se asigna el equipo de diseño (registro de Airtable generado a través de Airtable)
6. El escritor recibe la tarea (notificación recibida a través de Slack y Process Street)

Cada una de esas seis tareas se divide en una sola acción. Esto simplifica el proceso y garantiza que no se omita nada. Sin esas automatizaciones, sería muy fácil establecer accidentalmente una fecha de vencimiento pero no la fecha de publicación.

Si esas fechas se ingresaran manualmente para todos, cada miembro del equipo podría terminar trabajando para diferentes fechas de vencimiento, lo que podría causar importantes cuellos de botella en el futuro.

Cómo aprovechar al máximo sus flujos de trabajo

Recuerde que un flujo de trabajo es una herramienta. Es una herramienta útil y versátil, pero no puede hacerlo todo.

Al crear su flujo de trabajo, debe tener una comprensión clara del proceso en el que está trabajando y el resultado que desea lograr. Identifique qué tareas se pueden automatizar y cuáles necesitan un enfoque más práctico.

Lo más importante es seguir trabajando en ello. Un buen flujo de trabajo cambia constantemente porque su proceso (y sus necesidades) cambiarán constantemente. Si algo en su flujo de trabajo se ha vuelto redundante o irrelevante, elimínelo. Si agrega un nuevo paso al proceso, asegúrese de agregarlo también a su flujo de trabajo.

Un buen flujo de trabajo debería hacer que el trabajo sea más fácil, no más complicado.