Una empresa sólo puede funcionar a su máximo potencial con una gestión adecuada de los procesos. Pero ¿cuál es la definición real de gestión de procesos?
A medida que muchas empresas pasaron al trabajo remoto durante la pandemia de 2020, gran parte de la gestión de procesos también se volvió digital. Si bien los empleados finalmente regresaron a sus oficinas, la gestión de procesos había encontrado un nuevo hogar en la nube.
Con este cambio repentino y el interés en perfeccionar la gestión de procesos, vale la pena profundizar en qué es realmente la gestión de procesos. Y como empresa que, honestamente, se benefició de ese cambio, tenemos mucho que decir al respecto.
En este artículo definiremos la gestión de procesos, hablaremos sobre sus beneficios y desafíos y le daremos consejos sobre cómo implementarla en su negocio.
Al final, incluso le incluiremos una plantilla gratuita para ayudarle a empezar.
La definición de gestión de procesos.
Bien, entonces, ¿qué es exactamente la gestión de procesos?
La gestión de procesos, o gestión de procesos de negocio (BPM), es la técnica utilizada por las organizaciones para analizar, optimizar, monitorear y controlar diversos procesos de negocio.
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Con BPM las empresas son capaces de:
- Automatiza procesos recurrentes para que siempre se ejecuten sin problemas
- Analizar procesos pasados para ver qué salió bien y qué no.
- Seguimiento de métricas en diferentes procesos
- Realizar análisis de riesgos para mitigar riesgos futuros.
- Medir la eficiencia utilizando datos anteriores
¿Por qué molestarse con la gestión de procesos?
BPM es algo que toda organización necesita porque le ayuda a comprender mejor su negocio.
Al utilizar BPM, puede analizar todos sus procesos comerciales para encontrar ineficiencias y encontrar soluciones para corregirlas y optimizarlas. Hace que las operaciones diarias sean mucho más fluidas y mejora la gestión de los recursos.
Pero esos son sólo los pequeños beneficios.
Los otros beneficios de hacer esto son inmensos. No solo le ahorra tiempo y dinero a su organización, sino que también le permite responder a las demandas de los clientes y del mercado mucho más rápido.
Beneficios de definir claramente la gestión de procesos
Comprender la definición de BPM significa que podrá diferenciarlo mejor de la gestión de programas y proyectos. Conocer la diferencia entre los tres tipos de procesos significa que podrá utilizarlos todos de forma eficaz.
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Con BPM, es importante recordar que es para procesos recurrentes dentro de su organización. Generalmente son procesos continuos dentro de una empresa y no tienen un fin específico, como la incorporación de empleados. Ese es su mayor factor diferenciador.
La gestión de proyectos es la entrega de un producto o servicio específico. Hay un comienzo y un final claros. Los proyectos generalmente son cosas únicas que no se repiten, y un equipo solo puede trabajar en uno a la vez.
La gestión de programas se encuentra en algún punto intermedio entre los otros dos. Se trata de gestionar las interdependencias entre diferentes proyectos. Al igual que BPM, la gestión de programas es generalmente continua, pero a diferencia de BPM, no se ocupa de los procesos relacionados con el negocio en su conjunto.
Beneficios de utilizar la gestión de procesos
La gestión de procesos es un aspecto crítico de cualquier operación comercial, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar el rendimiento general. Estos son algunos de los beneficios clave de utilizar la gestión de procesos:
Eficiencia incrementada
La implementación de la gestión de procesos permite a las organizaciones optimizar sus operaciones, eliminar tareas redundantes y mejorar la productividad. Con procesos claramente definidos, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente, lo que genera ahorros de tiempo y costos.
Mejora continua
Al utilizar la gestión de procesos, las empresas pueden monitorear y evaluar continuamente sus procesos para identificar áreas de mejora. Esto les permite realizar los ajustes necesarios, optimizar los flujos de trabajo y mejorar el rendimiento de forma continua.
Servicio al cliente mejorado
Con una eficiencia mejorada y procesos optimizados, las organizaciones pueden brindar un mejor servicio al cliente. Procesos como el cumplimiento de pedidos, la resolución de quejas y la incorporación de clientes se pueden estandarizar y ejecutar de manera consistente, lo que resulta en un mejor tiempo de respuesta y satisfacción del cliente.
Ahorro de costes
La gestión de procesos ayuda a identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, lo que permite a las empresas optimizar su asignación de recursos y reducir costos. Al eliminar pasos innecesarios y automatizar procesos manuales, las organizaciones pueden lograr importantes ahorros de costos.
Toma de decisiones mejorada
La gestión de procesos proporciona a las empresas datos e información en tiempo real sobre sus operaciones. Esto les permite tomar decisiones informadas basadas en información precisa, lo que conduce a mejores resultados comerciales y al logro de objetivos estratégicos.
Tipos de gestión de procesos
La gestión de procesos puede hacer mucho para ayudarle a alcanzar sus objetivos comerciales, pero debe estar familiarizado con los diferentes tipos para saber cuál es mejor para usted.
Gestión de Procesos de Negocio
Este tipo de gestión de procesos se centra en mejorar los procesos comerciales y los flujos de trabajo en diferentes departamentos o funciones dentro de una organización. Su objetivo es optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y alinearlos con los objetivos estratégicos. El software de gestión de procesos empresariales es una excelente manera de ayudarle a configurar un sistema de gestión de procesos.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos implica planificar, ejecutar y monitorear un proyecto específico para lograr objetivos específicos dentro de un marco de tiempo definido. Garantiza que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumplan con los estándares de calidad deseados.
Gestión de flujo de trabajo
La gestión del flujo de trabajo se centra en la coordinación y optimización de tareas, actividades y aprobaciones dentro de un proceso definido. Garantiza que el trabajo se enrute de manera eficiente, se cumplan los plazos y se completen todos los pasos necesarios.
Gestión de programas
La gestión de programas implica la gestión de múltiples proyectos relacionados como un esfuerzo coordinado para lograr los objetivos organizacionales. Implica supervisar la planificación, ejecución y seguimiento de múltiples proyectos y garantizar su alineación con los objetivos estratégicos.
Automatización robótica de procesos (RPA)
RPA implica el uso de robots o bots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas. Su objetivo es mejorar la eficiencia, la precisión y la velocidad reduciendo la intervención manual y minimizando los errores.
Cómo educar a su equipo sobre la definición de gestión de procesos
Los miembros del equipo son más susceptibles al cambio de lo que muchos gerentes tienden a creer. Sin embargo, con demasiada frecuencia, el BPM se topa con una actitud de fijar y olvidar. Hay muy pocos cambios.
Cuando se trata de educar a su equipo sobre la definición de gestión de procesos, su enfoque es más importante que cómo redacta la definición. Pregúntate esto:
- ¿Por qué quiero que mi equipo conozca la definición de gestión de procesos?
- ¿Cómo se beneficiará el equipo al conocer la definición?
- ¿Cuáles son mis expectativas del equipo después de hablar sobre BPM?
- ¿Quiero las ideas de mi equipo o simplemente quiero que sepan qué es BPM en general?
Si sólo quiere que su equipo sepa qué es BPM, entonces su enfoque probablemente no sea el correcto.
Los miembros de su equipo son los que trabajan con procesos establecidos todos los días y probablemente ya sepan qué se podría mejorar. Cuando presenta la gestión de procesos a su equipo, debería ser una forma de abrir esa línea de comunicación con su equipo.
Deberían sentirse cómodos acercándose a usted con sus ideas para mejorar los procesos a partir de este momento. Siempre se deben escuchar sus ideas.
Modelos de gestión de procesos de negocio definidos
Modelar la gestión de procesos de negocio es el acto de representar los procesos de una organización para que puedan analizarse, mejorarse y potencialmente automatizarse.
La idea general de los modelos BPM es tener una representación física de un proceso dispuesto de manera que tenga sentido para cualquiera que lo mire, ya sean ingenieros o partes interesadas. Piense en ello como si fuera un mapa mental.
Ejemplos de modelos de gestión de procesos
La forma de modelar sus procesos de negocio depende de usted, pero existen algunos modelos bien establecidos que le ayudarán a empezar.
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Diagramas de flujo
Probablemente los modelos más conocidos, los diagramas de flujo son simples y fáciles de hacer. Con solo usar una variedad de formas conectadas por flechas, puedes demostrar fácilmente cómo ciertas partes de un proceso fluyen hacia otra.
Por lo general, funcionan mejor para procesos simples o para simplificar otros más complicados.
Notación de modelado de procesos de negocio
La noción de modelado de procesos de negocio (BPMN) traza los procesos de negocio utilizando una notación gráfica. Creado por Object Management Group (OMG), el objetivo de BPMN es hacer que incluso los procesos de negocio más complejos sean comprensibles para todos los miembros de un equipo, desde desarrolladores de software hasta analistas de negocios.
De hecho, puedes aprender cómo crear un BPMN gratis en Sitio web de Dios mío si este es el modelo que quieres usar.
diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt fueron creados por el ingeniero mecánico estadounidense Henry Gantt y existen desde hace más de 100 años. Estos gráficos se utilizan mejor para procesos en los que el tiempo es urgente, ya que utilizan barras para realizar un seguimiento de los plazos de determinadas tareas o proyectos.
Los diagramas de Gantt son secuenciales y muy fáciles de entender. Hay una buena razón por la que todavía se usan comúnmente hoy en día.
Diagramas de flujo de datos
Los diagramas de flujo de datos (DFD) le permiten visualizar flujos de datos. Los DFD funcionan como diagramas de flujo, pero generalmente tienen una clave mucho más grande para ayudar a mantener las distintas formas y colores claras y organizadas.
Estos ayudan a que pueda ver cómo fluyen los datos dentro de un proceso y también entre procesos. Por lo general, son mejores para su equipo y no para las partes interesadas porque pueden volverse un poco complicados dependiendo de la cantidad de datos que se representen.
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Implementación de un sistema de gestión de procesos.
Implementar un sistema de gestión de procesos, incluso para procesos individuales, no tiene por qué ser complicado. Simplemente sigue estos pasos:
Definir claramente las metas y objetivos.
Esto proporcionará la base para identificar los procesos críticos que deben gestionarse y mejorarse. Al garantizar la alineación entre el sistema de gestión de procesos y la estrategia empresarial general, las organizaciones pueden priorizar sus esfuerzos y tomar mejores decisiones con respecto a la optimización de procesos.
Mapear los procesos existentes
Esto implica documentar los pasos, entradas, salidas y partes interesadas involucradas en cada proceso. El ejercicio de mapeo de procesos proporciona una representación visual de la secuencia de actividades y ayuda a identificar posibles cuellos de botella, ineficiencias y redundancias en los procesos.
Identificar oportunidades de mejora
Esto se hace evaluando la eficiencia, eficacia y desempeño de cada proceso. Se pueden definir indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de los procesos y realizar un seguimiento del progreso hacia los objetivos de mejora.
Optimizar los procesos
La mejora de procesos se puede lograr mediante una variedad de enfoques, tales como:
- Eliminando pasos innecesarios
- Automatizar tareas manuales
- Redefiniendo roles y responsabilidades
- Implementar las mejores prácticas de los estándares de la industria
Al monitorear y analizar continuamente los procesos, las organizaciones pueden identificar áreas de optimización e implementar cambios para impulsar la eficiencia.
Desafíos con la implementación de un nuevo sistema de gestión de procesos
La implementación de un nuevo sistema de gestión de procesos puede conllevar una buena cantidad de desafíos. Estos son algunos de los obstáculos comunes que las organizaciones pueden encontrar durante este proceso:
Resistencia al cambio
La implementación de un nuevo sistema de gestión de procesos a menudo requiere un cambio de mentalidad y cambios en los flujos de trabajo establecidos. La resistencia al cambio puede provenir de empleados que están acostumbrados a los procesos existentes y pueden dudar en adoptar nuevas formas de trabajar.
Falta de aceptación
La implementación exitosa de un sistema de gestión de procesos depende del apoyo y la aceptación de las partes interesadas clave. Si los tomadores de decisiones y los líderes no comprenden completamente los beneficios o no ven el valor del sistema, puede resultar difícil obtener el apoyo y los recursos necesarios.
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Recursos limitados
Implementar un nuevo sistema requiere inversión en tecnología, capacitación y recursos. Los presupuestos limitados o las limitaciones de recursos pueden plantear desafíos en términos de adquirir las herramientas necesarias y asignar a las personas adecuadas para impulsar el proceso de implementación.
Gestión de datos
La implementación de un sistema de gestión de procesos a menudo implica recopilar y analizar grandes cantidades de datos. Gestionar y organizar estos datos de forma eficaz puede ser un desafío, especialmente si las organizaciones no cuentan con procesos eficientes de gestión de datos.
Integración con sistemas existentes.
Es posible que las organizaciones ya tengan sistemas y herramientas establecidos, e integrar el nuevo sistema de gestión de procesos con estos sistemas existentes puede ser una tarea compleja. Garantizar una integración perfecta y un flujo de datos fluido entre diferentes sistemas puede presentar desafíos.
Plantillas de gestión de procesos
Consulte nuestra publicación de blog sobre procesos esenciales para los equipos de recursos humanos. A veces es mejor implementar BPM en los equipos de recursos humanos primero, y esta publicación contiene 60 plantillas gratuitas para que las pruebe su equipo.
Si tiene dificultades para decidir cuál probar primero, le recomiendo este:
Mostrar flujo de trabajo Plantilla de proceso de incorporación de nuevas contrataciones Haga clic aquí para agregar este flujo de trabajo a su cuenta gratuita de Process Street .Cómo optimizar su sistema de gestión de procesos
Optimizar su sistema de gestión de procesos consiste en establecer un sistema de mejora continua.
La mejora continua significa no conformarse nunca. No hay una actitud de Esto funciona muy bien, dejémoslo como está, sino más bien una actitud de Esto funciona muy bien, pero ¿hay alguna manera de hacerlo aún mejor?
Tenemos una publicación de blog completa llena de consejos sobre cómo usar mejora continua para optimizar procesos si quieres aprender más.
