Oliver Peterson 6 de julio de 2022 Operaciones comerciales La mejora continua sin recopilación de datos es como conducir a campo traviesa sin señales ni mapas.
La recopilación de datos es vital para realizar mejoras porque, para empezar, sin ella no hay pruebas reales de que exista ningún problema.
¿Por qué estás haciendo mejoras? ¿Es realmente un problema o simplemente estás distorsionado por la frustración del momento?
Sí, su frustración puede darle pistas sobre cuál es la raíz del problema, pero confiar únicamente en sus sentimientos no le dará resultados precisos a largo plazo.
Ahí es donde la recopilación de datos puede ayudar. Nuestra función Analytics se puede utilizar para ofrecer una imagen objetiva e imparcial del estado actual de cualquier proceso determinado y ayudar a resaltar áreas potenciales que podrían mejorarse.
Entonces, comencemos repasando nuestros 5 pasos de mejora continua para la optimización de procesos:
- Paso 1: Identificar el proceso a mejorar
- Paso 2: evaluar la eficacia y determinar mejoras
- Paso 3: implementar mejoras en el proceso
- Paso 4: Pruebe y realice un seguimiento del proceso actualizado
- Paso 5: Optimice el proceso con la automatización
Paso 1: Identificar el proceso a mejorar
Ningún proceso es perfecto, pero hay algunos que pueden causarle problemas constantemente. Ahí es donde deberías empezar.
Anota el proceso que con mayor frecuencia te hace perder tiempo y recursos a ti y a tu equipo.
Luego deberá comprender completamente ese proceso respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo del proceso?
- ¿Cuándo empieza y termina?
- ¿Cuáles son las actividades individuales dentro del proceso?
- ¿Qué departamentos/empleados están involucrados?
- ¿Qué información se transfiere entre pasos?
Las respuestas a estas preguntas deberían ayudar a resaltar todos los elementos que componen el proceso y aclarar cómo abordar mejor su optimización, comenzando por los objetivos específicos que este proceso intenta alcanzar.
Por qué deberías documentar tus procesos
Antes de continuar, es importante preguntarse: ¿Qué tan buena es la documentación de mi proceso?
Es posible que sepa qué procesos deben actualizarse, pero a menos que tenga una documentación clara del proceso, la mejora continua es esencialmente imposible.
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La mejora continua sólo funciona si puedes observar cómo funcionaba algo antes y compararlo con los cambios que has realizado. Tener una documentación de proceso claramente escrita y accesible es la mejor manera de facilitar la mejora continua.
Paso 2: evaluar la eficacia y determinar mejoras
Ahora que ha establecido su proceso, es hora de evaluar su efectividad y determinar qué mejoras serían las más óptimas.
Empiece por registrar las fortalezas y debilidades del proceso. Esto le ayudará a comprender qué funciona y qué no, y dónde se podrían realizar mejoras.
Es posible que descubras que algunas de las tareas ni siquiera son necesarias para alcanzar el objetivo final. Si te encuentras con esto, considera consolidar algunas de estas tareas o incluso deshacerte de ellas por completo. Siempre es mejor tener un proceso que sea conciso y directo en lugar de un proceso que pueda ser demasiado complicado o confuso en lo que se intenta lograr.
Paso 3: implementar mejoras en el proceso
Si tiene su proceso bien documentado, o mejor aún, está utilizando un software de gestión de procesos, esta tarea debería ser tan fácil como recorrer su proceso paso a paso y realizar cambios a medida que avanza.
Una de las mejores prácticas para la mejora continua es iterar nuevas versiones de un proceso cada vez que se realizan cambios. Esto ayuda a evitar que se rompan cosas y facilita el seguimiento y la comparación de datos entre diferentes versiones de un proceso, para que pueda determinar con precisión si los cambios son realmente mejoras o no.
Otro consejo es mantener un registro simple de cualquier cambio que realice en cada iteración, para que sea más fácil compartir conocimientos y garantizar que todos comprendan qué cambios se realizaron, quién y cuándo.
Paso 4: Pruebe y realice un seguimiento del proceso actualizado
Las pruebas son importantes, sobre todo para asegurarse de que no se haya roto nada. Realice el proceso, idealmente en condiciones lo más parecidas posible al mundo real, y asegúrese de que todo funcione como se espera.
Considere el objetivo final del proceso: ¿aún se está logrando?
Una vez que haya establecido que las mejoras del proceso son funcionales, puede comenzar a recopilar datos para evaluar el éxito de cualquier cambio.
Uso de Process Street Analytics
Poder ver el desempeño de sus procesos, su equipo o sus clientes es fundamental para comprender si los cambios que ha realizado son realmente más efectivos o no.
Información como el progreso de las tareas y las ejecuciones del flujo de trabajo activo/completado pueden ayudarle a localizar cuellos de botella y tener una idea de cómo está respondiendo su equipo a los cambios.
Haga clic aquí para obtener más información sobre la función Analytics de Process Street.
Paso 5: Optimice el proceso con la automatización
En este punto, básicamente ya has terminado. Ha identificado e implementado mejoras y debería poder realizar un seguimiento de esos cambios a lo largo del tiempo para evaluar el éxito.
Pero si desea hacer un esfuerzo adicional y aprovechar al máximo su software de gestión de flujo de trabajo, es hora de considerar qué tareas (si corresponde) podrían automatizarse.
En primer lugar, para dejarlo claro, si utiliza papel, es casi seguro que verá mejoras en la eficiencia si cambia a la gestión de procesos digitales.
aplicación de escritorio de Word
Para el resto de ustedes, si están transfiriendo datos entre aplicaciones (agregando archivos de Dropbox manualmente a Google Drive, por ejemplo), deberían ver si pueden eliminar tareas manuales con una de nuestras automatizaciones nativas.
También vale la pena consultar Zapier, Power Automate y Make.com ya que hay un montón de automatizaciones disponibles allí.
¿Qué te parecieron nuestros 5 pasos de mejora continua? ¿Tiene algún consejo que hayamos omitido? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!
