Benjamin Brandall 2 de enero de 2023 Procesos de Negocio, Procesos Los procesos son mucho más interesantes de lo que parece. No es una especie de broma: son interesantes, lo juro. Pero ¿qué es un proceso?
Aunque son definido como una colección de tareas de trabajo interrelacionadas iniciadas en respuesta a un evento que logra un resultado específico , hay una pequeña historia de fondo que nos ayuda a superar los tranquilizantes corporativos y comprender qué es un proceso y por qué los procesos son importantes.
Primero, algunos ejemplos de procesos:
- limpiando la tienda
- Encontrar una dirección de correo electrónico
- Implementación de software
- Perfil del cliente
- Incorporación de un nuevo empleado
- Planificando una boda
¿Pero por qué son esos procesos? ¿Por qué no son sólo trabajos por hacer? El punto es que cuando formalizas un proceso, piensas en el flujo de trabajo teniendo en cuenta la productividad y esto hace que sea más fácil de ejecutar y optimizar.
cómo deshacerse de microsoft bing en chrome
El primer proceso empresarial
La primera definición conocida de proceso empresarial proviene del economista escocés. Adam Smith . Desglosando su idea en los elementos más simples, en 1776 descrito un proceso de negocio implementado en una fábrica teórica de alfileres, que involucra a 18 personas distintas para fabricar un alfiler:
Un hombre saca el alambre, otro lo endereza, un tercero lo corta, un cuarto lo afila, un quinto lo muele por arriba para recibir la cabeza: para hacer la cabeza se necesitan dos o tres operaciones distintas: ponerla es una negocio particular, blanquear los alfileres es otro... y el negocio importante de hacer un alfiler se divide, de esta manera, en alrededor de dieciocho operaciones distintas, que en algunas fábricas son realizadas por distintas manos, aunque en otras el mismo hombre alguna vez lo hará. realizar dos o tres de ellos.
¿Por qué debería importarnos cuántas personas se necesitan para hacer los alfileres o cuántos pasos hay en el proceso? Bueno, Smith descubrió que Al crear un proceso y asignar los pasos a especialistas individuales, la productividad aumentó. 24,000% .
El funcionamiento de una fábrica de alfileres del siglo XVIII y la imagen que inspiró a Adam Smith a escribir la primera definición de proceso empresarial.
Usar procesos para trabajar 5 veces más rápido
Es necesario un proceso para la división del trabajo porque la tarea ya no está sólo en la cabeza de una persona.
El ingeniero de pines completo puede ser una buena persona para escribir el proceso, pero no debería ejecutarlo solo de principio a fin: el trabajo es 240 veces más eficiente cuando se divide entre especialistas en pines: la persona que corta los cables de los pines. todo el día es menos falible que el maestro artesano del alfiler en solitario. Dejemos de hablar de alfileres.
Una mañana de invierno de 1907, Henry Ford llevó a Charles E. Sorensen a Planta de la Avenida Piquette , un edificio vacío en Detroit que se convertiría en el lugar de nacimiento del primer automóvil asequible producido en masa en Estados Unidos. Vamos a empezar un trabajo completamente nuevo, le dijo al jefe de producción.
La planta de Piquette Avenue en Detroit, Michigan. El sitio de implementación de procesos de negocios más influyente del mundo.
Ford explicó su idea para un nuevo proceso. En lugar de que un artesano creara un producto solo, a todos se les enseñó a realizar uno de 84 trabajos simples y repetitivos. Con este nuevo enfoque de los procesos, Ford redujo el tiempo de fabricación de los Modelo T bajando de 12,5 horas a 2,5 horas.
No sólo fue un triunfo para la cuenta bancaria de Ford, sino que fue uno de los momentos más revolucionarios que jamás haya ocurrido, no sólo en la historia de los automóviles o la fabricación, sino en toda la historia de los negocios.
Los tres tipos de procesos que toda empresa necesita
Tú lo sabes Los procesos son un conjunto de instrucciones lógicas que se ejecutan de principio a fin. , pero ¿sabías que existen tres tipos de procesos? Estos son:
- Procesos de gestión
- Los procesos operativos
- Procesos de soporte
Procesos de Gestión
Los procesos de gestión no se centran tanto en realizar una tarea de principio a fin, sino en planificar y proyectar el futuro de las operaciones de la empresa.
Un ejemplo de proceso de gestión podría ser el de un director ejecutivo que planifica la mejor manera de organizar el tiempo y la energía del equipo de marketing para una campaña de lanzamiento de relaciones públicas. La parte del proceso sería asignar recursos, definir plazos y verificar que los sistemas estén implementados y optimizados.
Los procesos operativos
Los procesos operativos se refieren a su proceso empresarial principal. Si tiene una empresa de camisetas, uno de sus procesos operativos principales es recibir pedidos por teléfono. Otra sería conseguir camisetas fabricadas para enviarlas.
atajo de teclado con icono de corazón
Independientemente de lo que haga su negocio en esencia, debe contar con procesos sólidos para que su negocio sea escalable y eficiente.
Procesos de soporte
Sorpresa sorpresa: los procesos de soporte respaldan los procesos operativos y de gestión. La empresa confía en estos procesos para apuntalar la planificación y haciendo partes del negocio. Son procesos como soporte técnico, incorporación de empleados o contratación de un pasante.
Si bien esto no es lo que la empresa hace para ganar dinero, facilitan el flujo principal de ingresos y hacen que los procesos de gestión tengan algo que gestionar y que los procesos operativos estén lo más libres de fricciones posible.
La anatomía de un proceso.
Cuando un proceso se documenta en papel (o, con suerte, digitalmente), se realiza en forma de un documento de procedimiento operativo estándar. Si bien no son el tipo de cosas que leerías en un vuelo de 18 horas, sí hacen que los procesos sean mucho más fáciles de entender, distribuir, enseñar y optimizar.
Un POE puede contener:
- Un encabezado con el título, fecha, autor y DNI.
- Una lista de instrucciones paso a paso
- El equipo o individuo responsable de ejecutar cada tarea.
- Los recursos (equipo, dinero, tiempo, equipos de apoyo) que necesitará el usuario.
- Referencias a otros POE
Normalmente, las empresas y los organismos gubernamentales crearán documentación SOP compleja. Hacer clic aquí para ver un ejemplo de un documento de introducción a un conjunto de SOP creados por General Electric para empleados que trabajan con sistemas controlados por UNICORN. Notará que hay una tabla de números de código y designaciones de SOP, así como explicaciones de terminología.
Obtenga un extracto de un SOP real para la compra de un vehículo aquí . Nuevamente, es muy completo y utiliza el mismo estilo que usan muchas empresas para asegurarse de que el SOP sea hermético.
… Pero a veces, un SOP no será tan complicado.
Las empresas más pequeñas escriben procesos eficientes que simplemente hacen el trabajo y hay menos necesidad de autor y de ID de SOP cuando se escriben con un software de SOP que los creará manualmente. Lo mismo ocurre con la sección de referencias, que ahora se hace con hipervínculos. A continuación se muestra un SOP simple creado por Process Street:
Los problemas que resuelven los procesos.
En The Checklist Manifesto: un libro del que no podemos dejar de hablar acerca de — Atul Gawande habla sobre cómo implementó un proceso de seguridad en el hospital Johns Hopkins.
Parecía simple y no era tan genial como las otras ideas que habían tenido, como la cirugía robótica. Pero en realidad fue la herramienta más efectiva que se pudo haber implementado, y fue solo una hoja de papel.
Encuestados después de la implementación de la lista de verificación, el 78% del personal médico del hospital dijo que notaron que la lista de verificación evitaba un error. Y la prueba definitiva: el 93% de los cirujanos querrían que se les aplicara la lista de verificación si estuvieran en el quirófano sometiéndose a una cirugía.
Este es el proceso:
El siguiente ejemplo es más tangible y desastroso.
En la mañana del día más caluroso del año, el 17 de julio de 1865, dos trenes llenos principalmente de niños chocaron en Whitemarsh Township, Pensilvania, matando a unas 60 personas e hiriendo a más de 100.
Una pintura de El gran accidente de tren de 1856 de un artista desconocido.
¿La causa? Wikipedia lo tiene listado como “error humano”.
Los trenes arrastraban muchos más vagones de los que podían manejar, lo que significaba que los conductores tenían que detenerse periódicamente para recuperar la presión del motor que necesitaban para continuar. Con este comportamiento errático, el tren no cumplió con el horario previsto y no lo comunicó a las estaciones aledañas.
El conductor pensó que podría recuperar el tiempo perdido y cumplir con el cronograma, así que aceleró el motor, tomó una pista alternativa y pensó que se libraría del problema. Aramingo , otro tren sale de Wissahickon aproximadamente al mismo tiempo.
En una curva ciega, las calderas de los dos trenes impactaron y provocaron una explosión que se escuchó hasta a 5 kilómetros de distancia. Los tres vagones más cercanos a las calderas volaron en astillas y el resto se incendió y descarriló.
atajo de teclado con diéresis
En respuesta a este desastre, Ferrocarril del norte de Pensilvania ajustaron sus procesos. Decidieron que no dos trenes que viajen en dos direcciones compartirían la misma vía, y la comunicación por telegramas con las estaciones cercanas se hizo obligatoria.
Cómo utilizar procesos en su negocio
Hoy en día, las empresas no esperan (por lo general) hasta que se produzca una falla catastrófica antes de pensar en los procesos. Si no estás utilizando procesos formalmente, nunca es demasiado pronto.
Obtenga una cuenta gratuita de Process Street y comience a crear procesos, sistematizar su negocio y dividir tareas. Como hemos visto, los procesos pueden aumentar la productividad en un 24.000%.
Conseguir La guía completa para la gestión de procesos empresariales
¿Su equipo no cumple con los plazos debido a responsabilidades inciertas?
¿Los nuevos empleados tardan demasiado en incorporarse y formarse?
Las empresas que implementan procesos tienen una tasa de éxito un 280% mayor en sus proyectos (95%) versus aquellos que no (25%).
Comience a reducir costos en menos de una semana sistematizando el trabajo de su equipo, eliminando cuellos de botella y eliminando la pérdida de tiempo y esfuerzo.
¿Qué hay en el libro?
- ¿Qué es un proceso? Una guía no aburrida para gente normal
- Cómo los procesos protegen su negocio de fallas y quemaduras
- Por qué la normalización de la desviación está perjudicando a su empresa
- ¿Qué es la gestión de procesos de negocio? Una introducción realmente sencilla
- Análisis de procesos de negocio (sin bostezos que te rompan la mandíbula)
- Por qué debería preocuparse por el modelado de procesos de negocio
- Cómo cambiar al software BPM cuando solo estás usando papel
- Reingeniería de procesos de negocio: qué hacer si su negocio está fracasando
- ¿Es relevante la subcontratación de procesos comerciales para su pequeña empresa?
