Introducción
Los sitios de SharePoint son como relaciones de alto mantenimiento: exigen atención, tiempo y un estado público. . Si un sitio de SharePoint no es público, puede causar una gran variedad de problemas. Ya sea que desee compartir información importante con las partes interesadas o colaborar con partes externas, convertir el sitio en público es esencial.
He aquí cómo hacerlo:
- Vaya a 'Configuración del sitio', luego seleccione 'Permisos del sitio' y haga clic en 'Acceso anónimo'. Esto permite que usuarios no autenticados accedan al sitio. Sin embargo, esto conlleva riesgos de seguridad, así que asegúrese de tomar las precauciones adecuadas.
Recientemente, uno de nuestros clientes tuvo dificultades para compartir datos de SharePoint externamente debido al estado privado de su sitio. Con nuestra ayuda, su sitio se convirtió en público en cuestión de minutos, sin comprometer la seguridad.
Hacer público un sitio de SharePoint puede parecer desalentador; sin embargo, seguir estos pasos debería facilitar la conversión de cualquier sitio privado en redes accesibles, sin exponerse a interferencias externas o ataques cibernéticos. ¡Feliz compartir!
Comprender los sitios de SharePoint
Para comprender los tipos de sitios de SharePoint y hacer que su sitio sea público, ¡siga leyendo! Los diferentes tipos de sitios de SharePoint proporcionan funciones específicas que se adaptan a sus necesidades comerciales. Hacer público un sitio de SharePoint tiene muchos beneficios y exploraremos estas ventajas en detalle.
Diferentes tipos de sitios de SharePoint
Los sitios de SharePoint vienen en diferentes formas y tamaños. Sitios de equipo son para la colaboración dentro del grupo. Sitios de comunicación son para compartir información y noticias. Sitios de publicación te permite compartir con extraños. Y sitios del proyecto ayudar a gestionar las tareas. Además, SharePoint tiene sitios centrales que brindan navegación y búsqueda en toda la organización.
Consejo profesional: Obtenga un sitio central para su SharePoint para una mejor navegación y búsqueda. ¡Comparta su sitio de SharePoint y vea el amor (y el spam) que recibe!
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Beneficios de hacer público un sitio de SharePoint
Hacer público su sitio de SharePoint ofrece una serie de ventajas que no obtendría con un sitio solo interno. Mira estas ventajas:
- Visible – La gente puede ver lo que haces y saber lo que ofreces.
- Colaboración mejorada – Cuantas más personas puedan acceder al sitio, más podrán contribuir, lo que conducirá a mejores resultados del proyecto.
- Promoción de marca – El sitio público aumenta el reconocimiento de la marca y atrae a posibles clientes o inversores.
- Compartir fácil de usar – Compartir contenido o archivos con personas externas es más sencillo y fluido con enlaces públicos.
- Control de acceso fácil – Administrar permisos es sencillo en sitios públicos: los equipos no tienen que solicitar al soporte de TI las credenciales para cada nuevo usuario.
- Mejor intranet – Las audiencias internas también se benefician de los sitios públicos de SharePoint a través de un acceso conveniente a datos que podrían mejorar la prestación de servicios, con configuraciones de seguridad adicionales.
Además, con la suscripción a SharePoint Online, las empresas pueden configurar sitios web públicos sin ningún costo adicional. Esto altera la forma en que las personas ven su información de manera positiva, lo que influye en las decisiones comerciales.
Consejo profesional: Tenga cuidado con el material de su sitio que podría infringir las políticas u ofender a las personas. Pruebe externamente antes de publicarlo en plataformas de redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn.
Compartir es esencial, pero haga público su sitio de SharePoint sólo con personas en las que confíe: ¡es como compartir un cepillo de dientes!
Hacer público un sitio de SharePoint
Para hacer público su sitio de SharePoint, debe navegar a la configuración del sitio, seleccionar los permisos del sitio, modificar los niveles de permiso, agregar acceso anónimo y guardar los cambios. Estas subsecciones ofrecen una solución paso a paso para permitir que personas externas accedan a su sitio e interactúen con él.
Vaya a Configuración del sitio
Para hacer público su sitio de SharePoint, debe navegar hasta Configuración del sitio – una herramienta esencial para personalizar su sitio de SharePoint. ¡Siga estos pasos para acceder a la configuración del sitio con facilidad!
- Haga clic en el ícono de ajustes, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla cuando inicie sesión en el sitio de SharePoint.
- En el menú desplegable, seleccione Configuración del sitio.
- Desplácese hacia abajo para encontrar la sección Acciones del sitio.
- Haga clic en él para obtener más información sobre cómo administrar su sitio de SharePoint.
- Localice y haga clic en Hacer público este sitio para abrir los permisos.
Estos sencillos pasos le ayudarán a navegar hasta la Configuración del sitio sin ninguna dificultad. Tenga en cuenta que no todos los usuarios tienen autoridad para realizar cambios o editar configuraciones, ya que solo los administradores o usuarios autorizados tienen acceso de administrador.
En 2012, hubo un problema relacionado con la comunicación anónima de Microsoft SQL Server a través del servicio de conexiones de datos de SharePoint. La solución fue navegar a Configure el servicio de almacenamiento seguro.
Recuerde: compartir es cuidar, a menos que sea su sitio de SharePoint; entonces se trata de otorgar permisos selectivos.
Seleccionar permisos del sitio
Elegir los permisos correctos del sitio es esencial al hacer público su sitio de SharePoint. Esto decide quién puede acceder a su contenido y cuánto control tiene sobre él. Garantice que cada usuario tenga los privilegios correctos para bloquear accesos no aprobados o violaciones de datos.
Para diferentes grupos, personas o usuarios externos , otorgue permisos distintos para garantizar la configuración de seguridad necesaria. Distinguir roles y deberes otorgando derechos adecuados a individuos particulares. Administre las solicitudes de acceso y vea los informes de uso de manera consistente para detectar cualquier inconsistencia.
Recuerde, una selección incorrecta de permisos podría resultar costosa en términos de pérdida o daño de datos. Manténgase actualizado con las actualizaciones y limitaciones de seguridad más recientes para proteger su sitio de SharePoint de amenazas cibernéticas, posibles demandas y daños a la imagen pública.
No deje de proteger su valioso sitio de SharePoint ignorando los permisos durante su etapa de desarrollo. Emplee las medidas preventivas necesarias para proteger sus activos de información contra irregularidades mientras mantiene el 100% de accesibilidad para los usuarios autorizados.
Cuando se trata de ajustar los niveles de permisos en SharePoint, recuerde: con un gran poder viene una gran responsabilidad .
Modificar niveles de permiso
Para hacer público su sitio de SharePoint, administrar los permisos es clave. Los niveles de permiso deciden lo que los usuarios pueden y no pueden hacer. Siga estos pasos para cambiarlos:
- Vaya a Configuración del sitio: haga clic en el ícono de 'engranaje' en la esquina superior derecha de su sitio de SharePoint. Luego haga clic en 'Configuración del sitio'.
- Elija permisos: en 'Usuarios y permisos', seleccione 'Permisos del sitio'.
- Modificar niveles de permiso: elija el usuario o grupo cuyos permisos desea cambiar y luego haga clic en 'Editar permisos de usuario'. Puede decidir entre Control total, Diseño, Editar, Contribuir y Leer.
Tenga cuidado al cambiar los niveles de permiso. Puede ocurrir acceso no autorizado o cambios a datos vitales.
SharePoint también ofrece otras formas de administrar el acceso, como compartir enlaces en lugar de invitar a personas directamente. ¡Estudie estas opciones cuando haga público su sitio de SharePoint! ¿Quién necesita contraseñas? ¡Que Internet tenga libre acceso!
Agregar acceso anónimo
Para llegar a una audiencia más amplia, las empresas y organizaciones deben tener presencia en línea. . El acceso anónimo es la forma de hacer público un sitio de SharePoint. Así es cómo:
- Vaya a Configuración del sitio y seleccione Permisos del sitio.
- Haga clic en Acceso anónimo.
- Elija el nivel de acceso para el contenido público.
- Haga clic en Aceptar y guarde los cambios.
Tenga en cuenta el contenido público que comparte . Abstenerse de revelar información confidencial, como registros financieros y datos privados.
El acceso anónimo existe desde SharePoint 2007. Ofrece una forma segura de compartir información con el público. En 2018, Microsoft mejoró la función para incluir contenido visible en la web móvil. Guardar cambios: resultados impredecibles con SharePoint.
Guardar cambios
Es necesario realizar cambios en un sitio de SharePoint para hacerlo público. 'Guardar cambios' juega un papel importante a la hora de validar que se conserven todas las actualizaciones. Una ventaja de SharePoint es que las nuevas modificaciones se reflejan instantáneamente en el sitio web.
Al editar su SharePoint, guardar los cambios garantiza que los nuevos ajustes se registren con precisión. Sin estas modificaciones críticas, todo el trabajo realizado en el sitio web puede desperdiciarse. Por lo tanto, presione siempre el botón 'Guardar cambios' cuando realice ajustes.
Además de almacenar sus cambios y actualizaciones, SharePoint permite la colaboración simultánea con varios usuarios mientras hace públicas las actualizaciones. Esto reduce el tiempo dedicado al mantenimiento del sitio web al permitir que varios editores trabajen en conjunto en documentos y bases de datos compartidos.
Según los informes de junio de 2021 de la revista Forbes, Microsoft Teams y SharePoint tienen más de 145 millones de usuarios en todo el mundo. La creciente popularidad pone de relieve lo esenciales que se han vuelto estas plataformas para las empresas que se esfuerzan por mejorar sus operaciones y optimizar los sistemas de gestión del flujo de trabajo.
Es hora de comprobar si su sitio de SharePoint puede soportar el escrutinio del público. ¿O fracasará como un mal comediante?
Prueba del sitio público de SharePoint
¿Está probando un sitio público de SharePoint? Debe asegurarse de que todos los detalles sean precisos y accesibles. Mira esto Los enlaces funcionan, las imágenes se muestran y la información es correcta. . Además, asegúrese de que su sitio funcione en diferentes dispositivos. Finalmente, primero haga una prueba con algunas personas.
Hecho de la diversión: SharePoint tiene más de 200 millones de usuarios en todo el mundo. Asegúrese de seguir las mejores prácticas para evitar filtraciones de datos embarazosas.
Mejores prácticas para hacer público un sitio de SharePoint
Para crear un sitio público de SharePoint exitoso, debe seguir algunas prácticas recomendadas. Para lograrlo, debe centrarse en tres subsecciones esenciales: consideraciones de seguridad, gestión de contenido y mantenimiento del sitio. Estas prácticas garantizarán un sitio de SharePoint seguro, organizado y bien mantenido que satisfaga las necesidades de su público objetivo.
Consideraciones de Seguridad
Garantizar la seguridad de un sitio público de SharePoint es clave . Configure protocolos de autenticación, contraseñas y permisos para detener el acceso no autorizado y la pérdida de datos. Aplique actualizaciones periódicamente para reducir las vulnerabilidades.
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La educación del usuario también es importante. Guíe a los usuarios sobre cómo crear contraseñas seguras, detectar intentos de phishing y navegar de forma segura. Involucrar a los empleados en la detección de riesgos y en la notificación de actividades sospechosas.
Seleccione una opción de alojamiento que cumpla con los requisitos de seguridad. Por ejemplo, busque certificados SSL, protección DDoS y sistemas de detección de intrusos.
Una empresa no hizo esto y enfrentó repercusiones legales y daños a su reputación. . Evite el mismo error: priorice la seguridad de su sitio público de SharePoint. Administre contenido con control de versiones y etiquetas de metadatos, ¡como pastorear gatos!
Gestión de contenido
La publicación de un sitio de SharePoint para el público necesita una gestión de contenido eficiente. Esto crea un flujo constante de visitantes que participan.
Comprenda a su audiencia. Utilice un lenguaje que sea fácil de entender. Agrupe el contenido para facilitar la navegación. Mantenga los enlaces actualizados.
Implementar flujos de trabajo dentro de la organización. Las revisiones de control y garantía de calidad son esenciales antes de publicar cualquier cosa.
Realice revisiones periódicas de la función de búsqueda del sitio. Esto produce mejores resultados y simplifica la navegación.
Siga estas mejores prácticas. Esto aumenta la exposición y construye una comunidad activa.
Como un automóvil, mantenga su sitio de SharePoint funcionando sin problemas. Cambie el aceite con regularidad o quedará atrapado en la Superautopista de la Información.
Mantenimiento del sitio
Mantener un sitio de SharePoint es clave para buen rendimiento y satisfacción del usuario . El mantenimiento regular, como actualizaciones y copias de seguridad, previene problemas y mantiene el sitio funcionando sin problemas. Eliminar archivos y datos innecesarios también puede acelerar el tiempo de carga y mejorar la funcionalidad del sitio. .
Pero el mantenimiento implica mucho más que actualizaciones y copias de seguridad periódicas. Usted debe monitorear el contenido para asegurarse de que esté actualizado y sea útil . Analytics puede ayudarle a realizar un seguimiento del comportamiento de los visitantes en el sitio, encontrar problemas y realizar mejoras.
La gestión de los niveles de acceso de los usuarios también es esencial. Asegúrese de que los usuarios solo tengan acceso a lo que necesitan y, al mismo tiempo, proteja la información confidencial.
A veces, surgen problemas inesperados que requieren atención inmediata. Por ejemplo, una actualización o cambio que afecte negativamente el diseño o la funcionalidad del sitio. En este caso, un un sistema de soporte confiable es fundamental para una resolución rápida .
Recuerde: ¡mantenga a la audiencia interesada y entretenida!
Conclusión
¡Ha logrado el éxito al hacer público su sitio de SharePoint! Esto le permite colaborar con personas fuera de su organización, lo que conduce a una mejor productividad y comunicación. Sin embargo, es fundamental establecer medidas de seguridad para proteger cualquier dato confidencial.
Para crear un sitio público de SharePoint, siga las instrucciones pasos descritos y asegúrese de que se establezcan los permisos correctos para los usuarios externos. Puede personalizar la apariencia del sitio y agregar elementos web para satisfacer sus necesidades individuales.
Estar siempre atento a quien tiene acceso al sitio y eliminar cualquier usuario no autorizado. Con una gestión adecuada, un sitio público de SharePoint puede ser una gran herramienta para compartir información y trabajar con otras personas.
Aprovecha los beneficios de un sitio público de SharePoint! Sigue estos pasos y comienza a difundir tus conocimientos de inmediato.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cómo hago público mi sitio de SharePoint?
R: Para hacer público su sitio de SharePoint, debe habilitar el acceso anónimo en la configuración de permisos del sitio. Esto permitirá que cualquiera pueda acceder al sitio sin necesidad de iniciar sesión.
P: ¿Puedo elegir qué partes de mi sitio de SharePoint son públicas?
R: Sí, puede personalizar los permisos para listas, bibliotecas y páginas individuales dentro de su sitio de SharePoint. Esto le permite hacer públicas sólo ciertas partes del sitio, mientras que otras se mantienen privadas.
P: ¿Hacer público mi sitio de SharePoint afectará su seguridad?
R: Sí, hacer público su sitio de SharePoint puede potencialmente comprometer su seguridad. Sin embargo, puede mitigar este riesgo configurando permisos correctamente, utilizando cifrado SSL y monitoreando periódicamente el sitio para detectar accesos no autorizados.
P: ¿Cómo comparto mi sitio público de SharePoint con otras personas?
R: Una vez que su sitio de SharePoint sea público, podrá compartir la URL con otras personas por correo electrónico, redes sociales u otros medios. También puede agregar un enlace al sitio en el sitio web o intranet de su organización.
P: ¿Necesito algún software o herramienta especial para hacer público mi sitio de SharePoint?
R: No, no necesita ningún software o herramienta especial para hacer público su sitio de SharePoint. Todo lo que necesita es acceso a la configuración del sitio y la capacidad de modificar los permisos.
P: ¿Puedo limitar la cantidad de personas que pueden acceder a mi sitio público de SharePoint?
R: Si bien no puede limitar la cantidad de personas que pueden acceder a un sitio público de SharePoint, puede controlar quién tiene permiso para realizar cambios en el sitio. Al restringir los permisos de edición, puede asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan modificar el contenido del sitio.
