Descripción general del flujo de trabajo de SharePoint
El flujo de trabajo de SharePoint puede simplificar los procesos comerciales con la automatización. Ayuda a realizar un seguimiento de los procedimientos, gestionar recursos y transferir conocimientos. Se encuentran disponibles flujos de trabajo prediseñados, como procesos de aprobación y gestión de solicitudes. Pero personalizar los flujos de trabajo con Power Automate puede ayudar a las organizaciones a aprovecharlos aún más.
Para crear un flujo de trabajo en SharePoint:
- Vaya al sitio al que desea agregar el flujo de trabajo.
- Navegue a la página de configuración del sitio.
- Seleccione 'características del sitio' en el menú 'acciones del sitio'.
- Haga clic en 'Crear un flujo de trabajo en el diseñador de SharePoint'.
Diseñador de SharePoint le permite personalizar aspectos de un flujo de trabajo visualmente. Esté atento a las condiciones que inician el flujo de trabajo y asigne tareas a las personas responsables. Para aprovechar al máximo la automatización, utilice plantillas de Power Automate para simplificar los procesos.
¡Facilite el flujo de trabajo con estos consejos de configuración de SharePoint!
Configurar un flujo de trabajo en SharePoint
Para configurar un flujo de trabajo en SharePoint con objetivos definidos y procesos y participantes identificados, debe seguir los pasos correctos. En esta sección, analizaremos brevemente las subsecciones sobre definición de objetivos para el flujo de trabajo, identificación de procesos y participantes, diseño de pasos y acciones del flujo de trabajo y creación de plantillas de flujo de trabajo. Estos pasos proporcionarán una solución integral para crear un flujo de trabajo en SharePoint.
Definición de objetivos para el flujo de trabajo
Para asegurar el éxito en compartirpunto , los objetivos deben estar claramente definidos. Las metas deben ser realistas y centrarse en las necesidades de la organización. Involucre a los usuarios finales desde el principio en la definición de KPI u otras medidas de éxito. Además, seguridad y proteccion debe ser tomado en cuenta.
Consejo profesional: Asegúrese de que todas las partes interesadas participen en el establecimiento de objetivos para lograr la aceptación y mantener a todos encaminados. Dale vida al trabajo de detective del flujo de trabajo con compartirpunto !
Proceso de identificación y participantes
Identifique el proceso y los participantes para que su flujo de trabajo funcione sin problemas en SharePoint. Determina los pasos necesarios y quiénes formarán parte de cada etapa. Una buena comunicación con todos los involucrados mejorará el proceso, reducirá los errores y generará responsabilidad.
Pasos clave para lograrlo:
- Asignar roles y responsabilidades.
- Involucrar a las partes interesadas para que todos conozcan sus tareas y puedan contribuir.
- Establezca un marco para realizar un seguimiento de los hitos y medir el progreso.
Revise el flujo de trabajo periódicamente. Validar el proceso y buscar oportunidades de mejora. Las revisiones de los supervisores muestran transparencia entre los empleados.
Para éxito:
- Identificar el proceso y los participantes
- Asignar roles y responsabilidades
- Seguimiento de hitos e involucrar a las partes interesadas en la creación y revisión de procesos.
Obtenga la secuencia perfecta de acciones con una guía paso a paso.
Diseño de pasos y acciones del flujo de trabajo
Al diseñar un flujo de trabajo, definir el objetivo y determinar el resultado deseado . Luego identifique las tareas individuales y quién será responsable de ellas. Describe las aprobaciones, revisiones y notificaciones en cada paso. Construya y pruebe el flujo de trabajo .
Manten eso en mente recursos, cronogramas y riesgos todos influyen en el diseño. Ayudamos a un cliente con procesos manuales ineficientes en su departamento de contabilidad creando flujos de trabajo adaptados a sus necesidades. Esto ahorró tiempo y dinero, con mayor precisión en cada etapa, ¡lo que resultó en un ahorro de miles de dólares al año! Entonces, comencemos a organizar: ¡es hora de ser un asistente del flujo de trabajo!
Crear plantillas de flujo de trabajo
La creación de plantillas de flujo de trabajo es algo que todo administrador de SharePoint debe saber. Automatiza procesos, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia. Esto es lo que debe hacer:
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- Vaya a Acciones del sitio> Configuración del sitio> Plantillas del sitio.
- Haga clic en Crear a partir de una plantilla de sitio existente y seleccione Proceso de flujo de trabajo.
- Complete detalles como Nombre, Descripción y Nombre del grupo. Luego haga clic en Aceptar.
- Personaliza la plantilla agregando condiciones o acciones.
- Publique la plantilla y úsela en varios sitios.
Tenga en cuenta que la creación de una plantilla de flujo de trabajo requiere conocimientos técnicos de Diseñador de SharePoint o Visual Studio . Sin embargo, hay muchos recursos en línea con orientación paso a paso.
SharePoint también tiene una gran característica donde los usuarios pueden realizar un seguimiento de los cambios en los documentos . Cuando se guarda una nueva versión de un archivo en una biblioteca o lista aprobada, se Notificación de actualización por correo electrónico de la plantilla de flujo de trabajo se envía a usuarios seleccionados.
En 2013, Microsoft facilitó aún más la implementación de procesos automatizados con Flujos de trabajo reutilizables . Esto hace que la creación de plantillas de flujo de trabajo sea más escalable y reduce las tareas para los administradores.
¡Iniciar un flujo de trabajo en SharePoint es como realizar tareas automatizadas con una máquina bien engrasada!
Iniciar un flujo de trabajo en SharePoint
Para iniciar un flujo de trabajo en SharePoint con las subsecciones de inicio, monitoreo y seguimiento del progreso, y manejo de excepciones y errores, siga estos pasos. Primero, inicie un flujo de trabajo usando las opciones del menú de SharePoint. Una vez iniciado, esté atento al progreso utilizando la función de monitoreo y seguimiento. Finalmente, esté preparado para manejar cualquier excepción o error que pueda surgir durante el proceso.
Lanzar un flujo de trabajo
¡Iniciar un flujo de trabajo en SharePoint es una manera fácil de automatizar tareas tediosas! Aquí hay 5 pasos simples para comenzar:
- Abra el sitio de SharePoint donde se debe iniciar el flujo de trabajo
- Ir a la lista o biblioteca que contiene los documentos a trabajar
- Haga clic en 'Flujo de trabajo' en el menú de la cinta y luego en 'Agregar un flujo de trabajo'.
- Elija una plantilla, personalícela y configúrela según sus necesidades
- Revise la configuración y haga clic en 'Finalizar' cuando haya terminado
¡SharePoint se destaca por su capacidad de personalizar flujos de trabajo para satisfacer requisitos comerciales únicos! Además, los usuarios sin conocimientos técnicos pueden iniciar fácilmente flujos de trabajo con funciones fáciles de usar.
La introducción de flujos de trabajo en SharePoint ha revolucionó la forma en que operan las empresas . Esta integración tiene organizaciones empoderadas para tomar el control de sus procesos, lo que conduce a una mayor productividad y mayores beneficios. La automatización de tareas también libera a los empleados para que puedan concentrarse en las funciones comerciales principales, lo que genera mejores resultados. Ignorar el progreso del flujo de trabajo es como conducir con los ojos vendados: ¡es una receta para el desastre!
Monitoreo y seguimiento del progreso del flujo de trabajo
Es esencial observar de cerca su flujo de trabajo de SharePoint para asegurarse de que todo esté funcionando sin problemas. No dejes que las tareas o los plazos se escapen y ralenticen el proceso. Pruebe estos consejos para monitorear y realizar un seguimiento del progreso del flujo de trabajo:
- Reciba notificaciones por correo electrónico cuando se asignen o finalicen tareas.
- Eche un vistazo a la Lista de tareas del flujo de trabajo para conocer las tareas asignadas y sus estados.
- Personalice las vistas en SharePoint para realizar un seguimiento de las tareas con filtros.
- Construya un panel con KPI, como tasa de finalización, tasa de retraso, etc.
- Exporte datos de listas de SharePoint a CSV para su posterior análisis.
Además, consulte el historial del flujo de trabajo para comprender cómo cada movimiento afecta el proceso. Con el monitoreo en tiempo real, puede detectar problemas o obstáculos rápidamente. Tenga en cuenta estos consejos cuando inicie un nuevo flujo de trabajo en SharePoint.
Se ha informado que la mayoría de las empresas en Estados Unidos utilizan Microsoft SharePoint. . Los problemas de flujo de trabajo pueden ser un obstáculo, ¡pero puedes superarlos si los manejas adecuadamente!
Manejo de errores y excepciones en el flujo de trabajo
Cuando surgen errores y excepciones en el flujo de trabajo, los métodos rápidos y estratégicos son esenciales para la eficiencia del proceso. Aquí hay un Guía de 6 pasos para gestionarlos :
- Examine los informes de estado del flujo de trabajo para identificar el origen del problema.
- Pause el flujo de trabajo si es necesario realizar cambios necesarios.
- Edite el flujo de trabajo para solucionar cualquier problema.
- Reinicie el flujo de trabajo modificado para ver si funciona sin problemas.
- Verifique los registros recién generados si todavía hay algún problema.
- Busque ayuda del equipo de soporte de TI si nada más funciona, o considere volver a una versión anterior del flujo de trabajo.
Incluso unas pocas excepciones o errores pueden acumularse con el tiempo y provocar retrasos. Por lo tanto, la comprensión detallada de cada problema es clave para reducirlos.
Los equipos de Microsoft enfrentaron problemas en sus flujos de trabajo hace unos años. Identificaron hilos desordenados a lo largo del tiempo como la fuente. Utilizaron técnicas similares a las anteriores y resolvieron el problema. Al comprender estos problemas y tomar medidas rápidas, podemos ahorrar tiempo y garantizar una mayor precisión.
¿Listo para personalizar los flujos de trabajo de SharePoint? ¡Ponte tu traje de poder y ponte manos a la obra!
Personalización de flujos de trabajo en SharePoint
Para personalizar los flujos de trabajo en SharePoint con facilidad, las soluciones para usted son el uso del diseñador visual, la ampliación de los flujos de trabajo con el diseñador de SharePoint y la integración de los flujos de trabajo con aplicaciones de terceros. Estas subsecciones lo ayudarán en las personalizaciones de su flujo de trabajo, brindándole la posibilidad de ampliar los flujos de trabajo y conectarlos con otras aplicaciones para una mayor eficiencia sin ningún problema.
Uso de Visual Designer para personalizaciones de flujos de trabajo
Visual Designer en SharePoint le permite personalizar flujos de trabajo para automatizar los procesos comerciales. Ofrece funciones de arrastrar y soltar para agregar acciones, condiciones y bucles. Puede personalizar los flujos de trabajo estándar o crear los suyos propios por completo.
La personalización permite a las empresas satisfacer sus necesidades únicas. Puedes crear un formulario de tarea personalizado con Formularios InfoPath o HTML , dando más control sobre la entrada del usuario. Más, Notificaciónes de Correo Electrónico se puede configurar para la finalización del proceso.
Microsoft también permite la integración de servicios de terceros como Sistemas Dropbox o CRM como Salesforce a través de acciones personalizadas. compartirpunto REST API proporciona la capacidad de diseñar acciones personalizadas obtener datos de fuentes externas.
Consejo profesional: Personalizar los flujos de trabajo es la clave para satisfacer las necesidades de su negocio y mejorar la productividad mediante la automatización de tareas repetitivas. Asegúrese de probar sus flujos de trabajo durante las etapas de desarrollo para evitar errores en el entorno de producción.
Ponte tu capa y desbloquea el superpoder de Diseñador de SharePoint “Es tu opción para llevar los flujos de trabajo al siguiente nivel.
Ampliación de flujos de trabajo con SharePoint Designer
¿Personalizar flujos de trabajo en SharePoint? Fácil de hacer con Diseñador de SharePoint ! Esta herramienta amplía los flujos de trabajo prediseñados y le permite crear procesos personalizados que se adaptan a su negocio. Para modificar los flujos de trabajo existentes, simplemente abra el programa y seleccione el que desea cambiar. Utilice las herramientas visuales de arrastrar y soltar o la vista de código para agregar y eliminar etapas. Además, agregue acciones como correos electrónicos o tareas, y condiciones que requieran la participación del usuario o ciertos resultados.
Además, con SharePoint Designer, puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero. Incluye plantillas para procesos comerciales comunes, como aprobación de documentos o informes de gastos. Personalice estas plantillas para que se ajusten a las necesidades de su negocio y generarán automáticamente correos electrónicos y asignaciones de tareas a partir de las entradas de los usuarios.
Consejo profesional: Para obtener consejos adicionales y soporte para personalizar flujos de trabajo, consulte los tutoriales en línea y las comunidades dedicadas a SharePoint Designer. ¿Quién necesita amigos cuando puedes integrar tus flujos de trabajo con aplicaciones de terceros?
Integración de flujos de trabajo con aplicaciones de terceros
Además de los conectores estándar, existen aplicaciones que ofrecen gratis o de pago 'flujos de trabajo' para ampliar y automatizar el proceso. Por ejemplo, Conector de DocuSign se puede utilizar para enrutar automáticamente contratos para su firma entre diferentes personas, utilizando las bibliotecas y listas de SharePoint.
Seleccionando una aplicación de terceros para la integración? Cosas a considerar: escalabilidad, rentabilidad y facilidad de uso. Prefiero uno con un ecosistema activo y actualizaciones periódicas .
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¿Diseñar y gestionar flujos de trabajo? Es como arrear gatos . Excepto que los gatos son en realidad compañeros de trabajo con opiniones variadas.
Mejores prácticas para el diseño y la gestión de flujos de trabajo
Para garantizar la flexibilidad y la escalabilidad, implemente seguridad y permisos, y mantenga el rendimiento y la optimización del flujo de trabajo mientras crea un flujo de trabajo en SharePoint. Estas son algunas consideraciones importantes que debe tener en cuenta al diseñar y gestionar flujos de trabajo. En esta sección, analizaremos las mejores prácticas para el diseño y la gestión del flujo de trabajo y exploraremos brevemente los beneficios de cada una de estas subsecciones.
Garantizar flexibilidad y escalabilidad
Flexibilidad y escalabilidad son clave en el diseño y la gestión del flujo de trabajo. Los sistemas deben poder adaptarse a los cambios en la carga de trabajo, los procesos y la tecnología. Flujos de trabajo modulares divida tareas complejas en componentes más pequeños para que sean más fáciles de agregar, eliminar o modificar. Automatización También es importante para la escalabilidad. Soluciones basadas en la nube puede proporcionar recursos informáticos bajo demanda. Para optimizar la eficiencia, revise y monitoree las métricas de desempeño. Encima 40% de las empresas Habrá adoptado el software RPA para 2023, lo que enfatiza la necesidad de automatización en el diseño del flujo de trabajo. Recuerda el mejor sistema de seguridad ¡Es tan complicado que no recuerdas tu contraseña!
Implementación de seguridad y permisos
La seguridad y los permisos son clave para el buen diseño y funcionamiento de los flujos de trabajo. Para proteger la información, es importante configurar medidas de seguridad que protejan los datos confidenciales y detengan el acceso no autorizado. Aquí hay 6 pasos para ayudarlo a implementar la seguridad y los permisos correctamente:
- Ubicación de datos sensibles : Empiece por encontrar toda la información que necesita protección. Esto podría incluir información financiera o datos del cliente.
- Calcular los niveles de acceso : decida qué grupos de usuarios necesitan control total sobre ciertos tipos de datos y qué grupos solo requieren acceso restringido.
- Hacer permisos basados en roles : Asigne roles a cada grupo de usuarios, decidiendo qué pueden hacer dentro del sistema de flujo de trabajo.
- Implementación de políticas de contraseñas : asegúrese de que todos los usuarios tengan contraseñas seguras que cumplan con los requisitos, como cadenas alfanuméricas o caracteres especiales.
- Establecer reglas para compartir archivos : cree pautas claras para compartir archivos dentro de su organización. Decida quién puede compartir un documento y cómo restringir el intercambio de archivos según la región, la zona horaria, etc.
- Usar registros de actividad : realice un seguimiento de todas las acciones del flujo de trabajo realizadas por los usuarios a través de registros o auditorías, para que pueda revisar las actividades si algo parece estar mal o si sucede algo malo.
También es fundamental capacitar a los miembros del equipo sobre los mejores protocolos de seguridad. Enséñeles cómo detectar posibles problemas, como correos electrónicos de phishing, descargas maliciosas, cambio regular de contraseñas, etc.
Finalmente, los procesos de aprobación deben estar bien definidos. Es importante contar con pautas de liderazgo estrictas a medida que las aprobaciones avanzan en la cadena; esto evita que alguien con malas intenciones rompa el protocolo debido a lagunas jurídicas.
Siguiendo estos pasos, las empresas pueden proteger sus datos confidenciales y aumentar la responsabilidad. Ni siquiera el mejor diseño de flujo de trabajo puede compensar a un gerente que cree que la 'microgestión' es sinónimo de 'liderazgo eficaz'.
Mantener el rendimiento y la optimización del flujo de trabajo.
Para mantener el rendimiento y la optimización, se deben analizar y mejorar los procesos con regularidad. . Definir y monitorear Indicadores clave de rendimiento (KPI) para encontrar cuellos de botella. Las herramientas de automatización y los procedimientos de estandarización también pueden ayudar.
La comunicación y colaboración entre los miembros del equipo es esencial. . Se deben realizar sesiones de capacitación para que las personas conozcan sus funciones y cualquier cambio nuevo en el flujo de trabajo. Los comentarios de los clientes o clientes deben incluirse en la optimización del flujo de trabajo. Ayuda a adaptar los flujos de trabajo para brindarles un mejor servicio.
McKinsey & Company Un estudio muestra que optimizar los flujos de trabajo puede aportar la productividad aumentó un 30% .
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué es un flujo de trabajo en SharePoint?
R: Un flujo de trabajo en SharePoint es una serie de pasos automatizados que ayudan a optimizar los procesos y tareas comerciales. Por lo general, implica el movimiento de documentos, tareas o elementos entre usuarios o grupos para su aprobación, revisión o edición.
P: ¿Cómo puedo crear un flujo de trabajo en SharePoint?
R: Para crear un flujo de trabajo en SharePoint, primero debe identificar el proceso de negocio o la tarea que desea automatizar. Luego, use SharePoint Designer o Microsoft Power Automate para crear un flujo de trabajo personalizado que satisfaga sus necesidades.
P: ¿Qué es SharePoint Designer?
R: SharePoint Designer es una herramienta gratuita de Microsoft que le permite personalizar y crear flujos de trabajo dentro de SharePoint. Ofrece una variedad de acciones y condiciones que le permiten crear flujos de trabajo complejos que automatizan sus procesos y tareas comerciales.
P: ¿Qué es Microsoft Power Automate?
R: Microsoft Power Automate es una herramienta basada en la nube que le permite crear flujos de trabajo automatizados entre SharePoint y otras aplicaciones. Ofrece una variedad de plantillas y conectores que simplifican el proceso de creación de flujos de trabajo personalizados.
P: ¿Cómo puedo probar y depurar mi flujo de trabajo de SharePoint?
R: SharePoint Designer y Microsoft Power Automate ofrecen herramientas de prueba y depuración que le permiten ejecutar y solucionar problemas de sus flujos de trabajo. También puede utilizar la función de registro integrada de SharePoint para realizar un seguimiento del estado de sus flujos de trabajo e identificar cualquier problema.
P: ¿Existen prácticas recomendadas para crear un flujo de trabajo de SharePoint?
R: Sí, existen varias prácticas recomendadas a seguir al crear un flujo de trabajo de SharePoint, incluida la definición de objetivos claros, el uso de nombres descriptivos para las acciones del flujo de trabajo, la incorporación de manejo de errores y rutas de escalamiento, la prueba y el perfeccionamiento del flujo de trabajo, y la garantía de que todas las partes interesadas estén capacitadas. sobre su uso y beneficios.
