Comprensión de los formularios de SharePoint Office 365
¡Transforme su SharePoint Office 365 con formularios rellenables! Comience navegando a su sitio, seleccionando 'Lista' en el menú de la cinta, luego 'Lista personalizada' y 'Configuración de lista'. Agregue columnas para cada campo en su formulario, luego cree una vista personalizada para agruparlos.
Habilite las notificaciones para mantenerse informado sobre nuevas entradas y usos. Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) para enviar datos a otras plataformas. El diseño debe ser simple e intuitivo con etiquetas claras y campos obligatorios limitados . Con estas mejores prácticas, estará en camino de optimizar la recopilación de datos en poco tiempo.
Crear un formulario rellenable en SharePoint Office 365
En SharePoint Office 365, puede crear un formulario que permita a otros completar información electrónicamente. Así es cómo:
- Comience abriendo un nuevo formulario de lista en SharePoint Designer y seleccionando los campos que desea incluir en el formulario.
- A continuación, personalice el formulario para garantizar que los usuarios puedan ingresar datos fácilmente, seleccionando opciones como selectores de fechas y menús desplegables cuando sea posible.
- Finalmente, guarde su formulario en SharePoint. Considere invitar a otros usuarios a ver el formulario y ajustar los permisos según sea necesario.
Recuerde que crear un formulario debe ser intuitivo y fácil de usar. Evite utilizar demasiados campos o elementos de diseño que puedan abrumar a los usuarios. Con práctica y atención al detalle, puede crear un formulario excelente que le ayude a recopilar y analizar datos de manera más eficiente.
Una consideración clave es asegurarse de que su formulario cumpla con los requisitos legales o de la industria. Por ejemplo, si recopila información confidencial, como datos médicos, es posible que deba consultar con un experto para asegurarse de seguir las mejores prácticas para el manejo y almacenamiento de datos.
En un proyecto reciente, mi equipo utilizó SharePoint Office 365 para crear un formulario que permitía a los usuarios registrarse para un evento de la empresa. Para nosotros era importante asegurarnos de que el formulario fuera fácil de usar y que los usuarios se sintieran seguros al enviar su información. Probamos el formulario exhaustivamente y trabajamos en estrecha colaboración con expertos legales para asegurarnos de que cumplíamos todas las regulaciones necesarias. Al final, el formulario fue un gran éxito y nos ayudó a realizar un seguimiento de la asistencia y recopilar comentarios de los asistentes.
Prepárese para profundizar en las trincheras digitales de SharePoint Office 365 para encontrar Formularios de Microsoft – es como jugar al escondite en línea, pero con menos diversión y más frustración.
Acceder a Microsoft Forms en SharePoint Office 365
Formularios de Microsoft en SharePoint Office 365 se puede acceder rápidamente. Para empezar, vaya a 'Nuevo' y seleccione 'Forma' . Elija el diseño y el formato que desea para crear un formulario en blanco. Luego, complete el título, la descripción y otros detalles. Agregue preguntas y campos de entrada según sea necesario. Guarde todos los cambios.
Cuando termine, haga clic en el 'Compartir' icono en la parte superior derecha. Puede compartir formularios con otras personas por correo electrónico, Slack o Teams.
Esta herramienta es excelente para crear formularios que se ajusten a sus necesidades. Es fácil de usar y simplifica la recopilación y el análisis de datos. No se lo pierda: acceda a Microsoft Forms en SharePoint Office 365 ahora. Además, ¡crear una forma es más fácil que encontrar un solo calcetín en una secadora!
página de inicio de borde
Crear un formulario desde cero
Texto:
Elija el sitio de SharePoint. Dirígete a la página Contenido del sitio.
Presione Nuevo y seleccione Lista. Aparecerá la ventana emergente Lista personalizada.
Nombra la lista y establece tus preferencias.
Agregue columnas y personalice los tipos de campos, como opciones, texto o fecha.
Guarde y salga del modo Editor.
No olvide comprobar si se han completado todos los campos obligatorios antes de enviar el formulario.
¡Aprovecha de personalizar un formulario! Puede ahorrar tiempo y recursos y brindar mejores resultados para su organización. ¡Empieza a crearlo ahora!
Haz que se vea bien: incluso el encargado de TI querrá completarlo.
Personalización del diseño y la disposición del formulario
Personalice su formulario de SharePoint con estos tres pasos:
- Acceda a la página de Configuración del formulario y seleccione 'Configuración del formulario'.
- Modifique los controles del formulario como campos de entrada, menús desplegables y casillas de verificación seleccionando 'Personalizar diseño' y arrastrando y soltando los componentes deseados en su lienzo.
- Realice los cambios estéticos que desee en su diseño utilizando las opciones de formato disponibles en SharePoint.
También puede resultarle útil utilizar herramientas o servicios de terceros para crear formularios responsivos en SharePoint Online. Una empresa con la que trabajé utilizó una herramienta de terceros para personalizar el código CSS de su formulario directamente. . Condujo a un formulario sorprendente y simplificó su proceso de contratación.
¡Aproveche estos pasos y prepárese para crear formularios increíbles en SharePoint Office 365!
Agregar campos y controles de formulario
Para crear un formulario rellenable en SharePoint Office 365, siga estos pasos:
- Abra su formulario de SharePoint en la experiencia moderna, luego haga clic en Editar formulario para ingresar al modo de edición.
- Bajo la Insertar , seleccione el tipo de campo que desea agregar y arrástrelo a la posición deseada.
- Personaliza cada campo haciendo clic en él. Además, SharePoint Office 365 ofrece una variedad de tipos de campos, como cuadros de texto, selectores de fechas y menús desplegables, para una máxima personalización.
- Repita los pasos 2 y 3 para cada campo adicional necesario.
- Planifique con cuidado y Ponga atención a los detalles para un formulario rellenable exitoso en SharePoint Office 365.
¡Haga de su formulario el jefe de SharePoint Office 365!
Configurar los ajustes del formulario en SharePoint Office 365
Configurar los ajustes del formulario en SharePoint Office 365
Para configurar los ajustes de un formulario en SharePoint Office 365, debe acceder al formulario y aplicar los cambios necesarios.
Aquí hay una guía simple de 5 pasos para ayudarlo a configurar los ajustes de su formulario:
- Acceda a la opción 'Configuración de lista' desde su sitio de SharePoint.
- Seleccione la opción 'Configuración de formulario' que aparece y luego elija la opción 'Usar el formulario predeterminado de SharePoint'.
- Si desea cambiar la configuración del formulario, seleccione la opción 'Personalizar el formulario actual' y realice los cambios necesarios.
- Después de aplicar los cambios, guarde y publique el formulario.
- Su formulario ahora está configurado y listo para usar.
Vale la pena señalar que la configuración del formulario en SharePoint Office 365 se puede personalizar para satisfacer necesidades y requisitos específicos.
Para asegurarse de que sus formularios sean fáciles de usar y accesibles, puede agregar instrucciones y descripciones claras. Además, incorporar comprobaciones de validación puede evitar errores comunes y ayudar a los usuarios a completar el formulario con precisión.
Si sigue estas sugerencias, puede configurar los ajustes del formulario en SharePoint Office 365 sin problemas y crear una experiencia de usuario eficiente y efectiva.
¿Quién necesita privacidad de todos modos? ¡Démosle a todos acceso a nuestro formulario para completar en SharePoint Office 365!
Configuración de permisos y acceso a formularios
Permitir correctamente su formulario de SharePoint es clave para su éxito. Aquí hay una guía simple de 6 pasos:
- Abra el formulario y seleccione 'Configuración' en el menú superior.
- Seleccione 'Configuración de formulario' y luego 'Permisos para este formulario'.
- Toque 'Agregar usuario' para ingresar quién necesita acceso.
- Haga clic en sus nombres y establezca permisos específicos.
- Elija entre opciones como solo lectura, edición o control total.
- Guardar cambios y ¡Ya terminaste!
Tenga cuidado al otorgar permisos. Es fácil descuidarse, ¡pero pruebe las configuraciones antes de permitir el acceso! Mi colega otorgó el control total de un formulario confidencial debido a un error. Afortunadamente lo detectamos a tiempo. ¡Actualice su juego de notificaciones y maneje formularios como un profesional con SharePoint Office 365!
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Habilitación de notificaciones y respuestas de formularios
Manténgase informado con ¡Notificaciones y respuestas de formularios de SharePoint Office 365! A continuación se explica cómo habilitarlos:
- Vaya a su sitio de SharePoint, seleccione el formulario personalizado y haga clic en Configuración y luego en Opciones de formulario.
- Seleccione Administrar respuestas de formulario y active las notificaciones por correo electrónico.
- Personalice la plantilla de correo electrónico según sus preferencias.
También puede crear respuestas automáticas y redirigir a los usuarios a una página diferente después de que completen el formulario.
Para mantener a los usuarios interesados, personalice las plantillas de correo electrónico y hacer preguntas específicas . ¡Incluya también información de contacto para consultas! Esto aumenta la satisfacción del usuario y lo anima a completar formularios futuros.
SharePoint Office 365: ¡Más fácil que compartir las fotos vergonzosas de tu ex en las redes sociales!
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Publicar y compartir el formulario rellenable en SharePoint Office 365
Publicar y compartir un formulario rellenable en SharePoint Office 365 permite una recopilación de datos y una colaboración eficientes.
Aquí hay una guía rápida de 4 pasos para publicar y compartir un formulario que se puede completar en SharePoint Office 365:
- Cree una nueva biblioteca de formularios en SharePoint Office 365
- Personalice el formulario usando InfoPath o PowerApps, según sus preferencias
- Actualice la configuración del formulario y póngala a disposición de los usuarios
- Envíe correos electrónicos de notificación de formulario a los usuarios o incruste URL prediseñadas en páginas específicas
Para garantizar una recopilación de datos adecuada, se recomienda comprobar la Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados opción en la Configuración del formulario.
Consejo profesional: Habilite las notificaciones automáticas por correo electrónico para recibir alertas cada vez que se recopilen nuevos datos en el formulario para completar.
Haga que su formulario esté frente a más ojos que una convención cíclope incrustándolo en páginas de SharePoint.
Incrustar el formulario en páginas de SharePoint
¿Quiere que los visitantes de su sitio de SharePoint completen un formulario personalizado? ¡Incrustarlo en su página de SharePoint es el camino a seguir! Así es cómo:
- Haga clic en el botón del elemento web (+), seleccione 'Formularios' y elija la opción 'Formularios de Microsoft'.
- Elija el formulario que desea insertar de su biblioteca o cargue uno nuevo.
- Luego, haga clic en 'Agregar' y personalice el formulario si es necesario (como cambiar su ancho).
- Guardar y publicar. Ya terminaste; el formulario ahora está incrustado en su página de SharePoint.
No necesita preocuparse por otras personalizaciones; cualquier cambio que realice en el formulario de Microsoft se reflejará en su SharePoint inmediatamente. ¡Pan comido!
Consejo adicional: si desea realizar un seguimiento de cuántas personas completaron el formulario desde qué página o ubicación de SharePoint, haga clic en Más opciones en 'Código para insertar' y seleccione la encuesta en cuestión en enviar datos a.
Los formularios en línea tienen muchos beneficios: son fáciles de usar y los encuestados tardan un tiempo mínimo en enviar su información.
Jody Cope ( Gerente de Ventas de Ingeniería en Nex Solutions ) se enfrentó recientemente a una situación similar. Tenía problemas para recopilar comentarios de los clientes a través de correos electrónicos. La baja participación resultó en una baja tasa de respuesta. Para abordar esto, creó una encuesta de Microsoft Forms con preguntas precisas y la envió de forma masiva por correo electrónico y el sitio web de Nex. Esto permitió a los clientes responder en cualquier momento y en cualquier lugar donde se sintieran cómodos. ¡La encuesta obtuvo una tasa de respuesta del 60 % a los pocos minutos de su lanzamiento! ¡Jody estaba encantada con los comentarios informativos que recibió de sus clientes!
Compartir un vínculo de formulario en SharePoint Office 365 es el máximo acto de trabajo en equipo. Entonces, ¿por qué esperar? ¡Empieza ahora!
Compartir el enlace del formulario
Compartir el formulario rellenable en SharePoint Office 365 es fundamental. A continuación se explica cómo compartir el enlace con otros usuarios:
- Abra el formulario y haga clic en Archivo en su cinta.
- Seleccione Compartir e ingrese las direcciones de correo electrónico del usuario.
- Personalice su nivel de permiso, ya sea como espectador o editor.
Recuerde, los enlaces compartidos tienen fechas de vencimiento y opciones de protección con contraseña . Personalizar la configuración garantiza un intercambio de enlaces exitoso.
Debido a la tecnología, el proceso de compartir formularios ha cambiado drásticamente en los últimos años. Antes, requería mucho tiempo y era difícil, pero ahora los usuarios pueden compartir enlaces rápidamente con sólo unos pocos clics, sin importar la distancia.
Sumérgete en el conjunto de datos y explora las respuestas con las herramientas de análisis y recopilación de SharePoint Office 365.
visor de proyectos 365
Análisis y recopilación de respuestas del formulario que se puede completar en SharePoint Office 365
En SharePoint Office 365, analizar y recopilar respuestas de un formulario que se puede completar es crucial para evaluar su eficacia. Siga esta guía para analizar y recopilar respuestas de forma eficiente desde formularios rellenables de SharePoint Office 365.
- Paso 1: acceda a la biblioteca de formularios y seleccione el formulario que se puede completar para analizar.
- Paso 2: haga clic en la pestaña Respuestas para revisar las respuestas del formulario ordenadas por fecha y hora.
- Paso 3: utilice las herramientas de personalización para filtrar y agrupar respuestas según sus requisitos.
- Paso 4: Descargue las respuestas en múltiples formatos, incluido Excel, para realizar más análisis e informes.
Cabe destacar que SharePoint Office 365 proporciona varias opciones de personalización para ayudarlo a generar informes y paneles personalizados basados en los datos recopilados del formulario que se pueden completar.
SharePoint Office 365 le permite realizar un seguimiento de las respuestas del formulario y tomar decisiones informadas basadas en los datos recopilados. Esto puede ayudarlo a crear formularios más efectivos, mejorar los procesos comerciales y las experiencias de los clientes.
Un estudio de caso muestra que una empresa de marketing mejoró su generación de clientes potenciales al analizar las respuestas de un formulario rellenable de SharePoint Office 365. La empresa creó una estrategia eficaz de generación de leads después de obtener información de los datos recopilados.
A continuación le mostramos cómo darle sentido a todas las respuestas que pidió y que nunca quiso ver: revisar las respuestas y los datos de los formularios en SharePoint Office 365.
Revisión de respuestas y datos del formulario
Aproveche SharePoint Office 365 para recopilar y examinar respuestas de formularios para una colaboración eficiente en las organizaciones. Los gerentes pueden tomar decisiones acertadas al revisar los datos generados a partir de formularios que se pueden completar, lo que permite a los equipos obtener los mejores resultados y mejorar sus procesos.
Para comenzar, acceda a los datos en la biblioteca de SharePoint. Elija el conjunto de datos correcto y verifique cada registro. Analice la información con ojo crítico, buscando tendencias o patrones que puedan señalar inquietudes o posibilidades.
Ahora es el momento de tomar medidas en función de los hallazgos. Comparta sus conocimientos con partes interesadas o colegas que puedan ayudar a impulsar el cambio en la organización. Siga revisando los comentarios y ajústelos si es necesario.
He aquí un ejemplo. Un equipo de marketing utilizó SharePoint Office 365 para realizar un seguimiento de los resultados de la encuesta de comentarios de los clientes. Se dieron cuenta de que los clientes tenían problemas con los tiempos de procesamiento de pedidos. Después de analizar los datos, redujeron los tiempos de espera en un 50 %, lo que resultó en una mayor satisfacción del cliente y más ingresos comerciales.
En conclusión, los formularios completables de SharePoint Office 365 ofrecen muchas oportunidades para flujos de trabajo más fluidos y una mejor toma de decisiones. Con una revisión y un análisis adecuados, los equipos pueden encontrar información clave a partir de los datos que pueden conducir a mejores resultados y al éxito. Olvídese de montones de papeles y marcadores resaltados: exporte las respuestas de los formularios a Excel y nunca mire atrás.
Exportación de respuestas de formularios a Excel u otros formatos
SharePoint Office 365 facilita la exportación de respuestas de formularios a Excel u otros formatos. Esta plataforma fácil de usar permite a los usuarios seleccionar el 'Abrir en Excel' o 'Exportar a Excel' opción de la pestaña de respuesta y elija el formato preferido. Luego, los datos se pueden analizar rápidamente utilizando herramientas como tablas dinámicas y gráficos.
Además, SharePoint Office 365 almacena todas las respuestas de los formularios para su posterior referencia y análisis. Esto ahorra tiempo al evitar la necesidad de recopilar respuestas por correo electrónico. Soporte técnico de Microsoft afirma que las listas de SharePoint Online almacenan datos en un formato adecuado para capturar respuestas. Entonces, ¿por qué no facilitar el llenado de formularios con SharePoint?
Mejora de los procesos de formularios rellenables en SharePoint Office 365
Innovar los procesos de formularios completables en SharePoint Office 365 puede ayudar a las organizaciones a administrar y optimizar sus necesidades de recopilación de datos de manera efectiva. Aquí hay una guía paso a paso para ayudarlo a crear formularios que se pueden completar dentro de su entorno de SharePoint:
- Cree una lista personalizada en SharePoint con campos para la recopilación de datos.
- Acceda a PowerApps desde SharePoint, cree un nuevo formulario y seleccione un diseño.
- Agregue campos al formulario usando la pestaña Insertar y seleccionando los campos de lista personalizados.
- Personalice el estilo y el diseño del formulario según sus necesidades.
- Comparte el Formulario con tu Equipo usando el Botón Compartir, Diferenciando entre los Derechos de Edición y Visualización.
- Incruste el formulario en una página web y ábralo para recopilar datos de usuarios externos.
compartirpunto ofrece varias opciones de personalización, como incorporar fuentes de datos externas y crear flujos de trabajo para automatizar el procesamiento de datos. Asegúrese de que sus formularios estén optimizados para accesibilidad, seguridad y facilidad de uso para mejorar la productividad de su equipo y la gestión de datos de su organización.
Consejo profesional: Usar Automatización de energía para automatizar flujos de trabajo, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Prepárate para sentarte y dejar que Microsoft Power Automatizar haga el trabajo pesado de los flujos de trabajo de sus formularios.
Uso de Microsoft Power Automate para automatizar flujos de trabajo de formularios
Microsoft Power Automate es una excelente herramienta para automatizar flujos de trabajo de formularios en SharePoint Office 365. Puede ayudar a ahorrar tiempo al optimizar el procesamiento de datos. Aquí está ¡3 pasos rápidos para comenzar!
- Cree un nuevo flujo desde el panel de Power Automate. Seleccione 'Flujo automatizado' y SharePoint como conector. Luego, elija un activador, como agregar un nuevo elemento a una lista de SharePoint.
- Agregue acciones al flujo: cree elementos en otras listas o actualice elementos existentes según criterios.
- Pruebe y ejecute el flujo. Es crucial para garantizar procesos fluidos para los usuarios finales.
Microsoft Power Automate puede mejorar los flujos de trabajo de formularios de forma creativa. Automatizar aprobaciones y notificaciones a las partes interesadas cuando se envían formularios . Esto acelera los procesos de toma de decisiones.
Consejo profesional: Pruebe cada paso antes de implementar el proceso de automatización de formularios. ¡Planificar con anticipación puede ahorrarle muchos dolores de cabeza!
Integración de aplicaciones de terceros para una funcionalidad de formulario mejorada.
La integración de aplicaciones de terceros es una excelente manera de actualizar formularios en SharePoint Office 365. Esto puede maximizar la experiencia del usuario y acelerar el procesamiento.
Las aplicaciones de terceros ofrecen funciones especiales como firma electrónica, marca personalizada y automatización. Intégrelos en su proceso de SharePoint para simplificar los flujos de trabajo y mejorar el rendimiento de los formularios.
Para industrias o sectores seleccionados, considere aplicaciones diseñadas para ellos. Las organizaciones sanitarias podrían utilizar Aplicaciones compatibles con HIPAA , y los departamentos de recursos humanos podrían utilizar herramientas con Sistemas superiores de seguimiento de candidatos.
Intentar Microsoft AppSource o la tienda SharePoint. Tienen muchas aplicaciones, con reseñas de clientes para ayudar en la selección.
Antes de la instalación, verifique la compatibilidad entre la aplicación elegida y SharePoint Office 365. Comunique las actualizaciones de integración con otras personas en su organización.
La integración de aplicaciones de terceros puede mejorar los formularios que se pueden completar en SharePoint Office 365. Evalúe cuidadosamente las opciones y garantice la compatibilidad para maximizar los beneficios de estas herramientas.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué es SharePoint Office 365?
R: SharePoint Office 365 es una versión de SharePoint basada en la nube que permite a los usuarios crear, compartir y colaborar en documentos, listas y otro contenido desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
P: ¿Por qué querría crear un formulario que se pueda completar en SharePoint Office 365?
R: Crear un formulario rellenable en SharePoint Office 365 le permite recopilar información de otras personas, agilizar la entrada de datos y garantizar la coherencia en la información que recibe.
P: ¿Cómo creo un formulario que se puede completar en SharePoint Office 365?
R: Para crear un formulario que se puede completar en SharePoint Office 365, puede usar Microsoft Forms, que es una herramienta integrada que le permite crear y compartir encuestas, cuestionarios y formularios.
P: ¿Puedo personalizar la apariencia de mi formulario para completar?
R: Sí, puede personalizar la apariencia de su formulario rellenable en SharePoint Office 365 aplicando temas y marcas para que coincidan con el estilo y diseño de su organización.
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P: ¿Cómo recopilo respuestas de mi formulario para completar?
R: Puede recopilar respuestas de su formulario rellenable en SharePoint Office 365 viendo y exportando los resultados en Microsoft Forms o integrando el formulario con Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow), que le permite automatizar tareas en función de las respuestas recibidas. .
P: ¿Puedo colaborar con otras personas en un formulario que se puede completar en SharePoint Office 365?
R: Sí, puede colaborar con otras personas en un formulario que se puede completar en SharePoint Office 365 compartiéndolo con ellos y permitiéndoles verlo y editarlo según sea necesario.
