Descripción general de la integración de SharePoint y Outlook
Integración de SharePoint y Outlook Proporcionar un flujo de trabajo fluido para equipos multiusuario. Puede conectar listas de SharePoint con carpetas de Outlook, lo que le permite compartir, rastrear y colaborar en archivos sin cambiar de programa.
Es fácil acceder a SharePoint desde Outlook: simplemente agregue la URL de un sitio o biblioteca. Luego podrá abrir documentos desde Outlook y obtener acceso completo, incluidos los derechos de edición.
También puedes personalizar la integración. Elija qué bibliotecas integra en su cuenta de Outlook, según el tamaño y las necesidades del equipo.
Además, Microsoft Power Automate plantillas (anteriormente Microsoft Flow) Puede guardar archivos adjuntos de correo electrónico desde Outlook directamente en las carpetas de contabilidad de SharePoint. Estas plantillas ayudan a automatizar tareas tediosas.
¡Experimente la conveniencia de acceder a SharePoint desde Outlook! Disfruta de lo mejor de ambos mundos.
Acceder a SharePoint desde Outlook
Para acceder a SharePoint desde Outlook y hacer que su proceso de trabajo sea más eficiente, utilice el botón SharePoint en la cinta de Outlook, sincronice las bibliotecas de SharePoint con Outlook, agregue calendarios de SharePoint a Outlook y utilice sitios de SharePoint directamente a través de Outlook. Estas subsecciones ofrecen una variedad de soluciones para ayudarlo a integrar fácilmente SharePoint con Outlook y optimizar su flujo de trabajo.
Usando el botón SharePoint en la cinta de Outlook
¿Quiere obtener su sitio de SharePoint directamente desde Outlook? ¡Ya no es necesario buscar! Aquí hay una guía sobre cómo usar el botón SharePoint en la cinta de Outlook.
- Abra Outlook y haga clic en el icono 'Nuevo correo electrónico'.
- En la nueva ventana de correo electrónico, haga clic en 'Adjuntar archivo' en la cinta.
- Luego, haga clic en 'Buscar ubicaciones web' y seleccione 'Office 365 SharePoint'.
- Se le pedirá que inicie sesión en Office 365 con las credenciales de su cuenta profesional o educativa. Después de iniciar sesión, irás a tu Sitio de SharePoint . Ahora puedes navegar, ver y adjuntar archivos dentro de Outlook.
Buenas noticias: esto funciona con las versiones de Outlook para Windows y Mac. No más cambiar de aplicación: ¡ahorre tiempo con esta gran herramienta! No olvide que esta función ahorra mucho tiempo. Los usuarios no necesitan abandonar su cliente de correo electrónico para compartir documentos.
En el pasado, pasaba horas buscando archivos mientras saltaba entre aplicaciones. No me di cuenta de cuánto tiempo estaba perdiendo hasta que un colega me habló del botón SharePoint en Outlook. Ahora puedo acceder a mi Sitio de SharePoint con solo un clic. Estoy ahorrando tiempo y aumentando mi eficiencia. Sincronización de SharePoint con Outlook: ¿Por qué tener dos plataformas cuando una es suficiente?
Sincronizar bibliotecas de SharePoint con Outlook
¡Vincula tus bibliotecas de SharePoint con Outlook en tres sencillos pasos! Abra su biblioteca de SharePoint en Internet Explorer, verifique la Biblioteca pestaña y seleccione Conéctese a Outlook. Luego, sigue las indicaciones y haz clic en Sí. Ahora puede acceder a archivos de SharePoint desde Outlook sin tener que cambiar de aplicación.
Da un paso más y dar permiso o establecer alertas para notificar a los usuarios sobre cualquier cambio en SharePoint. Disfrute de la comodidad de acceder a las bibliotecas de SharePoint desde Outlook y ahorre tiempo y esfuerzo. ¿Por qué elegir cualquiera de los dos cuando puedes tener ambos? Agregar calendarios de SharePoint a Outlook y nunca perder el ritmo.
Agregar calendarios de SharePoint a Outlook
¡Haga de Outlook un superhéroe con fácil acceso a su calendario de SharePoint! Para ello, siga estos cuatro pasos:
- Ve a la Sitio de SharePoint y seleccione Herramientas de calendario
- Haga clic en el Pestaña Calendario
- Seleccionar Conéctese a Outlook
- Decir Sí cuando se le pide permiso
Al actualizar Outlook se mostrará una nueva carpeta con los calendarios de SharePoint, sincronizándose en tiempo real.
Para evitar problemas con la red o la seguridad, utilice navegadores modernos como Cromo o borde . Además, asegúrese de que su antivirus y firewalls en ambos lados estén configurados correctamente. Con estas precauciones, obtendrá una experiencia de sincronización sin errores.
Usar sitios de SharePoint en Outlook
¡Diga adiós al cambio entre Outlook y SharePoint, porque se pueden integrar! Ahora usted puede ver y editar documentos directamente dentro de Outlook. Además, puedes colaborar con tus compañeros y acceder a bibliotecas de SharePoint sin tener que abrir una ventana separada del navegador.
Pero eso no es todo - sincronización de ambas plataformas es esencial para compartir datos exitosamente y para garantizar que tenga acceso a toda la información necesaria.
Por ejemplo, mi colega estaba de viaje de negocios y necesitaba un determinado documento de cliente. Pero, gracias a la integración de SharePoint con Outlook , pudo encontrar rápidamente el documento sin necesidad de iniciar sesión en la VPN de su empresa. ¡Impresionante!
¡Prepárese para experimentar un nuevo nivel de productividad con SharePoint y Outlook!
Configurar la integración de SharePoint en Outlook
Para configurar la integración de SharePoint en Outlook con el objetivo de acceder a SharePoint desde Outlook, puede seguir estos sencillos pasos. Configure ubicaciones de sitios de SharePoint en Outlook, conecte Outlook a SharePoint Online y personalice la configuración de integración de SharePoint en Outlook. Seguir estas subsecciones conducirá a una integración exitosa de SharePoint en Outlook.
Configurar ubicaciones de sitios de SharePoint en Outlook
¿Está listo para personalizar las ubicaciones de los sitios de SharePoint en Outlook? Aquí tienes una guía útil para hacerlo de forma rápida y precisa.
Pasos:
- Abra Outlook y haga clic en 'Archivo' en la esquina superior izquierda.
- Elija 'Opciones', luego seleccione Personalizar cinta en la parte inferior.
- Expanda 'Pestañas principales' y marque la casilla junto a 'Desarrollador'. Haga clic en Aceptar'.
Esto le permitirá agregar un botón de macro personalizado que se vincula directamente a los sitios de SharePoint.
Recuerde: para varias ubicaciones de SharePoint, se deben agregar URL únicas como botones de macro independientes.
Comprenda cada sitio de SharePoint y dónde se almacenan los archivos. Con la práctica, el proceso se volverá más fluido y aumentará la colaboración.
Una vez, un colega tuvo dificultades para encontrar un documento porque se vinculó la ubicación incorrecta de SharePoint en Outlook. Siga esta guía para evitar este tipo de problemas y ahorrar tiempo y recursos.
Conexión de Outlook a SharePoint Online
¡Integrar Outlook con SharePoint Online es fácil! Aquí están 6 pasos seguir:
- Abra Outlook y haga clic en la pestaña Archivo.
- Seleccione Configuración de la cuenta en el menú desplegable.
- Haga clic en Nuevo en la pestaña Correo electrónico.
- Entra tu URL de SharePoint en el campo.
- Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar para completar la configuración.
- Ahora puedes acceder a tu Archivos de SharePoint directamente desde Outlook .
Recuerde, un Se necesita una cuenta activa de SharePoint para conectar Outlook. . También puede ahorrar tiempo configurando alertas para carpetas en su biblioteca de SharePoint. De esta manera, todos se mantienen actualizados con el progreso del proyecto.
Asegurate que personalice su integración de SharePoint en Outlook – ¡una talla no sirve para todos!
Personalización de la configuración de integración de SharePoint en Outlook
La integración de Outlook con SharePoint aporta muchas ventajas. Personalizar su configuración otorga a los usuarios control sobre muchas facetas. ¡Descubramos cómo personalizar estas configuraciones en seis simples pasos!
- Haga clic en la pestaña 'Archivos' en la parte superior de Outlook.
- Seleccione 'Opciones' en el menú desplegable.
- Elija 'Centro de confianza' de las opciones.
- Haga clic en 'Configuración del Centro de confianza'.
- Seleccione 'Descarga automática' en el panel izquierdo.
- Elija si desea habilitar o deshabilitar la integración de SharePoint con las respectivas casillas de verificación.
Además, también puedes elegir alertas de errores de descarga, enlaces y más, con opciones adicionales disponibles en esta sección.
Personalizar esta configuración le permite ajustar los criterios de acceso entre Outlook y SharePoint según las preferencias y las necesidades de la organización. Después de la personalización, las pestañas de SharePoint se vuelven visibles junto con las funciones clave de Outlook, como correo, calendario, contactos y tareas.
A medida que las organizaciones trabajan de forma remota durante una pandemia, el rendimiento óptimo es fundamental. ¡No debería faltar nada! ¡Asegure la máxima productividad personalizando la integración de SharePoint siguiendo estos pasos de inmediato!
¿Problemas técnicos que impiden el acceso a SharePoint? ¡Tómate un descanso para tomar café y echale la culpa a la tecnología!
Solución de problemas comunes al acceder a SharePoint desde Outlook
Para solucionar problemas comunes al acceder a SharePoint desde Outlook, debe tener en cuenta los posibles errores que pueden ocurrir. Con nuestra guía sobre Cómo acceder a SharePoint desde Outlook, lo tenemos cubierto. En esta sección sobre solución de problemas, analizaremos los problemas comunes relacionados con la integración de SharePoint y Outlook, con soluciones para resolverlos. Nuestras subsecciones sobre errores de autenticación, errores de sincronización, problemas de permisos y problemas de conectividad le brindarán la solución a cualquier problema que pueda encontrar.
Errores de autenticación
Acceder a SharePoint desde Outlook puede provocar errores de autenticación. Suelen aparecer cuando las credenciales almacenadas son incorrectas o han caducado. Resuelva esto ingresando las credenciales correctas en el sistema.
Verifique que la cuenta de Windows y la cuenta de correo electrónico estén conectadas en Active Directory. Esto configura el inicio de sesión único (SSO) para el acceso a Outlook y SharePoint.
Consejo profesional: Evite errores de autenticación al acceder a SharePoint desde Outlook manteniendo las credenciales actualizadas. Y asegúrese de que Windows y las cuentas de correo electrónico estén vinculadas en Active Directory. ¡Es como una medida preventiva para una ruptura complicada!
Errores de sincronización
Cuando se utilizan SharePoint y Outlook juntos, pueden surgir problemas de sincronización. ¡Aquí te dejamos algunos consejos a tener en cuenta para evitar estos problemas!
- Configuración adecuada: asegúrese de que Outlook y SharePoint estén configurados correctamente. Vuelva a verificar su configuración, como los intervalos de sincronización y los permisos de carpeta.
- Evite archivos grandes: la sincronización de archivos grandes entre Outlook y SharePoint causará problemas debido a un ancho de banda lento o una capacidad de almacenamiento lenta.
- Actualizar periódicamente: mantenga actualizados Outlook y SharePoint, así como la implementación de Salesforce. Se admitirán nuevas funciones y compatibilidad.
Asegúrese de utilizar las últimas versiones de Outlook y SharePoint y de tener una conexión a Internet estable al sincronizar datos. Un usuario perdió documentos al sincronizar Office 365 Onedrive para Empresas y SharePoint Online a través de MS Teams. Desearon haber hecho una copia de seguridad de sus archivos en otro lugar, en lugar de depender únicamente de la función de sincronización.
¡Parece que los permisos de SharePoint son más estrictos que mis pantalones de cena de Acción de Gracias!
Problemas de permisos
Al intentar utilizar SharePoint con Outlook, pueden ocurrir problemas de permisos. Compruebe si los permisos para ambos son correctos. Además, asegúrese de que los usuarios tengan el acceso correcto a los niveles del sitio y de los documentos.
Considere otorgar permisos directamente a cuentas de usuario en lugar de permisos de grupo. Esto hace que el control sea más preciso y reduce los tickets de ayuda de TI.
Acceso denegado pueden aparecer errores. Revise los permisos de seguridad del usuario antes de tomar medidas adicionales.
Recientemente, una colega tuvo problemas para ver documentos en la biblioteca de su sitio de grupo. Después de mirar más de cerca, vimos que Internet Explorer le impedía ver el contenido de la red. Agregamos la URL del sitio del equipo como sitio confiable en la configuración de IE y resolvió el problema de inmediato.
¿Estás intentando conectar Outlook y SharePoint? Puede que funcione, pero prepárate para momentos extraños.
Problemas de conectividad
Solución de problemas de SharePoint y Outlook puede ser un verdadero dolor. Los problemas de conectividad comunes suelen ser causados por problemas de conexión de red, actualizaciones o parches faltantes, credenciales de inicio de sesión incorrectas o errores de autorización .
Comience verificando la conexión de red. Luego, confirme que la computadora tenga instaladas las actualizaciones y parches necesarios. Verifique que la versión de Microsoft Office sea compatible con SharePoint y Outlook. Asegúrese de que los permisos de su cuenta estén configurados correctamente en SharePoint y que Active Directory no requiera cambios de contraseña.
Intente borrar los archivos de caché, deshabilitar complementos o reiniciar el sistema y las aplicaciones. Si esto no funciona, comuníquese con el soporte de TI para restablecer su credenciales y configuraciones .
Línea de fondo: Verifique los requisitos básicos como actualizaciones, autorizaciones, credenciales y conexión de red para resolver problemas de conectividad comunes entre SharePoint y Outlook. ¡No olvide su linterna de resolución de problemas!
Conclusión y consejos para un uso eficaz de la integración de SharePoint y Outlook.
Integración de SharePoint y Outlook puede ser una excelente manera de mejorar la productividad y optimizar el flujo de trabajo. Aquí hay 6 consejos para aprovechar esta integración:
- Utilice el Calendario de SharePoint en Outlook: puede superponer su calendario personal con el de SharePoint para tener todos los eventos y citas en un solo lugar.
- Utilizar el Biblioteca de documentos de SharePoint en Outlook: puede agregarlo a sus Favoritos en Outlook para acceder fácilmente. Además, puede arrastrar y soltar archivos en la biblioteca directamente desde un archivo adjunto de correo electrónico.
- Crear un Lista de tareas : Para administrar mejor las tareas dentro de un proyecto, puede crear una lista de tareas en SharePoint. Será visible tanto en SharePoint como en Outlook.
- Sincronizar contactos de SharePoint: sincronizar sus contactos de SharePoint con sus contactos de Outlook garantiza que permanezcan actualizados en todas las plataformas.
- Configuración Alertas : Reciba notificaciones por correo electrónico cuando haya actualizaciones o cambios en un documento o lista.
- Integrar OneDrive con SharePoint: esto facilita compartir archivos y colaborar con otros.
Además, metadatos es esencial en SharePoint. Cuando etiqueta documentos con palabras clave relevantes, puede encontrarlos fácilmente al realizar búsquedas en ambas plataformas.
Dato interesante: el 78% de las empresas Fortune 500 utilizan SharePoint como su principal herramienta de colaboración.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo accedo a SharePoint desde Outlook?
Para acceder a SharePoint desde Outlook, debe agregar la biblioteca de SharePoint como una carpeta en Outlook. Vaya a Archivo > Configuración de cuenta > Configuración de cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado. Luego, agregue la dirección de SharePoint a la lista de carpetas y haga clic en Aceptar.
2. ¿Por qué no puedo acceder a SharePoint desde Outlook?
Si no puede acceder a SharePoint desde Outlook, podría deberse a problemas de conexión de red o credenciales de inicio de sesión incorrectas. Asegúrese de estar conectado a la red correcta y de tener el nombre de usuario y la contraseña correctos para su cuenta de SharePoint.
3. ¿Puedo acceder a SharePoint desde mi aplicación móvil de Outlook?
Sí, puede acceder a SharePoint desde la aplicación Outlook en su dispositivo móvil. Vaya a Configuración > Agregar cuenta > SharePoint e ingrese sus credenciales de inicio de sesión de SharePoint.
4. ¿Existe algún riesgo de seguridad al acceder a SharePoint desde Outlook?
Siempre existe un riesgo potencial de seguridad al acceder a información confidencial en línea. Sin embargo, SharePoint tiene varias funciones de seguridad integradas, como controles de acceso, permisos y cifrado. Asegúrese de seguir las mejores prácticas para un comportamiento seguro en línea, como usar contraseñas seguras y evitar redes públicas.
cambiar la perspectiva de la vista de la bandeja de entrada
5. ¿Qué debo hacer si tengo problemas para acceder a SharePoint desde Outlook?
Si tiene problemas para acceder a SharePoint desde Outlook, lo mejor es comunicarse con su departamento de TI o con el administrador de SharePoint para obtener ayuda. Pueden ayudarle a solucionar el problema y guiarle a través del proceso de resolución.
6. ¿Puedo acceder a SharePoint desde Outlook en una Mac?
Sí, se puede acceder a SharePoint desde Outlook en una Mac. El proceso puede diferir ligeramente según la versión de Outlook y SharePoint que esté utilizando, pero los pasos generales son los mismos que para acceder a SharePoint desde Outlook en una PC.
