Oliver Peterson 23 de marzo de 2023 Gestión de documentos, Fabricación, Control de calidad La certificación ISO 9001 es un estándar internacional para definir un sistema de gestión de calidad (SGC). Describe varios criterios (o estándares) para definir principios de gestión de calidad, como centrarse en el cliente, optimizar el liderazgo y la gestión dentro de la organización, mejorar y afinar los procesos internos y métodos generales de mejora continua.
Analicemos cada uno de los componentes de una certificación ISO 9001.
YO ASI
YO ASI , o la Organización Internacional de Normalización, es un organismo internacional de normalización con sede en Ginebra, Suiza. Está formado por un grupo de representantes diferentes de una amplia gama de organizaciones de estándares comerciales, industriales y de propiedad.
Básicamente, es la organización responsable de definir y implementar todos estos estándares .
La propia ISO en realidad no certifica nada. Todas las certificaciones las realizan organizaciones de terceros.
9001
El número después de ISO es el identificador del estándar. ISO 9001 es una de las normas ISO más conocidas y define criterios para los sistemas generales de gestión de la calidad.
ISO 9001 es parte de la familia ISO 9000 más amplia. Todas las normas dentro de ISO 9000 se refieren a la gestión de calidad.
Básicamente, este estándar está diseñado para ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y satisfacer con mayor éxito las necesidades de sus clientes.
Al menos un millón de empresas y organizaciones en más de 170 países están certificadas según ISO 9001.
Certificación
ISO 9001 es también la Único estándar en la familia 9000. que se puede certificar. Esta certificación no es un requisito y las organizaciones aún pueden implementar los principios de ISO 9001 de manera informal, sin obtener la certificación.
Técnicamente, sólo las organizaciones pueden obtener la certificación. Sin embargo, las personas pueden convertirse en auditores líderes certificados o registradores para realizar auditorías en las organizaciones.
La certificación generalmente cubrirá a toda la organización, con énfasis en instalaciones o departamentos específicos diseñados para mejorar el desempeño en esa área.
A continuación se ofrece un desglose rápido de la información más importante sobre la norma ISO 9001:
- ISO 9001 es un estándar internacional para un sistema de gestión de calidad (QMS).
- ISO 9001 es parte de la familia ISO 9000 más grande.
- ISO 9001 es la única norma que puede certificarse. No existe la Certificación ISO o la Certificación ISO 9000, sólo la certificación ISO 9001.
- Las personas no pueden obtener la certificación ISO 9001; más bien, las organizaciones o empresas se certifican.
- Sin embargo, las personas pueden obtener la certificación para convertirse en auditores líderes certificados ISO 9001, lo que les permite auditar a otras empresas.
- El tamaño de la organización no importa. Podría ser 1 persona o 100.000.
- ISO 9001 es un estándar general para la gestión de la calidad, no importa en qué industria se encuentre.
- ISO 9001 es una norma centrada en procesos, a diferencia de una norma centrada en productos. No está diseñado para definir la calidad del producto (aunque si su proceso es bueno, su producto también debería serlo).
¿Qué significa tener una certificación ISO 9001?
Las organizaciones certificadas ISO 9001 han implementado con éxito un sistema de gestión de calidad de acuerdo con todos los requisitos detallados en la norma ISO 9001.
Parte de la certificación ISO 9001 es garantizar que se identifiquen y se actúen áreas de mejora. Como tal, se puede asumir que las organizaciones con certificación ISO 9001 brindan productos y/o servicios que cumplen con estrictos estándares de gestión de calidad.
¿Qué es un sistema de gestión de la calidad?
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El sistema de gestión de calidad es fundamental para la norma ISO 9001. En su forma más simple, un sistema de gestión de calidad es un conjunto de principios o pautas para procedimientos operativos estándar que puede utilizar para medir la calidad de diversos aspectos de su negocio.
Piense en ello como una colección de políticas, procesos y procedimientos documentados que definen la forma ideal en que desea entregar su producto o servicio a sus clientes. Es casi como un sistema para la gestión de procesos de negocio, excepto que se centra en el control de calidad.
Cada SGC será diferente y se adaptará a las necesidades y objetivos de la empresa que lo utilice. Lo que hace la norma ISO 9001 (y, más generalmente, la familia ISO 9000) es proporcionar un conjunto de directrices para ayudarle a diseñar e implementar un sistema de gestión de la calidad exitoso.
Puedes entender un SGC dividiéndolo en cuatro elementos principales o etapas:
- Plan
- Hacer
- Controlar
- Acto
Por supuesto, un sistema de gestión de la calidad por sí solo no le otorgará automáticamente la certificación ISO 9001, pero es en eso en lo que se basa toda la certificación.
Además del 9001, existen estándares adicionales en la familia 9000 que respaldan la implementación de un sistema de gestión de calidad:
- ISO 9000 define los principios y términos que informan ISO 9001,
- ISO 9004 está diseñada para mejorar la tasa de éxito del SGC que define 9001.
Para obtener una visión más detallada del funcionamiento interno de un SGC, consulte nuestro artículo sobre el sistema de gestión de calidad.
Por qué ISO 9001 es importante
Estar certificado según la norma ISO 9001 es un reconocimiento reconocido internacionalmente. símbolo de prestigio y garantía de calidad. Se supone que las organizaciones certificadas han logrado un sistema consistente para garantizar altos niveles de satisfacción del cliente y mejora continua.
Beneficios de una certificación ISO 9001
Hay un amplia gama de beneficios que hacen que la certificación ISO 9001 sea una consideración importante para cualquier organización. He enumerado los principales beneficios a continuación.
Cómo la certificación ISO 9001 beneficia a su negocio :
- Mayor potencial de ganancias y participación de mercado.
- Tiempo ahorrado gracias a una gestión de recursos más eficiente
- Problemas y anomalías recurrentes reducidas o eliminadas
- Imagen de marca y credibilidad mejoradas.
- El trabajo manual se reduce con la integración y automatización de procesos
- La eficiencia y eficacia organizacional se mejora mediante el uso de datos y evidencia para informar la toma de decisiones.
El enfoque ISO 9001 analiza tanto los procesos individuales como también cómo todos esos procesos interactúan entre sí. Al examinar la relación entre todos sus procesos comerciales en el contexto de un SGC, puede localizar áreas propicias para la mejora y optimización.
Es necesario utilizar datos y evidencia para informar su toma de decisiones si desea alcanzar sus objetivos comerciales. También es necesario recopilar informes adecuados y documentar suficientemente sus procesos, para tener datos con los que trabajar en primer lugar. Los sistemas de gestión de calidad son buenos en esto y proporcionan un marco para documentación de todos los procesos dentro de su negocio.
Cómo la certificación ISO 9001 beneficia a sus clientes :
- Proporciona la seguridad de que usted es un proveedor confiable y de alta calidad.
- La satisfacción del cliente es un foco principal de ISO 9001
- Se puede actuar sobre los comentarios de los clientes de forma rápida y eficiente
- La planificación preventiva significa que los problemas se abordan antes de que puedan causar problemas a sus clientes.
Uno de los factores más importantes que impulsa la implementación de sistemas de gestión de calidad es el enfoque en mejorar la satisfacción del cliente mediante la identificación de sus necesidades y objetivos. Una mayor satisfacción del cliente conduce a un negocio continuo.
Cuando un cliente tiene claro que usted ha alcanzado los altos estándares de calidad requeridos por una certificación ISO 9001, confiará más fácilmente en usted.
Cómo la certificación ISO 9001 beneficia a sus empleados
- Los empleos son más seguros gracias a un mejor desempeño empresarial
- Los empleados reportan una mayor satisfacción laboral y felicidad en el lugar de trabajo debido a que sus funciones (qué hacer y cómo hacerlo) están claramente definidas y simplificadas.
- La capacitación, la incorporación y los recursos educativos están más disponibles gracias a una mejor planificación y estructura organizacional.
- La implementación de un SGC puede fomentar una cultura de la empresa de mejora continua
- Los empleados se vuelven más comprometidos y se sienten más responsables de los procesos que utilizan.
Fomentar una cultura de mejora continua puede ayudar a mejorar la moral de los trabajadores (así como la felicidad general en el lugar de trabajo) al hacer que los trabajadores se sientan involucrados activamente y responsables del desarrollo, implementación y optimización de los procesos que utilizan en un diariamente.
Además, tiene sentido que las personas que toman decisiones sobre el diseño y optimización de un proceso específico sean quienes realmente lo utilicen a diario.
Al reunir a toda su fuerza laboral para desarrollar y mejorar los procesos existentes, no solo fomenta una cultura de mejora continua, sino que también alinea a los trabajadores con los objetivos de la organización en su conjunto.
Cómo obtener la certificación ISO 9001
Para obtener la certificación, básicamente debe implementar un sistema de gestión de calidad de acuerdo con la norma ISO 9001 más reciente para establecer un sistema de gestión de calidad y luego proceder a que un auditor certificado audite ese SGC.
perspectiva del modo oscuro
El resultado es una certificación que normalmente dura tres años, después de los cuales la organización deberá volver a certificarse.
Técnicamente, sólo es posible que las organizaciones obtengan una certificación ISO 9001, pero para mayor claridad, he incluido una sección que describe cómo un individuo puede convertirse en un organismo certificado (CB o registrador) para poder realizar la certificación. auditorías para organizaciones.
Para organizaciones
Debe quedar claro que ISO 9001 no es un grupo al que las organizaciones puedan simplemente unirse. Es una certificación que debe lograrse como parte de un proceso de auditoría específico.
Para obtener la certificación ISO 9001, debe:
- Construir e implementar un sistema de gestión de calidad de acuerdo con los principios de la última norma ISO 9001.
- Haga que un organismo certificado (CB o registrador) realice una auditoría para evaluar el desempeño de su sistema de gestión de la calidad con respecto a la última norma ISO 9001.
- Si tiene éxito, será necesario volver a certificar el certificado después de tres años (y cada tres años posteriores) para asegurarse de que aún cumple con el estándar (así como cualquier nuevo cambio en el estándar).
Para individuos
Como se indicó anteriormente, ISO 9001 no es un estándar personal y, como tal, las personas no pueden obtener la certificación. Sin embargo, pueden convertirse en auditores certificados después de un curso de formación de cinco días.
Plantillas ISO 9001 gratuitas
La forma más sencilla de comprender los primeros pasos hacia una certificación ISO 9001 es ver un ejemplo de cómo podría verse un sistema de gestión de calidad en la práctica.
La siguiente plantilla de Process Street le proporciona el resumen completo de un minimanual del sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001:2015:
La plantilla es completamente gratuita: simplemente regístrese para obtener una cuenta gratuita de Process Street (tarda aproximadamente dos minutos) y podrá acceder directamente a ella.
También puede utilizar la siguiente plantilla como ejemplo del mismo SGC, completamente cumplimentado y completado en el contexto de una empresa de marketing ficticia:
Process Street es un software de gestión de procesos empresariales para diseñar, implementar, monitorear y optimizar flujos de trabajo. Está diseñado para hacer que las tareas recurrentes sean rápidas, divertidas y fáciles.
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Mira este vídeo para una introducción rápida:
Desglose de la ISO 9001
La norma ISO 9001 oficial actual, tal como la define la ISO, se divide en 10 secciones.
El verdadero contenido de la norma se encuentra en las siete secciones finales, por lo que aquí sólo se abordan las tres primeras. He resumido el contenido de cada uno a continuación.
Secciones 1, 2 y 3: Introducción, referencias y definiciones
Las primeras tres secciones son en gran medida introductorias y contienen información general sobre los objetivos de la organización, así como referencias a términos y definiciones ISO.
Por el bien de este artículo y para comprender el proceso de obtención de la certificación ISO, no son importantes.
Sección 4: Contexto de la organización
Esta sección trata de intentar comprender la organización en su contexto actual. El contexto, en este sentido, se refiere a cuestiones internas y externas que podrían afectar la dirección estratégica, así como a una lista de partes interesadas y partes interesadas.
Contexto también cubre el alcance del sistema de gestión de calidad, incluida una lista completa de los procedimientos de la empresa.
Sección 5: Liderazgo
Éste se ocupa básicamente de definir el papel de los distintos tomadores de decisiones en el diseño y implementación del sistema de gestión de la calidad.
Por lo general, incluye una lista de personas relevantes junto con sus funciones y responsabilidades, y cómo influyen en la implementación del SGC.
La sección debe describir claramente el compromiso de la dirección para garantizar la satisfacción del cliente, la definición específica de la política de calidad y las diversas funciones y responsabilidades relevantes para el SGC en toda la organización.
Sección 6: Planificación
La función de esta sección es delinear claramente los riesgos y oportunidades para la implementación del SGC, así como objetivos claros para mejora y los planes para lograr esos objetivos.
Incluir un análisis FODA en esta sección es útil para alinear los objetivos de mejora con los riesgos y oportunidades presentes.
Sección 7: Soporte
El soporte se centra esencialmente en la gestión y asignación de recursos en el diseño e implementación del SGC.
Incluye recursos humanos, edificios, infraestructura, entornos de trabajo, conocimiento organizacional, monitoreo y seguimiento de recursos.
Además, aquí normalmente se definirán los documentos y registros necesarios para todos los procesos de la organización.
Sección 8: Operación
Esta sección trata todo lo relacionado con la planificación e implementación de productos o servicios dentro de su organización.
Incluye requisitos de planificación, requisitos de características del producto, diseño del producto, revisión y cualquier operación adicional relacionada con el servicio.
Sección 9: Evaluación del desempeño
Aquí se detallará todo lo necesario para analizar el desempeño del SGC.
Eso incluye rastrear y evaluar todos y cada uno de los parámetros del proceso, cuantificar y evaluar la satisfacción del cliente, realizar auditorías internas de desempeño y la revisión continua del propio SGC.
Sección 10: Mejora
El último apartado es todo lo necesario para la mejora continua del SGC.
Esto incluye evaluar procesos y tomar acciones correctivas para aquellos procesos considerados ineficaces.
Por ejemplo, si se utiliza un software BPM como Process Street, esto podría tomar la forma de determinar si las características de la plantilla de lista de verificación, como la lógica condicional o las fechas de vencimiento dinámicas, podrían usarse para automatizar partes de un proceso.
Mire este video para obtener más ideas sobre cómo puede utilizar la lógica condicional en Process Street para sus procedimientos operativos estándar.
Como se indicó anteriormente en este artículo, esta sección se basa en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, que utiliza cada una de estas etapas para efectuar cambios dentro de la organización con el objetivo final de impulsar y mejorar todos los procesos.
Más recursos ISO
Para obtener más ayuda sobre el amplio tema de las normas y la certificación ISO, consulte los siguientes artículos:
- ISO ágil: cómo combinar el cumplimiento con la mejora rápida de los procesos
- Cómo escribir una plantilla de política y procedimiento procesable (¡compatible con ISO!)
- ¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad? La clave para ISO 9000
- ¿Qué es una auditoría ISO? Lista de verificación gratuita de autoauditoría ISO 9000 (ISO 9004:2018)
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