Adam Henshall 30 de junio de 2023 Procesos de negocio, Procesos, Control de calidad Comprender la calidad y buscar mejorarla es posiblemente el propósito central detrás de emprender mejoras en los procesos. De ahí la creación del ciclo de Deming.
Pero ¿de dónde surgió esta filosofía de mejora de procesos?
Una persona clave es William Edwards Deming, a veces denominado Edward W. Deming. Es principalmente un estadístico, pero incluso se podría llamarlo un filósofo de la ciencia.
El objetivo de Deming era volver a aplicar el método científico a los procesos de negocio, y nos ha dejado dos variantes principales de su pensamiento: PDSA y PDCA.
En este artículo describiremos:
- Qué es el ciclo de Deming, con su historia
- Cómo aplicar el ciclo de Deming para mejorar tus procesos de negocio
- La importante distinción entre PDSA y PDCA
- Cómo se emplea PDSA en el campo médico
El enfoque de Deming no se trata sólo de mejorar los procesos, sino de mejorar todo un negocio.
En un metaestudio reciente del Revista médica británica , los investigadores encontraron que sólo 2 de 73 estudios habían aplicado PDSA de una manera que cumplía plenamente los criterios. Comentando:
Para avanzar en el desarrollo de la ciencia de la mejora, es esencial una mayor comprensión del uso de los métodos de mejora, incluido PDSA, para sacar conclusiones fiables sobre su eficacia. .
¡Y es por eso que escribimos este artículo!
Qué es el ciclo de Deming, con su historia
( Fuente )
El ciclo de Deming es un modelo de mejora continua de la calidad que consta de una secuencia lógica de cuatro etapas clave: planificar, hacer, estudiar y actuar.
En la década de 1920, el destacado estadístico Walter A. Shewhart introdujo un modelo que consiste en Planificar, Hacer, Ver, que puede considerarse una de las perspectivas de mejora de procesos en las primeras etapas más importantes. Deming vio su propio ciclo como la continuación natural de este modelo.
La experiencia de formación de Deming como ingeniero le dio una idea de los procesos industriales y la realidad material de intentar estandarizar las operaciones para funcionar a escala. Posteriormente estudió física matemática, lo que lo colocó en una posición sólida para contribuir a la creciente ciencia de la estadística. Las técnicas de muestreo de Deming, por ejemplo, todavía las utilizan el Departamento del Censo y la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos.
Uno de los grandes éxitos de la obra de Deming podría considerarse su influencia en el milagro económico japonés de la posguerra; donde la economía de Japón se recuperó de los daños causados por la guerra y se afirmó como la segunda economía más grande del mundo.
En 1950 pronunció un discurso en el Centro de Convenciones de Hakone en Tokio sobre su concepto de Administración Estadística de Calidad del Producto . Los temas de este discurso son los que exploraremos a lo largo de este artículo, específicamente:
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- Disponer de un sistema para la mejora continua de la calidad.
- Reducir los defectos mediante mayores niveles de uniformidad de calidad
- Comprender lo que debería significar calidad dentro del contexto
El trabajo de Deming se expande aún más hacia conceptos de comercio y gobernanza, pero nos centraremos principalmente en la mejora de procesos. Si quieres leer más de las perspectivas de Deming de primera mano, puedes acceder a su texto. La nueva economía en Google Scholar ahora con las secciones introductorias abiertas al acceso.
Cómo aplicar el ciclo de Deming para mejorar tus procesos de negocio
Como hemos establecido, el ciclo de Deming es un enfoque de cuatro etapas para la mejora continua. Esta sección describe cada una de las cuatro etapas y explica cómo puede implementar cada etapa en su negocio para mejorar continuamente la calidad y los procesos.
Plan
- Comprenda su definición de calidad
- ¿Cómo saber si un cambio es una mejora?
- ¿Puedes predecir tus resultados?
El primer objetivo dentro del ciclo de Deming es planificar con anticipación para comprender lo que se quiere lograr. Este es un paso tanto práctico como teórico.
Por un lado, no se trata de descubrimientos científicos, sino de procesos de negocio. Entonces tienes una clara intención de mejorar algo dentro del negocio, ya sea operativo o relacionado con el producto. Esto guiará su objetivo final a lo largo de la investigación.
Por otro, también estás probando tus propios métodos predictivos y analíticos. ¿Hasta qué punto puede diagnosticar sus problemas existentes? ¿Qué tan bien puedes estimar tu logro? ¿Qué problemas ocurrirán que puedas resaltar de antemano?
La etapa de planificación es tanto un intento de mejorar sus resultados como una investigación científica de su propia capacidad para comprender su negocio.
En esta etapa querrás probar y analizar qué está mal actualmente en el producto o cómo se puede mejorar. También intentará comprender qué cambios puede realizar para abordar estos problemas o mejorar algo. Buscará trazar operativamente cómo se puede gestionar y lograr esta mejora. Finalmente, esperará poder predecir los resultados de sus esfuerzos de mejora de procesos.
Hacer
- Comience con pruebas a pequeña escala
- Implemente cambios iterativos en sus experimentos para probar variables
- Documente cada paso
Al ejecutar el plan, Deming continuaría reiterando la importancia de permanecer fiel a los valores científicos que subyacen a la investigación.
En lugar de simplemente decidir hacer un cambio y revisar repentinamente todas las operaciones, es vital lograr el cambio lenta e iterativamente mientras se prueban las hipótesis. El uso de estudios que se pueden medir con grupos de control le ayuda a comprender mejor los datos que recibe, lo que le permite no solo mejorar su producción, sino también comprender exactamente por qué su producción mejoró con los cambios que implementó.
Para Deming, se debe realizar la implementación como si se tratara de un experimento científico.
Estudiar
- ¿Sus resultados coincidieron con sus predicciones?
- ¿De qué manera difirieron los resultados y por qué?
- ¿Cómo se podrían probar variables que antes no se contabilizaban?
La etapa de estudio es el punto clave de diferenciación del ciclo PDCA. Para Deming, en esta etapa se mostrarán los resultados de la planificación e implementación. Sin embargo, los resultados van más allá de simplemente si el proceso mejoró o no. Los resultados incluyen si el proceso mejoró o no por las razones que usted pensó que mejoraría. También incluirían si fue capaz de predecir los resultados modificados de antemano.
La etapa de estudio, para Deming, nos enseña a sacar conclusiones como lo hace un científico, en lugar de simplemente preguntar si funcionó. La pregunta para Deming no es ¿Funcionó? pero ¿Por qué funcionó? .
Podemos ver este espíritu en la siguiente cita de El Instituto Deming :
El Dr. Deming enfatizó el Ciclo PDSA, no el Ciclo PDCA, con un tercer paso enfatizando en Estudio (S), no en Verificación (C). El Dr. Deming descubrió que el enfoque en Check se centra más en la implementación de un cambio, con éxito o fracaso. Su atención se centró en predecir los resultados de un esfuerzo de mejora, estudiar los resultados reales y compararlos para posiblemente revisar la teoría. Destacó que la necesidad de desarrollar nuevos conocimientos, a partir del aprendizaje, siempre está guiada por una teoría. En comparación, la fase de verificación del ciclo PDCA se centra en el éxito o el fracaso de un plan, seguida de las correcciones necesarias al plan en caso de fracaso. .
Acto
- Implemente los cambios recomendados
- Realice un seguimiento del rendimiento y los datos a lo largo del tiempo
- Proporcionar toda la documentación a la empresa para mejorar la teoría interna.
La etapa de Actuar es a la vez la etapa final de nuestro proceso y la primera etapa de nuestro próximo ciclo.
A nivel práctico, la etapa de Ley puede resultar en que las prácticas de uno de los estudios controlados se implementen en todas las operaciones comerciales. Ahora que hemos aprendido que la producción se puede aumentar haciendo acción x , queremos hacer acción x en cada departamento relevante.
La etapa de Acto es tanto la implementación de mejoras en la empresa como la implementación de nuevos conocimientos en la teoría de nuestra propia empresa. La etapa de Ley debe intentar sintetizar la nueva información recopilada en la etapa de Estudio con nuestra comprensión más amplia de cómo opera nuestro negocio.
Al igual que los resultados de experimentos repetidos crean nuevos conocimientos útiles tanto para las condiciones de esos experimentos como para el conjunto del conocimiento científico, también sus resultados deben incorporarse a nuevas premisas desde las cuales pueda comenzar el ciclo nuevamente.
( Fuente )
Ahora que hemos cubierto cada una de las cuatro etapas del ciclo de Deming y estamos familiarizados con el concepto, puedo mostrarle una plantilla de gestión de cambios PDCA, que el equipo de Process Street ha creado, para ayudarle con lo siguiente:
- Iniciar un nuevo proyecto de mejora
- Desarrollar un diseño nuevo o mejorado de un proceso, producto o servicio.
- Definir un proceso de trabajo repetitivo
- Planificar la recopilación y el análisis de datos para verificar y priorizar los problemas o las causas fundamentales.
- Implementar cambios
- Trabajar hacia la mejora continua
Para obtener esta plantilla, haga clic en el enlace a continuación, agréguela a su cuenta y siga las instrucciones. Si aún no es usuario de Process Street, puede inscribirse para una prueba gratuita; tarda 5 segundos.
Haga clic aquí para acceder a la Lista de verificación de procesos del modelo de gestión de cambios de ciclo PDCA
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La importante distinción entre PDSA y PDCA
Ya hemos cubierto un poco algunos de los elementos que separan PDSA y PDCA.
A primera vista, la diferencia parece ser la inclusión de la etapa de Estudio frente a la etapa de Verificación. Parece una pequeña diferencia. Sin embargo, para Deming, esa diferencia es mucho más profunda.
El siguiente es un breve extracto de un excelente artículo titulado Volviendo atrás por Moen y Norman:
El 17 de noviembre de 1990, Deming escribió una carta a Ronald D. Moen para comentar el manuscrito de Improving Quality Through Planned Experimentation, en coautoría de Moen, Thomas R. Nolan y Lloyd P. Provost. Asegúrese de llamarlo PDSA, no corrupción PDCA, escribió Deming en la carta.
Para Deming, PDCA consiste en tratar sus experimentos de procesos como pruebas de hipótesis: ¿funcionó o no? ¿Fue verdadera la hipótesis o verdadera la alternativa?
Puede leer más sobre las pruebas de hipótesis en mi artículo reciente: DMAIC: La guía completa para Lean Six Sigma en 5 pasos clave
El PDCA se refiere, a los ojos de Deming, a la mejora de procesos mediante la reducción de defectos; centrándose en la mecánica del proceso mismo.
Deming no ve nada malo en esto cuando se usa correctamente, pero no concuerda con su filosofía general sobre lo que la mejora de procesos es. El objetivo de Deming era reinterpretar El método científico de Bacon para uso práctico en la mejora de procesos de negocio. A los ojos de Deming, esta discusión llega al corazón de la Filosofía de la Ciencia .
Uno de los grandes éxitos de la teoría del método científico de Bacon, y dilucidado en mayor profundidad por Immanuel Kant , fue la forma en que unió dos enfoques opuestos sobre cómo los humanos pueden encontrar la verdad. Estos dos enfoques epistemológicos –simplificados– discutían entre probar cosas en el mundo material a través de la observación y la experimentación, y utilizar herramientas como la lógica y las matemáticas para descubrir verdades.
El gran éxito de la ciencia provino de los filósofos que unieron estos dos enfoques y crearon un sólido método de investigación multipropósito que ha impulsado el conocimiento y la innovación humanos.
Para Deming, PDSA buscaba construir teoría. Desde la teoría podemos aprender más sobre nuestros negocios y cómo existen, al hacerlo podremos mejorarlos y adaptarlos. Realizamos experimentos para probar e informar nuestra teoría, construyendo nuestro conocimiento de nuestra empresa de la misma manera que construiríamos una teoría científica compleja.
Deming considera que el PDCA carece de ese rigor científico y de ese elemento teórico; considera que está demasiado preocupado por las pruebas de hipótesis y otros medios simplificados de investigación.
La cuestión clave aquí es calidad . Deming critica bastante las afirmaciones de que la calidad es responsabilidad del individuo que opera en un proceso, creyendo en cambio que la calidad está en manos del presidente de la empresa. La razón es que Deming presiona para que la calidad sea el motor principal dentro de una gran teoría de los negocios: cómo debe funcionar, operar, diseñar y producir una empresa.
Como tal, la calidad definida como cero defectos –como se ve a través de los ojos de PDCA o Six Sigma– carece de una teoría del ser.
Deming quiere reforzar la importancia de esa teoría de la calidad en todas las etapas de un proceso.
Si miramos su texto, La nueva economía , vemos innumerables ejemplos donde ilustra esto:
[Sobre los automóviles] El rendimiento y el estilo, cualquiera que sea el significado de estas palabras en la mente de los clientes, deben mostrar signos constantes de mejora. Cero defectos no es suficiente.
En otra sección, habla de asistir a una conferencia y escuchar 10 presentaciones diferentes de informes de equipos sobre la reducción de defectos. Describe una audiencia de 150 personas, que escuchan atentamente y desean aprender y mejorar. Él comenta:
Creo que no comprendieron que sus esfuerzos podrían, con el tiempo, tener un éxito eminente –sin defectos– mientras su empresa decaía. .
Deming ilustra su teoría de la calidad abordando los comentarios del presidente de una empresa sobre de dónde proviene la calidad y quién es la responsabilidad de garantizarla, como se ve en esta imagen a continuación:
Una forma de pensar en la teoría es aprovechar el enfoque de Deming sobre los fabricantes de automóviles.
Si miramos a Ford, que sin duda sigue teniendo un desempeño admirable, vemos una empresa con una enorme influencia industrial y procesos de producción increíblemente eficientes; Es casi seguro que Ford fabrica con seis sigmas. Sin embargo, a pesar de todo esto, Tesla tiene la mayor capitalización de mercado y aparecer, en la mente del público, como el futuro de los automóviles.
La simple reducción de los defectos en los procesos no necesariamente da como resultado una innovación revolucionaria.
La idea de mantener la calidad, central en la metodología de mejora de procesos, es lo que Deming ve como el diferenciador entre su proceso PDSA y el PDCA, más granular y limitado.
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Aquí hay tres plantillas más de Process Street que puede utilizar para mejorar la calidad mediante la mejora continua.
Plantilla AMEF: Modo de falla y análisis de efectos
Utilice esta plantilla para identificar problemas o fallas individuales que pueden ocurrir dentro de un proceso. Luego, encuentre las causas de estos problemas y fallas y priorícelas en orden de importancia. Una vez priorizados, estos problemas pueden abordarse y optimizarse el proceso.
Haga clic aquí para acceder a la plantilla AMEF: Modo de falla y análisis de efectos.
Plantilla de análisis FODA
Utilice esta plantilla para analizar su organización, proyecto o proceso utilizando cuatro atributos (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) para determinar una estrategia de mejora u optimización. Es útil para evaluar riesgos y posibles recompensas y, al mismo tiempo, comprender los factores más importantes que impactan el éxito (o fracaso) del negocio, proyecto o proceso.
¡Haga clic aquí para acceder a la plantilla de análisis FODA!
Lista de verificación del proceso del modelo McKinsey 7-S
Utilice esta plantilla para resaltar las debilidades de su organización y las áreas que requieren mayor mejora. La plantilla lo alienta a analizar los siguientes 7 aspectos de su empresa y detallar cómo cada aspecto se impacta entre sí:
- Estrategia
- Estructura
- Sistemas
- Valores compartidos
- Estilo
- Personal
- Habilidades
¡Haga clic aquí para acceder al proceso de lista de verificación del modelo McKinsey 7-S!
Cómo se emplea PDSA en el campo médico
( Fuente )
Como describimos en la introducción, PDSA habitualmente se aplica de manera deficiente o incorrecta dentro del campo médico con la papel BMJ indicando:
El uso de estos criterios para evaluar publicaciones revisadas por pares de los ciclos PDSA demuestra un enfoque inconsistente para la aplicación y la presentación de informes de los ciclos PDSA y una falta de cumplimiento de los principios clave del método. Sólo 2/73 artículos demostraron cumplimiento de los criterios en los cinco principios .
Los dos trabajos que aprobaron la prueba, por si quieres leerlos, fueron:
- Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Aplicar métodos de mejora de la calidad para implementar un sistema de medición de la discapacidad relacionada con el dolor crónico. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Acceso gratuito aquí .
- Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Utilizar técnicas de mejora de la calidad para mejorar la educación del paciente y el asesoramiento sobre diagnóstico y tratamiento. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Acceso gratuito aquí .
Entonces, ¿qué 5 criterios decidieron los investigadores del BMJ que era necesario cumplir para considerar que PDSA se había aplicado correctamente?
¡Investiguemos!
Reflejando el método científico
…formular una hipótesis, recopilar datos para probar esta hipótesis, analizar e interpretar los resultados y hacer inferencias para repetir la hipótesis .
El principio más básico para los investigadores es que los estudios que analizan siguen claramente los elementos centrales del método científico. Suficientemente simple.
Comenzando con pruebas a pequeña escala
Los principios pragmáticos de los ciclos PDSA promueven el uso de un enfoque iterativo a pequeña escala para probar intervenciones, ya que esto permite una evaluación rápida y proporciona flexibilidad para adaptar el cambio de acuerdo con la retroalimentación para garantizar que se desarrollen soluciones adecuadas para el propósito. .
Los autores se apresuran a señalar los beneficios adicionales de las pruebas a pequeña escala, que incluyen:
- Libertad para que los investigadores actúen y aprendan.
- Minimizar el riesgo para los pacientes
- Minimizar los niveles de organización y recursos necesarios
- Brindar oportunidades para involucrar a las partes interesadas en las primeras etapas del proceso.
Predecir sus resultados
En línea con el método científico experimental, el ciclo PDSA promueve la predicción del resultado de una prueba de cambio...
Esto requiere un sólido conocimiento de lo que busca hacer y cómo funcionará en el contexto de un escenario complejo con múltiples variables. Cuanto más sólida sea la teoría, mejor se podrán explicar estas variables. Ser capaz de predecir los resultados por adelantado es una mayor validación de su teoría que si el experimento funcionó o no.
Midiendo sus datos a lo largo del tiempo
En reconocimiento del trabajo en entornos complejos con variabilidad inherente, la medición de datos a lo largo del tiempo ayuda a comprender la variación natural en un sistema, aumentar la conciencia de otros factores que influyen en los procesos o resultados y comprender el impacto de una intervención.
Las pruebas continuas a lo largo del tiempo ayudan a revelar una mayor cantidad de variables que pueden tener un efecto en los resultados. Deming, en La nueva economía , analiza el diseño de la puerta de un automóvil: es necesario perfeccionar el peso de la puerta, pero debe estar expuesta a días de viento, días de lluvia y desgaste antes de saber si es la adecuada.
Documentar sus procesos y hallazgos
Como ocurre con todos los métodos científicos, la documentación de cada etapa del ciclo PDSA es importante para respaldar la calidad científica, el aprendizaje y la reflexión locales y para garantizar que el conocimiento se capture para respaldar la memoria organizacional y la transferibilidad del aprendizaje a otros entornos. .
orden alfabético en palabra
Si el enfoque de Deming consiste en construir una teoría total de su negocio desde la cual operar, entonces no tiene sentido no documentar sus actividades. Cada hallazgo es un dato, no sólo si el experimento funcionó o no. Sin todos los datos, la teoría que impulsa su negocio no será la mejor posible.
¡No se limite a optimizar un proceso, mejórelo!
( Fuente )
El enfoque de Deming parece querer que nos quitemos las anteojeras.
Deje de mirar de cerca solo pequeños ajustes para eliminar ineficiencias en los procesos y comience a pensar en grande sobre cómo se pueden mejorar sus procesos para aumentar la calidad, sea cual sea la capacidad que exista.
Para ayudarle con esto y definir el proceso que desea optimizar, mida su rendimiento actual, analice cómo se puede optimizar, decida cómo mejorarlo, implemente el nuevo proceso y cree un plan para medirlo y revisarlo nuevamente en En el futuro, siéntase libre de utilizar este proceso para optimizar un proceso:
Haga clic aquí para acceder al Proceso de Optimización de un Proceso
Mencioné Process Street varias veces durante esta publicación y le proporcioné cinco excelentes plantillas de métodos de mejora de Process Street que puede llevarse y usar a su gusto, pero quizás se esté preguntando. ¿Quién es exactamente Process Street? ?
¿Quién es Process Street?
La calle del proceso es listas de verificación superpoderosas . Es un software de gestión de procesos de negocio (BPM) de última generación que se especializa en hacer que el trabajo recurrente sea divertido, rápido e impecable para equipos de todo el mundo.
Eche un vistazo a este vídeo introductorio o lea este artículo de ayuda para saber un poco más sobre quién es Process Street:
Como puedes ver, con Process Street puedes crear un proceso para cualquier cosa; desde incorporar a un nuevo empleado hasta escribir su lista de tareas diarias.
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Entonces, para concluir esta publicación; Según Deming, deberíamos utilizar los mismos niveles de rigor científico que esperaríamos de los mejores investigadores. Deberíamos construir una gran teoría de la calidad dentro de nuestro propio negocio y adaptar cada proceso para que cumpla su parte en la satisfacción de esas necesidades.
Deming es uno de los abuelos de la gestión de procesos y la mejora de la calidad pero, como muestra el estudio de BMJ, hoy más que nunca necesitamos reeducarnos sobre sus ideas.
¿Ha utilizado PDSA en su negocio? ¿Has leído La Nueva Economía? ¡Déjame saber tus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación!
