Si tiene dificultades para crear una plantilla de documentación de procesos que sea tan efectiva como fácil de usar, ¡no busque más!
En esta publicación, lo guiaré a través de todos los pasos que necesitará para diseñar una plantilla de documentación de procesos.
Incluso te proporcionaré las mejores herramientas para el trabajo.
¿Estás listo?
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Las mejores plantillas de documentación de procesos
A continuación encontrará 3 plantillas de documentación de procesos para comenzar:
Plantilla de documentación del proceso
Esta plantilla de documentación de procesos generales es una herramienta valiosa que puede utilizar para crear documentación clara y concisa de sus procesos.
La plantilla ayuda a identificar los límites, los pasos y el alcance del proceso, lo que le permite definir los procesos de forma eficaz.
Con la ayuda de representaciones visuales como mapas de procesos y diagramas de flujo, resulta más fácil comprender la secuencia de las tareas del proceso y las entradas y salidas asociadas con ellas.
Lista de verificación de documentación de recursos humanos
Este flujo de trabajo de documentación garantiza el cumplimiento y la gestión eficiente de procesos cruciales de recursos humanos.
Ofrece un enfoque integral y sistemático para documentar y organizar documentos esenciales de recursos humanos, facilitando a los profesionales de recursos humanos el acceso y el mantenimiento de la información necesaria.
Con esta plantilla, los equipos de recursos humanos pueden delinear y monitorear procesos clave de recursos humanos, como el reclutamiento y la incorporación, evaluaciones del desempeño de los empleados, actualizaciones de políticas y mantenimiento de registros.
Al documentar estos procesos, las organizaciones pueden garantizar la coherencia y la transparencia, reduciendo el riesgo de errores o supervisión.
La lista de verificación incluye secciones específicas para cada proceso de recursos humanos, lo que proporciona un formato estructurado para registrar detalles importantes.
Solicita a los usuarios que incluyan información crucial como la fecha, la persona responsable y los archivos adjuntos o documentos de respaldo necesarios.
Con este nivel de detalle, los profesionales de RRHH pueden mantener registros precisos y actualizados, lo que puede ser esencial para el cumplimiento legal, las auditorías y la gestión general de RRHH.
Lista de verificación de documentación de gestión de proyectos
Esta plantilla proporciona una lista completa de documentos cruciales que deben crearse y mantenerse durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Con esta lista de verificación, los gerentes de proyecto pueden asegurarse de que todos los documentos necesarios del proyecto estén contabilizados y organizados adecuadamente.
Incluye secciones para el inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control del proyecto, y cierre del proyecto. Cada sección contiene una sublista de documentos específicos que deben crearse y administrarse durante esa fase del proyecto.
La lista de verificación también proporciona descripciones y explicaciones para cada documento, lo que facilita a los gerentes de proyectos comprender su propósito e importancia.
Esto puede resultar especialmente útil para quienes son nuevos en la gestión de proyectos o para equipos que desean mejorar sus prácticas de documentación.
¿Qué es una plantilla de documentación de proceso?
Una plantilla de documentación de procesos es una guía prediseñadas para crear un documento detallado que describe los pasos del proceso involucrados en un proceso en particular.
Las plantillas de documentación de procesos suelen proporcionar un formato coherente para capturar y presentar información sobre un proceso.
Se pueden utilizar para crear varios tipos de documentación de procesos, como por ejemplo:
- Procedimientos operativos estándar (SOP)
- Instrucciones de trabajo
- Mapas de procesos
- Diagramas de flujo
- Listas de verificación
El uso de una plantilla de documentación de procesos le permitirá asegurarse de que no se pasen por alto detalles importantes y que el documento sea fácilmente comprensible para todo el equipo.
También puede mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos al proporcionar un método estandarizado para documentar, analizar y mejorar los procesos.
¿Por qué necesita una plantilla de documentación de proceso?
Hay varias razones por las que necesitas un documentación del proceso plantilla. En pocas palabras, ellos:
- Proporcionar un formato coherente para documentar procesos
- Facilita que su equipo comprenda la información presentada.
- Ahorre tiempo y esfuerzo proporcionando una estructura que le permita centrarse en el proceso.
- Conviértete en una gran herramienta de comunicación para transmitir información importante sobre los procesos.
- Ser utilizado para nuevos empleados y para impartir capacitación de actualización al personal existente.
- Ayuda a identificar áreas de mejora en un proceso.
En otras palabras, una plantilla de documentación de procesos le hará la vida más fácil y su trabajo más estructurado.
Ejemplos de plantillas de documentación de procesos
Hay varias plantillas tipos disponibles para crear documentos de procesos de negocio. Es posible que deba elegir varios para obtener mejores resultados. Pero en última instancia, esto dependerá de su negocio y de su tamaño.
Aquí hay unos ejemplos:
Plantilla de procedimiento operativo estándar (POE)
Esta plantilla es ampliamente utilizada por las empresas para crear documentos de proceso y procesos comerciales.
Normalmente incluye secciones para:
- Entradas de proceso
- Salidas del proceso
- Responsabilidades
- Trámites
- Referencias
Plantilla de diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso o flujo de trabajo.
Muestra los pasos a seguir, los puntos de decisión y el flujo de información. Puede utilizar una plantilla de diagrama de flujo para crear una representación visual de un proceso.
Plantilla de lista de verificación
Una lista de verificación es una herramienta sencilla que se utiliza para garantizar que se sigan todos los pasos necesarios en un proceso.
Puede crear una lista de tareas, pasos o requisitos que deben completarse.
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Plantilla de diagrama de carril
Este tipo de diagrama de flujo muestra las interacciones entre diferentes equipos o individuos involucrados en un proceso.
Visualiza los traspasos, responsabilidades y canales de comunicación entre las diferentes partes interesadas.
Plantilla de mapeo de procesos
Un mapa de procesos muestra el flujo de información y actividades. Úselo para identificar áreas de mejora, cuellos de botella e ineficiencias en un proceso.
Pasos para crear una plantilla de documentación de procesos comerciales
Debido a que cada negocio es único y opera de diferentes maneras, no existe una forma única de crear una plantilla de documentación de procesos.
Paso 1: determinar el propósito
Primero, identifique el propósito de la plantilla.
Las sesiones de lluvia de ideas son útiles aquí para determinar qué tipo de documentos de proceso necesita crear y qué información debe incluir.
Por ejemplo, si está creando una plantilla de SOP, es posible que deba incluir secciones para:
- Objetivo
- Alcance
- Responsabilidades
- Trámites
Paso 2: Definir la estructura
Una vez que haya identificado el propósito, defina la estructura de la plantilla.
Esto puede implicar delinear las diferentes secciones y subsecciones, determinar el orden en que aparecerán y decidir el nivel de detalle requerido para cada sección.
Paso 3: Diseña la plantilla
A continuación, diseñe la plantilla.
Puede utilizar Microsoft Word o Google Docs, o una herramienta de documentación de procesos especializada. Utilice fuentes, colores y formato para que la plantilla sea fácil de leer y visualmente atractiva.
Paso 4: incluir marcadores de posición
Incluya marcadores de posición para cualquier información que sea específica del proceso que se está documentando.
Por ejemplo, si está creando una plantilla de SOP, es posible que deba incluir marcadores de posición para el nombre del proceso, la persona responsable y los pasos involucrados.
Paso 5: prueba la plantilla
Una vez que se haya diseñado la plantilla, pruébela para asegurarse de que sea funcional y fácil de usar.
Considere la posibilidad de que alguien que no esté familiarizado con la documentación del proceso revise la plantilla y proporcione comentarios.
Paso 6: revisar la plantilla
Según los comentarios que reciba, revise la plantilla según sea necesario para mejorar su usabilidad y eficacia.
Paso 7: Distribuya la plantilla
Finalmente, distribuya la plantilla a quienes la utilizarán para documentar procesos. Proporcione capacitación o soporte según sea necesario para garantizar que la plantilla se utilice correctamente.
Software de plantilla de documentación de procesos
Calle del proceso
Process Street, una plataforma robusta y multipropósito, es un software de gestión de procesos que le permite crear, rastrear y gestionar procesos.
Esta herramienta basada en la nube ofrece una amplia gama de plantillas y funciones, incluidas listas de verificación, flujos de trabajo e integraciones con otro software.
Microsoft Word
El conocido y amado. Microsoft Word es un software de procesamiento de textos que puede utilizar para crear plantillas de documentación de procesos.
MS Word le ofrece una variedad de opciones de formato y es accesible para la mayoría de los usuarios.
cómo hacer una marca de verificación en Word
Documentos de Google
No subestimes a los viejos Documentos de Google !
Aunque es gratuito, incluye varias funciones útiles, como la colaboración entre múltiples usuarios en tiempo real.
Ofrece muchas de las mismas funciones que Microsoft Word y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
¡Las plantillas de documentación de procesos son imprescindibles!
A estas alturas, probablemente comprenda bien las plantillas de documentación de procesos y por qué las necesita.
Pero, repito, una plantilla de documentación de procesos es esencial para cualquier negocio. Actuará como una guía para su equipo y hará que sea muy fácil maximizar la eficiencia en toda su empresa.
¡Solo recuerde elegir sabiamente su software de gestión de procesos!
