Cuando comencé a trabajar en el mundo corporativo, noté que había un término que se usaba mucho: operaciones comerciales .
¿Qué diablos es BizOps? ¿Y por qué hay todo un departamento para ello? ¿¿Qué hacen??
Era un misterio que eventualmente tuve que mirar hacia arriba para no parecer tan ignorante como lo era ante mis colegas.
Para aquellos de ustedes que están pasando por la misma lucha, BizOps es la abreviatura de operaciones comerciales y son increíblemente importantes para una empresa.
Déjame guiarte a través de ello.
¿Qué son las operaciones comerciales?
Las operaciones comerciales tienen un alcance bastante amplio. Básicamente, involucra todas las partes de un negocio que lo mantienen en funcionamiento y generando ganancias.
Son esas tareas diarias las que mantienen todo funcionando sin problemas. No existe un enfoque único para las operaciones comerciales porque cada empresa es diferente.
Se verá totalmente diferente entre un compañía financiera y una empresa manufacturera, por ejemplo. Incluso se verá diferente entre los minoristas, ya sean físicos o en línea.
Pero no te preocupes. Los conceptos básicos de las operaciones comerciales son universales, así que hablemos de ellos.
Elementos de las operaciones comerciales.
Hay cuatro elementos que componen las operaciones comerciales que no cambian de una industria a otra. son simplemente adaptados a su manera .
Ubicación
Todas las nuevas empresas deben elegir una ubicación donde operarán. Ya sea un lugar remoto, un rascacielos en el centro de la ciudad o una planta de fabricación rural, la importancia de la decisión sigue siendo la misma.
Y esa decisión, lo creas o no, es parte de las operaciones comerciales. Afecta a todo, desde:
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- El grupo de clientes disponibles.
- Almacenamiento físico
- Diseño de la empresa
- Estacionamiento para empleados
Es esencialmente el componente más básico de sus operaciones comerciales.
¿Cómo espera que las operaciones funcionen sin problemas si tiene cientos de empleados buscando estacionamiento todos los días? ¿O no hay suficiente espacio para almacenar documentos y productos?
Simplemente no lo harán.
Tecnología
La tecnología es una parte enorme de las operaciones comerciales. E incluye todo, desde equipos de fábrica hasta software de seguimiento de inventario. Literalmente, cualquier tecnología que utilice para administrar su empresa es parte de las operaciones comerciales.
Es importante comprender qué tecnología es importante para optimizar las operaciones y mantenerse actualizado sobre todos los avances tecnológicos. De esa manera, siempre podrás seguir siendo competitivo.
Empleados
No eres nada sin tus empleados. La piedra angular de cualquier negocio es determinar qué empleados necesita, cuántos y si deben ser a tiempo completo, a tiempo parcial o contratados.
La clave para unas buenas operaciones comerciales es crear una reserva de talento bien equilibrada. Debe encontrar el punto óptimo de tener suficientes empleados para mantener las operaciones funcionando sin problemas sin contratarlos ni trabajarlos demasiado.
No es fácil, pero realmente puede cambiar las reglas del juego para las empresas.
Procesos
Por último, pero no menos importante, los procesos. Teniendo en cuenta que la empresa para la que trabajo se llama Process Street, es seguro decir que ésta es una de mis favoritas.
Sus procesos son las tareas recurrentes que mantienen a flote las empresas. Estas son cosas como:
- Incorporación de empleados
- Facturación
- Investigación de mercado
- Reclutamiento
- Presentar quejas de clientes
- Fabricar un producto
Te dan la imagen. Estos procesos cotidianos más pequeños son esenciales para administrar un negocio exitoso, pero sólo si se realizan bien.
Se podría argumentar que este es el aspecto más importante de las operaciones comerciales porque es lo que mantiene las cosas en movimiento. Si ha tenido dificultades para mejorar sus operaciones comerciales, es aconsejable comenzar examinando sus procesos para encontrar ineficiencias.
Ejemplos de operaciones comerciales
Los elementos de las operaciones comerciales son buenos y todo, pero ¿cómo se ve realmente en la práctica? Aquí hay unos ejemplos:
Recursos humanos
RRHH está a cargo de todas las operaciones relacionadas con el ciclo de vida de los empleados, incluyendo:
- Reclutamiento
- Inducción
- Gestión del rendimiento
- Offboarding
Y todo lo demás.
Si el equipo de RR.HH. no puede optimizar estas operaciones, puede tener consecuencias importantes para el grupo de talentos de una empresa. Una buena incorporación tiene el potencial de aumentar la retención de empleados al hasta un 82%. ¡Eso es importante!
Para optimizar las operaciones de recursos humanos, las tareas diarias pueden incluir cosas como buscar formas de mejorar la satisfacción de los empleados y crear nuevos procesos de incorporación. Aunque diferentes, ambos son importantes para las operaciones comerciales.
Marketing
No se puede vender algo sin marketing, ¿verdad? Todos los procesos recurrentes que tiene su equipo de marketing para hacer correr la voz sobre su producto o servicio se incluyen en el ámbito de las operaciones comerciales.
Pero no me refiero sólo a las llamativas campañas que realizan o a las publicaciones optimizadas para SEO que escriben. También me refiero a las partes de backend del marketing. Porque un proceso bien establecido para aprobar materiales de marketing es tan importante como los materiales mismos. Las operaciones funcionan mejor cuando hay aprobaciones y, por tanto, responsabilidad.
Los especialistas en marketing también son responsables de recopilar información de mercado bien investigada, una tarea diaria que puede marcar una gran diferencia en las ganancias de una empresa. Entonces, si no se hace bien, puede costar más de lo que vale.
Ventas
Las operaciones comerciales en ventas consisten en asegurarse de que el equipo de ventas tenga la máxima cantidad de tiempo en el día para intentar realizar una venta.
Si los representantes de ventas tienen que dedicar demasiado tiempo a registrar información o idear estrategias de ventas, entonces es un ejemplo de operaciones comerciales deficientes.
Pero asegurarse de que todos los procesos que se desarrollan detrás de escena de las reuniones de ventas y las llamadas en frío se ejecuten sin problemas significa que sus representantes pueden pasar el mayor tiempo posible con un cliente para establecer relaciones y cerrar una venta. Eso, a su vez, aumenta las ganancias y es un ejemplo de buenas operaciones comerciales.
Para lograrlo, es posible que desee considerar cosas como flujos de trabajo automatizados para ahorrar tiempo a su equipo de ventas. Esto se relaciona con el uso de la tecnología para mejorar sus operaciones comerciales.
Finanzas
Esto cubre todo lo que tiene que ver con las finanzas de una empresa, junto con la toma de decisiones financieras.
Este es probablemente el más delicado de todos porque un error garrafal podría arruinar un negocio para siempre. Para estas operaciones comerciales, no se trata de operar de manera eficiente, sino de operar correctamente.
Como tal, sus tareas diarias incluyen cosas como:
- Creando estrategias de inversión
- Gestionar transacciones
- haciendo nómina
- Hacer informes financieros
- Revisión de cuentas
Al igual que el marketing, todos los procesos enumerados anteriormente deben venir con un subproceso que apruebe cada uno de ellos para evitar errores. Sin él, es sólo cuestión de tiempo antes de que alguien cometa un error que le cueste a la empresa mucho tiempo y dinero.
Producto
De nuestros cinco ejemplos, este es el más amplio porque cubre todo, desde la fabricación de un producto real hasta el equipo del producto.
El objetivo de las operaciones en relación con el producto es asegurarse de que el equipo del producto tenga toda la información que necesita (presupuesto, informes, etc.) para proponer mejoras al producto basadas en los comentarios de los clientes. A su vez, el equipo de producto expone estos cambios al equipo encargado de fabricar el producto.
Para lograr esto, se deben establecer procesos recurrentes para garantizar que el equipo de producto siempre reciba nueva información de otros equipos cuando surja. Sin eso, el equipo de producto no puede hacer su trabajo correctamente. Y si ese es el caso, el producto no puede mejorar, lo que puede perjudicar las ventas.
Mejores prácticas de operaciones comerciales
Si aún no está claro, las operaciones comerciales están todas interconectadas. Si un departamento falla en sus operaciones, puede tener un efecto dominó en otros departamentos. Es por eso que necesita adoptar las mejores prácticas para las operaciones comerciales en todos los ámbitos, para que su organización pueda funcionar como una máquina bien engrasada.
Agilizar procesos
Las operaciones no son nada sin procesos. Los procesos son los componentes básicos que conforman las buenas operaciones. Si agilizas tus procesos, automáticamente agilizas tus operaciones.
Hay varias cosas que puedes hacer para que esto suceda.
- Buscar ineficiencias en los procesos actuales.
- Analizar resultados
- Automatiza tareas recurrentes
- Obtenga comentarios de los empleados
- Hacer ajustes
Automatizar tareas recurrentes es importante porque evita que su equipo realice trabajos menores que requieren mucho tiempo. Tiempo que podrían dedicar a tareas de mayor valor.
El uso de software de procesos de negocios es una excelente manera de automatizar esas tareas y disminuir las ineficiencias generales en los procesos. Si bien la mayoría cuesta dinero, es una inversión que vale la pena porque, en última instancia, le ahorra más dinero del que gasta al mejorar sus operaciones generales.
Medida de rendimiento
Establezca objetivos realistas y mensurables para su negocio. Al hacer esto, podrá analizar más fácilmente el rendimiento. También le permitirá identificar las áreas específicas que necesitan mejorar. ¿Qué departamentos están desacelerando las operaciones y por qué?
Estos objetivos deben ser específicos. Si su objetivo es obtener más ganancias en el próximo trimestre, no podrá medir mucho a partir de eso. Pero si su objetivo es aumentar las ganancias en un 10%, entonces puede compartir esa cifra con sus empleados y ellos sabrán hacia qué trabajar.
Si no cumples ese objetivo, puedes ir a cada departamento y hablar con ellos sobre sus operaciones para resolver el problema.
Ver tendencias
Una de las peores cosas que puede hacer es estancarse en sus operaciones. Toda esa actitud de 'si no está roto, no lo arregles'. Quizás se aplique a determinadas situaciones, pero no a operaciones comerciales.
Las tendencias pueden incluir cambios en el mercado y la industria, nuevas tecnologías, nuevas leyes y cambios en la economía. Para seguir siendo competitivo, debe estar al tanto de ellos y estar abierto a realizar cambios.
Lo llamamos la política de mejora continua. Nunca te conformes y pienses que lo que estás haciendo es lo suficientemente bueno. Siempre hay mejoras que se podrían hacer. Observe las nuevas tendencias y escuche los comentarios de sus clientes y empleados para asegurarse de no convertirse en el próximo. K-Mart .
Utilice datos para tomar decisiones.
Por último, es necesario confiar en los datos y utilizarlos para tomar decisiones. Por mucho que queramos tomar decisiones basadas en nuestros sentimientos o resultados pasados, no siempre son los mejores indicadores de hacia dónde debemos ir.
La mayoría del software de gestión de procesos de negocio viene con una función de análisis e informes que le permite observar las métricas de todos los procesos utilizados. Es un excelente punto de partida a la hora de buscar datos.
Aquí es también donde las tendencias vuelven a entrar en juego. Observar aspectos como la inflación, las nuevas políticas locales y las encuestas de la industria puede indicarle qué ajustes necesita hacer para mejorar las operaciones.
¡Combina los dos conjuntos de datos y serás imparable!
Una última cosa
Debido a que operaciones comerciales es un término tan amplio, puede resultar difícil saber por dónde empezar si está interesado en mejorarlo.
No te preocupes, haz todo paso a paso. Simplemente puede comenzar anotando todos los diferentes procesos utilizados en cada departamento. Desde allí, se dirige a los jefes de departamento y se obtiene información sobre cómo se ejecutan los procesos actualmente.
Después de eso, debería empezar a quedar claro qué áreas necesita mejorar para tener las operaciones comerciales más optimizadas. No te dejes intimidar. ¡Puedes hacerlo!
