Descripción general de los enlaces de SharePoint
compartirpunto es una plataforma increíble para el trabajo. Tiene una característica especial: Enlaces ! Con estos, los usuarios pueden acceder rápidamente a sus archivos y páginas.
Puede crear un enlace con el tipo de contenido 'Enlace al documento'. O puede crear un acceso directo para documentos y usarlo como enlace. También puede intentar personalizar los hipervínculos de SharePoint para que sean fáciles de usar con títulos. O utilice tipos de campos de URL para agregar hipervínculos mientras edita en listas o bibliotecas. Además, puede desactivar que los hipervínculos se compartan fuera de la organización. con la siguiente URL configurada.
Al crear enlaces, aquí hay algunos detalles para recordar:
- Verifique los permisos en carpetas y páginas.
- Ten cuidado al compartir información sensible a través de enlace.
- Pregúntele a TI o a expertos si no está seguro de vincular algo.
Siga estos consejos y cree enlaces en SharePoint con facilidad. Pruebe siempre sus enlaces después de su creación. ¡Diviértete enlazando!
Crear un enlace de SharePoint
Para crear un enlace de SharePoint, debe acceder al sitio de SharePoint y seleccionar el documento o elemento que desea compartir. Luego, simplemente haga clic en Copiar enlace para generar un enlace para compartir. Esta sección sobre la creación de un vínculo de SharePoint cubrirá cómo hacer estas cosas y más para ayudarlo a compartir de manera efectiva documentos e información importantes con su equipo.
Accediendo al sitio de SharePoint
- Abre un navegador web
- Navegar a Página de inicio de sesión de Office 365
- Escribe tu correo electrónico y contraseña
- Localice el Aplicación SharePoint en el panel/página de inicio, haga clic para iniciar.
- En la página de inicio, familiarícese con el interfaz de usuario y opciones de colaboración .
- Si eres nuevo, tómate un tiempo para explorar y comprender cómo funciona .
Crear enlaces en SharePoint También es fácil: localice el documento/archivo que desea compartir, haga clic en 'Copiar enlace' en el menú contextual o en 'Obtener un enlace'.
Seleccione uno de cuatro Enlaces disponibles según el nivel de permiso de acceso (Ver/Editar), opciones de seguridad (Cualquiera/Personas específicas) y fecha de vencimiento. .
Permitir notificaciones para mantener a los usuarios informados sobre los cambios realizados en archivos/documentos. Con solo unos pocos clics, su equipo puede colaborar sin problemas y sin problemas de control de versiones.
Acceder a SharePoint no tiene por qué ser complicado, simplemente siga los pasos de esta guía y utilice sus funciones al máximo. ¡Elegir nunca fue tan fácil!
Seleccionar el documento o artículo
Al seleccionar un documento o elemento para vincularlo a SharePoint, las consideraciones clave son relevancia, propósito y accesibilidad . Identifique palabras clave, conceptos y el objetivo general para tomar una decisión informada. Esto agregará valor a su contenido y mejorará la experiencia de los lectores.
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Opte por un formato más básico como PDF o Word en lugar de complejas hojas de cálculo interactivas. Usar metadatos o etiquetas personalizados para organizar y categorizar contenidos. Cree documentos relacionados para proporcionar contexto e información general. Una selección cuidadosa hace que los enlaces de SharePoint eficaz y fácil de usar .
Al hacer clic en Copiar enlace
¿Necesita compartir un archivo de SharePoint? Haciendo clic Copiar link es una manera fácil de darle acceso a alguien. Así es cómo:
- Vaya al archivo en SharePoint.
- Haga clic en los puntos suspensivos (…) junto al nombre del archivo.
- Seleccionar Copiar link desde el menú desplegable.
De esta forma podrás copiar el enlace y dárselo a quien lo necesite. Sólo recuerde: cualquiera que tenga el enlace puede ver o editar el archivo (según el nivel de permiso). Por lo tanto, sólo déjelo tener a personas autorizadas.
Hecho de la diversión: Copiar enlace se introdujo por primera vez en SharePoint 2016. Es una característica tan pequeña, pero ha hecho que compartir archivos sea mucho más fácil para personas de todo el mundo. Compartir es cuidar: a menos que sea un enlace de SharePoint, ¡debe permanecer seguro!
Compartir el enlace de SharePoint
Para compartir su enlace de SharePoint de manera efectiva, debe considerar dos cosas: los permisos apropiados y el método para compartirlo. Para hacer esto de manera efectiva, verifique los permisos necesarios que desea otorgar a su colega. Luego, puede compartir el enlace por correo electrónico o mensaje de texto.
Elegir los permisos adecuados
Los permisos correctos son esenciales al compartir un enlace de SharePoint. Ellos deciden quién puede acceder y modificar el contenido. Asegúrese de otorgar los permisos adecuados para evitar cualquier acceso no autorizado.
Saber el Tres tipos de permisos en SharePoint: niveles de permiso, permisos de grupo y permisos de usuario. .
- Niveles de permiso son conjuntos de permisos que especifican acciones como leer, escribir o eliminar.
- Permisos de grupo se dan a un grupo de personas con necesidades de acceso similares.
- Permisos de usuario se entregan a usuarios individuales.
Asignar permisos correctamente garantizará la privacidad de su equipo y, al mismo tiempo, garantizará el éxito. Considere otorgar permiso limitado o restringido a colaboradores externos que no requieran acceso completo.
objetivo tecnológico dice, Los permisos se basan en la membresía del director en un grupo de seguridad. . Es esencial categorizar y administrar la membresía de los usuarios en grupos de seguridad para facilitar el seguimiento y la auditoría.
Los enlaces de SharePoint facilitan el intercambio. Pero sin la debida atención a los permisos, se pueden producir filtraciones de datos con graves consecuencias. Elija el correcto, considerando las necesidades de su proyecto.
Envío del enlace por correo electrónico o mensaje de texto
¡Comparta el enlace de SharePoint con sus compañeros de trabajo por correo electrónico o mensaje de texto! Simplemente cópielo desde SharePoint y péguelo en el mensaje. Agregue un mensaje para dar contexto sobre el enlace.
Compruebe si todos tienen acceso o si es necesario que se les conceda acceso antes de compartir .
La seguridad es fundamental cuando la información del sitio de SharePoint es sensible o confidencial . Proteger con contraseña el enlace o utilizar un servicio de mensajería cifrada.
Consejo profesional: Utilice texto de hipervínculo personalizado en lugar de una URL larga al enviar un vínculo de SharePoint por correo electrónico. Es más claro y más fácil para los destinatarios entender en qué están haciendo clic.
Editar o eliminar un vínculo de SharePoint
Para editar o eliminar un enlace de SharePoint, acceda a la opción Administrar enlaces. Esto le brindará la posibilidad de actualizar o eliminar el enlace según sea necesario. Si sabe cómo realizar estas sencillas tareas, podrá mantener sus vínculos de SharePoint organizados y actualizados con sólo unos pocos clics.
Accediendo a la opción Administrar enlaces
Acceda a la opción Administrar enlaces para administrar enlaces de SharePoint . Sigue estos pasos:
- Navegue a la página con el enlace.
- Coloca el cursor y haz clic en los tres puntos que aparecen.
- Luego elija Editar enlace o Eliminar enlace
Recuerde, solo los usuarios con los permisos adecuados pueden modificar o eliminar enlaces de SharePoint por razones de seguridad. .
¡SharePoint 2010 es donde empezó todo! La función Administrar enlaces se creó para facilitar el mantenimiento del sitio web para todos. Es imprescindible para actualizar y mantener el contenido actualizado. Actualizar o eliminar su enlace de SharePoint ahora es fácil y sin estrés !
Actualizar o eliminar el enlace
¿Actualizar o eliminar un enlace de SharePoint? ¡Súper sencillo! Solo sigue estos 6 pasos :
- Inicie sesión en su sitio y navegue hasta la página.
- Pase el cursor sobre el enlace para abrir el icono de edición.
- Actualice la URL o la descripción, o seleccione 'Eliminar enlace' para eliminarlo.
- Haga clic en 'Aceptar' para guardar o 'Cancelar' para cancelar.
- Actualice la página para confirmar que el enlace se haya actualizado o eliminado.
- Repita lo mismo para otros enlaces que necesiten actualización/eliminación.
Es importante recordar que eliminar un enlace no eliminará ningún archivo/documento conectado; tomar medidas adicionales según sea necesario.
Además, SharePoint ofrece seguimiento del historial de versiones para cada enlace para que los usuarios puedan volver a versiones específicas según sea necesario.
SharePoint apareció por primera vez en 2001 como parte de Microsoft Office, pero ahora es un producto independiente utilizado por organizaciones de todo el mundo. ¡Organiza tus enlaces de SharePoint de forma ordenada con etiquetas y sin cabos sueltos!
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Mejores prácticas para enlaces de SharePoint
Para garantizar el éxito de sus enlaces de SharePoint, utilice estas prácticas recomendadas. Utilizando nombres de enlaces descriptivos, revisando y eliminando enlaces periódicamente y manteniendo los permisos adecuados, puede optimizar la funcionalidad de sus enlaces.
Uso de nombres de enlaces descriptivos
Para una comunicación efectiva en SharePoint, Los nombres de enlaces descriptivos son imprescindibles. . Evite frases como haga clic aquí y utilice etiquetas que describan claramente el contenido de la página. Los nombres de enlaces descriptivos ayudan a los usuarios a navegar por su sitio fácilmente y facilitar que los motores de búsqueda lean su contenido.
Al escribir nombres de enlaces, céntrese en el contenido de la página. En lugar de Haga clic aquí para conocer nuestros servicios , usar Explore nuestra lista completa de servicios . Mantenga las etiquetas breves, fáciles de usar y sin jerga.
Asegúrese de que los nombres de sus enlaces reflejen con precisión el contenido vinculado . Si los usuarios hacen clic en un enlace con información incorrecta, esto afecta su experiencia en su sitio. Antes de publicar cualquier enlace, verifique que la etiqueta refleje el contenido de la página.
Los nombres de enlaces descriptivos en SharePoint mejoran la experiencia del usuario y benefician al SEO. Mantenga las etiquetas precisas, concisas y centradas en el contenido de la página. . De esta manera, creará una plataforma de fácil navegación para los visitantes.
Revisar y eliminar enlaces periódicamente
Eliminar periódicamente enlaces innecesarios es esencial para mantener su sitio de SharePoint en buen estado. Esto es lo que debe tener en cuenta al revisar y eliminar enlaces:
- Vea si el enlace sigue siendo relevante y si alguien de su equipo lo está usando.
- Descubra si el enlace le lleva a una página rota o desactualizada y si hay una fuente mejor.
- Revise los enlaces creados para cosas temporales, como registro de eventos y ofertas vencidas.
- Deshágase de enlaces duplicados que conducen al mismo contenido; pueden confundir a los usuarios y hacer que su sitio parezca desordenado.
- Crea categorías para tus enlaces. Guarde los que no utilice con frecuencia en una carpeta de archivo.
- Utilice herramientas de seguimiento de enlaces para controlar a qué enlaces acceden más los usuarios de su sitio.
Recuerde, no es necesario eliminar todos los enlaces, solo aquellos que no son útiles o necesarios. Limpiar su sitio de SharePoint mejorará la eficiencia y la experiencia del usuario.
Consejo profesional: Asigne un propietario del sitio para supervisar cualquier cambio o mantenimiento realizado en los enlaces de SharePoint. De esta manera no se olvida nada y todo queda organizado.
Y recuerde: darle a todos acceso a todo lo que hay en SharePoint es como permitir que todo su vecindario hurgue en su cajón de ropa interior.
Mantener los permisos adecuados
Es clave garantizar que los usuarios solo tengan acceso a la información requerida: configurar grupos y asignar permisos según roles. Revise y actualice periódicamente estos permisos a medida que los empleados van y vienen o cambian los roles. Considere herramientas de gestión automática de permisos para reducir las actualizaciones manuales.
Un ejemplo clásico de permisos inadecuados ocurrió en 2014, cuando un contratista del Departamento de Defensa de EE. UU. filtró documentos clasificados a través de un sitio SharePoint no seguro.
Mantener los permisos adecuados es esencial para la seguridad de los datos de SharePoint. Recuerda revisar y actualizar frecuentemente y utilice herramientas automáticas para mantener su empresa a salvo de filtraciones o infracciones.
Conclusión y resumen de pasos
¡SharePoint es una gran herramienta para las empresas! Con sólo unos pocos clics, puede crear fácilmente un vínculo de SharePoint. Aquí hay un recordatorio de cómo hacerlo:
- Vaya a su sitio de SharePoint.
- Elija el archivo o carpeta que desea compartir.
- Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha.
- Copie el enlace y compártalo con colegas o compañeros de equipo por correo electrónico o aplicaciones de mensajería.
No lo olvide: puede personalizar los permisos para archivos y carpetas individuales. Pero es mejor utilizar las mejores prácticas de seguridad.
Recuerde que tomar las medidas de control de acceso adecuadas puede ayudar a proteger sus datos. Antes de compartir los enlaces, evalúe y analice los requisitos de acceso.
La creación de enlaces de SharePoint ayuda a la comunicación en una organización. Esto aumentará la productividad y la eficiencia. No permita que el miedo a perderse algo le impida utilizar esta herramienta. Comience a crear esos vínculos y ayude a mejorar la colaboración entre equipos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de gestión de documentos y colaboración basada en web desarrollada por Microsoft. Permite a los usuarios crear y administrar sitios, documentos, bibliotecas, listas y más.
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2. ¿Cómo creo un enlace de SharePoint?
Para crear un enlace de SharePoint, vaya al documento o archivo al que desea vincular, haga clic en los puntos suspensivos (…) en la esquina superior derecha y seleccione Copiar enlace en el menú desplegable. Luego puedes pegar el enlace donde quieras.
3. ¿Puedo personalizar el enlace de SharePoint?
Sí, puede personalizar el enlace de SharePoint haciendo clic en el botón Configuración junto al enlace que copió y seleccionando Configuración en el menú desplegable. Desde allí, puede optar por permitir la edición, establecer fechas de vencimiento y más.
4. ¿Cómo comparto un enlace de SharePoint?
Para compartir un enlace de SharePoint, simplemente copie el enlace como se describe arriba y envíelo a la persona o personas con las que desea compartirlo. También puede compartir el enlace por correo electrónico, Microsoft Teams u otras herramientas de colaboración.
5. ¿Es posible revocar un enlace de SharePoint?
Sí, puede revocar un vínculo de SharePoint yendo al menú Configuración del vínculo y seleccionando Cambiar permisos de vínculo. Desde allí, puedes eliminar el acceso a personas o grupos específicos, o incluso cambiar el enlace para que ya no sea accesible.
6. ¿Cómo administro los enlaces de SharePoint?
Puede administrar enlaces de SharePoint yendo a la sección Enlaces de su sitio de SharePoint. Desde allí, puedes ver todos los enlaces que has creado, editar su configuración e incluso eliminarlos si es necesario.
