Descripción general de las listas de SharePoint
Las listas de SharePoint son excelentes para los equipos. Ofrecen una forma sencilla de almacenar y realizar un seguimiento de la información, lo que facilita la colaboración. Aquí hay cuatro puntos principales:
- Los datos se almacenan en el sitio del equipo.
- Rastrear y encontrar datos es simple.
- Los usuarios pueden personalizar las columnas.
- Microsoft Flow puede automatizar procesos.
Los usuarios también pueden controlar cómo se muestran los datos. Esto incluye ordenar, filtrar y agrupar. Esto ayuda a presentar los datos de forma comprensible, lo cual es esencial cuando se trata de grandes cantidades de información.
Maximice las funciones de la lista de SharePoint practicando la personalización. Cree vistas personalizadas y utilice el modo de edición rápida. El primero permite tamaños más grandes, reordenamiento de columnas, subtotales, etc. El segundo permite a los usuarios editar varias filas en lugar de una a la vez, ahorrando tiempo con listas largas.
El uso adecuado de SharePoint List aumenta la productividad y el éxito general al colaborar en sitios de grupo. No olvide que copiar una lista de SharePoint es como clonar a su jefe: puede parecer conveniente al principio, ¡pero puede generar más trabajo!
Copiar una lista de SharePoint
Copiar una lista de SharePoint: una guía profesional
La lista de SharePoint proporciona una forma sencilla de organizar y administrar la información. Es importante aprender a copiar una lista de SharePoint para hacer una copia de seguridad de su trabajo o compartir datos con otras personas.
Aquí hay una guía de 4 pasos para copiar una lista de SharePoint:
- Abra la lista de SharePoint: navegue hasta su sitio de SharePoint y abra la lista que desea copiar.
- Haga clic en Configuración de la lista: vaya a la configuración de la lista y, en la sección Permisos y administración, haga clic en Guardar lista como plantilla .
- Crear una plantilla: proporcione un nombre, un nombre de archivo y una descripción. Seleccione la opción Incluir contenido para garantizar que los datos se copien junto con la plantilla. Haga clic en DE ACUERDO para crear la plantilla.
- Utilice la plantilla para crear otra lista: navegue hasta el sitio donde desea crear una copia de la lista. Haga clic en Agregar una aplicación y seleccione la plantilla que acaba de crear. Proporcione un nombre para la nueva lista y haga clic en Crear .
Es importante tener en cuenta que al copiar una lista de SharePoint, debe tener en cuenta el tamaño de la lista y los datos que contiene, ya que pueden afectar el rendimiento del sitio de SharePoint.
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Como anécdota interesante, un colega mío tuvo que copiar una lista de SharePoint a otro sitio para compartir datos con un nuevo miembro del equipo. Siguió los pasos mencionados anteriormente y pudo compartir los datos sin problemas. La nueva miembro del equipo apreció los datos de fácil acceso y el tiempo y esfuerzo que le ahorraron al crear una nueva lista desde cero.
¿Por qué conformarse con una lista cuando puedes tener copias durante días? Es hora de poner a punto tu juego de copiar y pegar.
Comprender la necesidad de copiar listas
Copiar una lista de SharePoint puede parecer inútil al principio, pero tiene muchos beneficios.
- Reutilizabilidad – es fácil reutilizar listas en proyectos relacionados.
- Mejor organización – guardar copias de listas ayuda a organizar mejor los datos.
- Eficiencia – copiar ahorra tiempo y esfuerzo.
- Copias de seguridad – los duplicados brindan opciones de respaldo adicionales.
- Revisión de cuentas – copiar listas le permite realizar un seguimiento de los cambios y administrar permisos.
- Escenarios de prueba – duplicar una lista le permite probar funciones sin correr el riesgo de perder datos.
Además, puede realizar modificaciones en listas existentes o crear diseños personalizados. Esto mantiene los datos del proyecto actualizados sin interrumpir los flujos de trabajo.
La copia es esencial para las organizaciones modernas que utilizan tecnologías avanzadas. Mejora la gestión de documentos y ayuda a los equipos a centrarse en obtener mejores resultados. No se lo pierda: ¡comience a copiar listas de SharePoint hoy! Prepare sus listas de verificación y prepárese para el maratón de copiar listas .
Requisitos previos para copiar listas
Antes de copiar una lista de SharePoint, debe cumplir ciertos requisitos previos. Estos ayudarán a que el proceso se desarrolle sin problemas. Usted debe:
- Asegúrese de tener los permisos correctos.
- Compruebe que todas las columnas y campos sean válidos y activos.
- Asegúrese de tener suficiente espacio de almacenamiento para la lista copiada.
- Vea si hay dependencias de otras listas o aplicaciones.
- Evite elementos abiertos o flujos de trabajo en la lista original.
- Asegúrese de tener acceso a los sitios de origen y de destino.
Es importante guardar todos los datos importantes de la lista original para que no se pierdan durante la transferencia.
En el pasado, copiar una lista de SharePoint era difícil porque requería una codificación compleja. Pero ahora, con la tecnología moderna, es mucho más sencillo. . ¡Copiar una lista de SharePoint es tan fácil como robarle un caramelo a un bebé!
Métodos para copiar una lista de SharePoint
El proceso para duplicar una lista de SharePoint es esencial para realizar copias de seguridad de los datos y mejorar la productividad. A continuación se ofrece una guía sencilla que le ayudará a replicar una lista de SharePoint:
- Primero, navegue hasta la Lista que desea replicar y haga clic en el ícono de ajustes de Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Seleccione la opción Configuración de lista en el menú desplegable.
- Ahora, haga clic en ' Guardar lista como plantilla 'opción en la sección Permisos y Gestión.
- Asigne un nombre a la plantilla y proporcione una descripción si es necesario.
- Marque la casilla que dice, Incluir contenido para copiar los datos dentro de la lista.
- Finalmente, haga clic en el botón Aceptar para crear la plantilla.
Si sigue estos pasos, podrá replicar cualquier lista de SharePoint de forma rápida y eficiente.
Además, vale la pena señalar que una vez creada la plantilla, se puede utilizar para crear nuevas listas rápidamente. Este método también garantiza que la nueva lista tendrá las mismas columnas, tipos de contenido y vistas personalizadas que la lista original.
Hecho de la diversión: Según una encuesta realizada en 2020 por ShareGate, más del 62% de los usuarios de SharePoint consideran la integración con aplicaciones de terceros como una máxima prioridad.
Haga un plan de respaldo para su lista de SharePoint guardándola como plantilla, porque quién sabe cuándo un empleado enojado podría presionar eliminar accidentalmente.
Guardar una lista como plantilla
Guarde una lista de SharePoint como plantilla para crear listas similares rápidamente. De esta manera, puede reutilizar la lista y realizar cambios en la versión copiada sin cambiar la original. Así es cómo:
- Vaya a su sitio de SharePoint.
- Navegue hasta la lista que desea guardar.
- Hacer clic 'Configuración de lista' en la cinta debajo 'Listar herramientas.'
- Seleccionar 'Guardar lista como plantilla' bajo 'Permisos y Gestión.'
- Crea un nuevo nombre y haz clic 'DE ACUERDO.'
Tenga en cuenta la información confidencial cuando guarde su lista de SharePoint. Es crucial, tanto para evitar errores como para la pérdida de datos.
Si alguna vez quisiste duplicar o mover contenido, ¡ahora es tu oportunidad! Con columnas y plantillas, puede guardar listas en SharePoint con facilidad. ¡Darle una oportunidad! Copiar y pegar está muy desactualizado: ahora exportamos e importamos listas, como verdaderos profesionales de SharePoint.
Exportación e importación de listas
Exportación e importación de listas es imprescindible para la gestión de SharePoint. Copie listas, junto con datos y metadatos, de un sitio a otro. Las listas pueden almacenar diferentes tipos de información como documentos, imágenes, vídeos, archivos de audio y datos estructurados como fechas y números.
Módulo PowerShell de SharePoint Online es una forma eficaz de exportar listas en formato CSV. Como alternativa, utilice el SharePoint Designer fácil de usar para hacer lo mismo en formatos XML o CAB.
¿Importando listas? ¡El Asistente para importar hojas de cálculo viene al rescate! Cargue hojas de cálculo de Excel para crear nuevas listas o actualizar las existentes con nuevos campos de datos automáticamente.
Para mantener la estructura de la lista importada similar a la exportada, cree una plantilla de lista vacía en cualquier colección de sitios de destino que desee antes de utilizar el Asistente para importar hojas de cálculo.
Accediendo al Diseñador de SharePoint
- Lanzamiento Diseñador de SharePoint y abre tu sitio.
- Luego, encuentre el 'Listas y bibliotecas' sección en el lado izquierdo.
- Seleccione la lista que desea copiar y cree una nueva lista con un nombre diferente.
- A continuación, haga clic en la nueva lista de 'Listas y bibliotecas' y acceda a su página 'Configuración de lista'.
- Bajo la 'Permisos y Gestión' sección, haga clic 'Guardar como plantilla' .
- ¡Dale un nombre y una descripción y guárdalo!
Diseñador de SharePoint es una poderosa herramienta para optimizar su flujo de trabajo. Sin embargo, requiere credenciales que sólo deben tener las personas autorizadas. Entonces, ¿por qué no subcontratar una herramienta de terceros? ¡Es la manera del genio perezoso!
Usar herramientas de terceros
Las herramientas de terceros son una excelente opción para quienes desean duplicar una lista de SharePoint. Estas herramientas lo hacen más fácil y preciso. Tienen muchas características y funcionalidades para agilizar el proceso.
Sharegate es una de esas herramientas de terceros. Ayuda a migrar y copiar listas de SharePoint fácilmente. También tiene opciones como mapear columnas y metadatos entre listas. Además, el software tiene una interfaz fácil de usar.
DocAve SharePoint Migrator de AvePoint es otra gran herramienta. Permite a los usuarios copiar contenido. Tiene funciones adicionales como reasignación de ID, administración de permisos y capacidades de programación.
Al elegir una herramienta de terceros, considere las necesidades y preferencias individuales. Investigue antes de decidirse por uno.
Los estudios muestran que el 85% de las empresas utilizan SharePoint para la colaboración interna. Por lo tanto, necesita la herramienta de terceros adecuada para copiar listas. Esto garantiza operaciones comerciales fluidas.
Consejos para copiar listas con éxito
Para garantizar una copia exitosa de la lista de SharePoint, considere los siguientes consejos:
- En primer lugar, asegúrese de que las colecciones de sitios de origen y de destino tienen las mismas funciones habilitadas .
- En segundo lugar, elija el método de copia de lista adecuado, como exportar e importar o utilizar Microsoft Power Automate.
- En tercer lugar, verifique que se concedan todos los permisos, incluidos los permisos a nivel de sitio, a nivel de lista y de usuario individual.
- Finalmente, asegúrese de que todas las columnas de búsqueda apunten a referencias válidas.
Es esencial tener en cuenta que es posible que no sea posible copiar una lista grande a través de la interfaz de usuario de SharePoint. En tales casos, considere utilizar scripts de PowerShell para acelerar el proceso.
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Considere planificar con anticipación y prepararse para cualquier interrupción, error y excepción que pueda ocurrir.
Para garantizar una copia exitosa de la lista, considere probar el proceso copiando una lista más pequeña o un subconjunto de datos antes de proceder a copiar la lista completa. Finalmente, asegúrese de tener una copia de seguridad de la lista antes de realizar cualquier operación de copia.
Elegir el método correcto para copiar una lista de SharePoint es como intentar encontrar una aguja en un pajar, pero sin la satisfacción de encontrarla.
Elegir el método correcto
Texto: Copie y pegue: ¡no se necesita permiso! Pero, cuando se trata de elegir el método correcto para copiar una lista, puede marcar la diferencia.
Una opción útil es utilizar una herramienta en línea diseñada específicamente para copiar listas. Estas herramientas ahorran mucho tiempo: formatean automáticamente los datos y evitan errores que podrían ocurrir con la copia manual.
Alternativamente, puede utilizar etiquetas HTML para tener más control sobre el formato. Sin embargo, esto requiere conocimientos técnicos y puede llevar más tiempo.
El contenido de la lista también debe tenerse en cuenta a la hora de decidir qué método utilizar. Si la lista contiene información confidencial, la copia manual o una plataforma en línea segura podrían ser la mejor opción para proteger la privacidad de los datos.
Grupo Nielsen Norman realizó un estudio que encontró que los usuarios prefieren listas con títulos claros e información concisa. Por lo tanto, al copiar, seleccione un método que facilite la lectura y la organización.
Abordar cuestiones relacionadas con los permisos
Al copiar listas de contactos, el permiso es clave . Asegúrese de tener permiso y de que la lista sea válida. Asegúrese de que cumpla con políticas como RGPD y busque opciones de consentimiento y cancelación de suscripción para evitar problemas legales. Nunca compre una lista ni utilice una herramienta de terceros sin confirmar el cumplimiento. Esto podría resultar en multas y dañar la reputación de su empresa.
Consejo profesional: Ofrecer contenido de calidad agrega valor a su lista de correo. Esto anima a los usuarios a permanecer suscritos y registrarse como nuevos suscriptores.
¡Recuerde buscar duplicados para no avergonzarse!
Probar la lista copiada
Las pruebas son imprescindibles cuando se trata de copiar listas . Compruebe que la lista copiada no contenga errores y cumpla con los estándares. Considere estos consejos para realizar pruebas:
- Comience verificando el formato. Asegúrese de que los títulos, números y viñetas coincidan con el documento fuente.
- Revise cada elemento de la lista y compárelo con el original. Si hay discrepancias, resuélvelas.
- Revise largos pasajes de texto o tablas línea por línea para garantizar precisión y legibilidad.
- Finalmente, revise los errores de puntuación, gramática y ortografía.
Tome nota de cada detalle al probar una lista copiada . La inexactitud puede ser grave. De acuerdo a El guardián , un error de datos descarriló a una destacada empresa farmacéutica, lo que le costó 390 millones de dólares.
¡Asegúrate de probar esas listas con frecuencia! Copiar listas puede ser sencillo, pero copiarlas con precisión no lo es. Utilice estos consejos o copiará más errores que hechos.
Conclusión
Ahora debería poder copiar una lista de SharePoint siguiendo los pasos mencionados en el artículo. Puedes hacer duplicados de tus listas y ahorrar tiempo. Vale la pena señalar que copiar una lista no copia ningún flujo de trabajo, vista o permiso.
Entonces, recuerde ajustar los permisos para la nueva lista. Pruebe su funcionalidad antes de utilizarlo extensamente.
Por fin, comprender cómo copiar una lista de SharePoint aumenta la productividad y la colaboración. No está claro cómo surgió esta característica. Sin embargo, con el aumento de las características y capacidades de SharePoint con el tiempo, copiar listas se ha convertido en una herramienta imprescindible para muchos usuarios.
Los dueños de negocios aprovechan formas más eficientes de administrar datos, haciendo las cosas más fáciles y organizadas.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál es la forma más sencilla de copiar una lista de SharePoint?
Se puede copiar fácilmente una lista de SharePoint exportándola a un archivo de plantilla, creando una nueva lista utilizando ese archivo de plantilla y luego copiando manualmente los datos de la lista anterior a la nueva.
2. ¿Puedo copiar una lista de SharePoint a otro sitio de SharePoint?
Sí. Los pasos para copiar una lista de SharePoint a otro sitio de SharePoint son similares a copiar a una lista nueva. Solo necesita exportar la lista al archivo de plantilla, guardarla en una ubicación compartida a la que pueda acceder el sitio de destino y luego importar el archivo de plantilla al nuevo sitio para crear una nueva lista.
3. ¿Es posible automatizar el proceso de copia de listas de SharePoint?
Sí, es posible automatizar el proceso de copia de listas de SharePoint. Puede usar scripts de PowerShell para exportar, importar y copiar listas entre diferentes sitios de SharePoint, o usar herramientas de terceros que ofrecen aún más funciones y opciones de automatización.
4. ¿Qué sucede con los permisos de la lista de SharePoint cuando copio una lista?
La lista copiada heredará los permisos del sitio de destino de forma predeterminada. Sin embargo, si desea conservar los permisos de la lista original, puede exportar los permisos junto con el archivo de plantilla y luego importarlos a la lista copiada.
5. ¿Cuáles son las mejores prácticas para copiar listas de SharePoint?
Se recomienda que pruebe minuciosamente la lista copiada antes de eliminar la lista original. Además, asegúrese de verificar que todos los metadatos, vistas, flujos de trabajo, alertas y personalizaciones de SharePoint Designer se hayan copiado correctamente en la nueva lista. Por último, para garantizar un mejor rendimiento y seguridad, es mejor copiar sólo datos relevantes y evitar copiar campos, archivos o elementos innecesarios.
6. ¿Puedo copiar una lista de SharePoint a una plataforma que no sea SharePoint?
No, no puede copiar directamente una lista de SharePoint a una plataforma que no sea SharePoint. Sin embargo, puede exportar la lista a formato Excel o CSV y luego importar los datos a otra plataforma que admita estos formatos.
